Digitalisierung und Vernichtung von Bestandsakten Dresden

Die Landeshauptstadt Dresden sucht einen Dienstleister für die Digitalisierung und datenschutzgerechte Vernichtung von Bestandsakten aus verschiedenen Ämtern. Die Rahmenvereinbarung gliedert sich in zwei Lose, wobei Los 1 die Abholung großer Aktenmengen und Los 2 die mehrmalige Abholung kleinerer Aktenmengen umfasst. Die Akten enthalten personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und Kontaktdaten. Die Digitalisierung soll als ersetzender Scan gemäß der Technischen Richtlinie 03138 (TR-RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) durchgeführt werden. Dokumente im Format kleiner als DIN A5 sowie Haftnotizen, die Inhalte verdecken, sind zu entfernen und zu vernichten, es sei denn, sie werden vom Auftraggeber auf A4-Blätter geklebt. Briefumschläge werden nicht digitalisiert, ihr Inhalt jedoch gescannt. Ein kopierender Scan ist für bestimmte Dokumente vorgesehen, die separat gekennzeichnet werden. Die geschätzte Gesamtmenge beträgt rund 4,4 Millionen Blätter, aufgeteilt in DIN A4, DIN A3 und größere Formate. Der Auftragnehmer ist für die Abholung, den Transport in verschließbaren Behältnissen, die Vorbereitung der Akten (Entheften, Entfernen von Büroklammern etc.), das Scannen, die Bildverbesserung, die Erstellung von PDF/A-2u-Dateien mit OCR-Erkennung und zugehörigen XML-Dateien mit Metadaten verantwortlich. Leere Seiten sind zu löschen und Rückseiten sind einzuscannen, sofern sie beschriftet sind. Die Übertragung der Digitalisate erfolgt über SFTP. Nach der Bereitstellung der Digitalisate und einer Lagerfrist von 24 Wochen sind die Papierdokumente nach Freigabe durch den Auftraggeber datenschutzgerecht und nach DIN 66399 zu vernichten. Der Auftragnehmer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache. Der Auftraggeber stellt die Akten verpackt und mit Lieferlisten bereit. Die Abholung erfolgt nach Abstimmung. Der Gefahrenübergang tritt mit der Übergabe der gefüllten Transportbehältnisse ein. Der Auftragnehmer muss die Einhaltung der DSGVO durch sich und beauftragte Dritte garantieren. Die Speicherung der digitalisierten Dokumente muss auf dem Betriebsgelände des Auftragnehmers erfolgen. Ein Probelauf mit zehn Akten ist vor Beginn des Hauptauftrags durchzuführen. Der Auftraggeber behält sich Stichproben zur Qualitätskontrolle vor. Die Preise sind pro Blatt für die verschiedenen Formate sowie für die Aktenbereitstellung bei kurzfristigem Bedarf und Nachbereitung der Digitalisierung anzugeben. Die Wertung erfolgt ausschließlich nach dem Preis.