IT-Beratung für Outsourcing und Service-Management der Stadt Dortmund

Die Stadt Dortmund beabsichtigt, eine produkt- und herstellerneutrale Beratung zur Unterstützung der Vergabeverfahren im Bereich IT-Dienstleistungen zu beschaffen. Im Fokus stehen die Übergabe von IT-Dienstleistungen (insbesondere Dienstleistungen im Rahmen des Lifecycles von IT-Endgeräten) von einem öffentlichen Auftraggeber an einen externen IT-Dienstleister (IT-Outsourcing) sowie die Ausschreibung eines IT-Service-Management-Tools (IT-SM-Tool) inklusive Change-Management. Die Beratung umfasst eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und Handlungsempfehlungen zur Effizienzsteigerung abzuleiten. Dies beinhaltet die Untersuchung des Beschaffungsprozesses, des Störungsmanagements, der beteiligten Akteure und der unterstützenden Systeme. Die Analyse soll die rechtlichen, finanziellen und vertraglichen Aspekte im Ist- und Soll-Zustand berücksichtigen. Auf Basis der Analyse sind die notwendigen Ausschreibungsunterlagen für die externe Beauftragung eines IT-Dienstleisters für die Endgerätebereitstellung sowie für die Beschaffung eines ITSM-Tools zu erstellen. Die Ausschreibungsunterlagen sollen Dienstleistungspakete, Rahmenbedingungen, Service Level Agreements (SLAs) und technische Spezifikationen umfassen. Der Berater soll die Workshops im Rahmen der Teilnahmewettbewerbe vorbereiten, begleiten und auswerten. Die Auswertung der Workshops soll zur Auswahl des IT-Outsourcing-Dienstleisters und der Vergabe des neuen IT-Service-Management-Tools beitragen. Optional kann der Berater auch bei der Einführung des IT-Outsourcing-Dienstleisters und des neuen IT-Service-Management-Tools unterstützen. Die Leistungen sind in drei Phasen unterteilt: Beratung und Erarbeitung von Konzepten, Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Beratung und Unterstützung in der aktiven Ausschreibungs- und Auswahlverfahren. In der ersten Phase sind Konzepte für die Neugestaltung des Endgerätebereitstellungsprozesses und des IT-Service-Management-Tools zu erarbeiten. Dies umfasst Projekt- und Risikomanagement, Kommunikationsmanagement, Kostenmanagement und die Erstellung detaillierter technischer Spezifikationen. In der zweiten Phase sind die Ausschreibungsunterlagen zu erstellen, einschließlich Lastenheften, Schriftsätzen, Dokumentationen und Auswertungen. Der Berater soll zum IST/Soll-Zustand beraten, den Soll-Prozess grafisch darstellen und zu erforderlichen Rollen und Verantwortlichkeiten beraten. In der dritten Phase soll der Berater die Auswahlverfahren fachkundig begleiten und bei der Beantwortung von Bieterfragen unterstützen. Er soll an den Bietergesprächen teilnehmen, die Use Case-Darstellungen der Bieter bewerten und bei der Auswahl der Bieter anhand eines Kriterienkatalogs beraten. Ein Konzept, das die drei Phasen abbildet, ist zu erstellen und mit der Bewerbung einzureichen. Das Konzept soll die Angebotspräsentation, die Einarbeitung in die Aufgabenstellung, die Darstellung von projektspezifischen Besonderheiten, die Erläuterung der zu erwartenden Arbeitsergebnisse, die Erläuterung der einzelnen Schritte in den Projektabläufen, die Beschreibung von Maßnahmen zur Einhaltung der Projektziele und die Einbringung eigener Ideen/Vorschläge zur Herangehensweise umfassen.