Softwaresystem für Laborauftragsmanagement und Befundübermittlung

Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH beabsichtigen die Beschaffung und Einführung eines Softwaresystems zum Auftragsmanagement und zur Befundübermittlung von patientenbezogenen Laboranalysen für ihr Hygienelabor. Dieses Labor führt mikrobiologische und molekularbiologische Untersuchungen durch. Ziel ist die Digitalisierung und Optimierung der bisher papierbasierten Prozesse, um die Patientensicherheit zu verbessern, den administrativen Aufwand zu senken und die Kommunikation zwischen klinischem Personal und Labor zu optimieren. Die neue Lösung muss nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur, das Klinikinformationssystem (Clinic Centre, mesalvo) und das Laborinformationssystem des Hygienelabor (IMP) integriert werden. Eine nicht genutzte ixserv-Basismodule-Standard-Lizenz der Dedalus HealthCare GmbH ist vorhanden. Die Finanzierung erfolgt aus Mitteln des Krankenhauszukunftsfonds (KHZF), der durch die Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) der Europäischen Union refinanziert wird, was die Erfüllung bestimmter Muss-Anforderungen des Fördertatbestands 6 bedingt. Die anfängliche Laufzeit für Support & Service beträgt 3 Jahre, mit der Option auf zwei einjährige Verlängerungen. Die Auftragnehmerin ist für die Projektierung, Planung, Installation, Inbetriebnahme sowie den Support & Service des Systems verantwortlich. Das System muss den Anforderungen des Krankenhauszukunftsfonds (KHZG) genügen, insbesondere im Hinblick auf digitale Auftragsanforderungen, Rückmeldungen, Leistungsübersichten und standortunabhängige Dateneinsicht. Es muss eine korrekte Zuordnung von Befundergebnissen zu Patienten gewährleisten und Doppelanforderungen durch Warnhinweise vermeiden. Die Benutzeroberflächen sollen einheitlich und intuitiv gestaltet sein, mit deutscher Sprache als Standard und Unterstützung für deutsche Umlaute. Stammdaten wie Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Fallnummer und Patientennummer müssen aus dem KIS übernommen werden können. Das System muss die Anlage von patientenbezogenen Laboraufträgen für mikrobiologische und hygienische Analysen ermöglichen, inklusive Angabe von Probenahmezeitpunkt, Lokalisation, Materialart, Analyseart und Materialbeschaffenheit. Es soll die Beauftragung mehrerer Analysen pro Material und die Erstellung von Anforderungsprofilen unterstützen. Pflichtfelder in den Eingabemasken müssen definierbar sein und der Abschluss des Auftrags muss durch den Nutzer erfolgen. Die Rückverfolgbarkeit des erfassten Auftrags und die Möglichkeit zur Zwischenspeicherung von Eingabeprozessen sind erforderlich. Nach Abschluss des Auftrags soll ein Barcode-Etikett für das Probenröhrchen gedruckt werden, das die notwendigen Informationen für das LIS enthält. Nachforderungen bis zum Materialeingang im Labor müssen möglich sein. Paralleles Arbeiten mehrerer Benutzer an unterschiedlichen Auftragsmasken muss ohne Inkonsistenzen gewährleistet sein. Eine patientenweise Übersicht über Aufträge in verschiedenen Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) ist erforderlich. Die Erfassung von Laboraufträgen soll manuell oder über Listenimport möglich sein, ebenso eine manuelle Stammdatenübernahme vom LIS. Das Befundsystem muss mikrobiologische Parameter darstellen, einschließlich Keime, Antibiogramme, Texte und PCR-Befunde. Es muss die Übermittlung von Teil- und Endbefunden ermöglichen und eine strukturierte, patientenbezogene Darstellung der Befunde bieten. Eine Vidierfunktion zur Kenntnisnahme von Befunden, die personenbezogen festgehalten wird, ist gefordert. Das System muss datenschutzkonform gemäß DSGVO, BDSG und landesspezifischen Vorgaben sein, mit sicherer Datenübermittlung und Bereitstellung von Dokumentationen zu Datensicherheit und Datenschutz. Technische Anforderungen umfassen Kompatibilität mit gängigen Browsern (Edge, Firefox, Safari) und dynamische Anpassung an Bildschirmgrößen. Es dürfen keine Einschränkungen bezüglich Antimalware-Programmen bestehen. Ein Ausfallkonzept für die Erstellung von Laboraufträgen ist erforderlich. Die Software muss skalierbar sein und eine Antwortzeit der Client-Applikation unter 3 Sekunden aufweisen. Ein Datensicherungskonzept ist einzureichen. Der Aufruf aus dem KIS muss verschlüsselt und patientenbezogen erfolgen, und das System muss als eigenständige Anwendung startbar sein. Es muss Mandantenfähigkeit für mindestens 3 Mandanten bieten und eine uneingeschränkte Unternehmenslizenz beinhalten. Die Software muss ISiK-Standards und Interoperabilitätsvorgaben gemäß SGB V erfüllen und Maßnahmen zur Informationssicherheit nach dem Stand der Technik umsetzen. Fehlermeldungen müssen protokolliert werden. Die Kompatibilität mit Citrix Terminal-Server-Umgebungen und unterstützten Windows-Betriebssystemen ist erforderlich. Die Unterstützung von Microsoft Windows Server und SQL-Server ist gefordert, falls externe Datenbanken benötigt werden. Softwareupdates und -upgrades müssen im Rahmen der Wartungspauschale erfolgen. Die Zugangskontrolle soll über eine Anbindung an das KIS mittels Single Sign-On (SSO) erfolgen, mit konfigurierbarer automatischer Logout-Funktion. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept zur individuellen Rechtevergabe ist erforderlich, das die Vergabe von administrativen und operativen Rechten sowie die Umsetzung eines Behandlungsmandats ermöglicht. Die Übernahme von Benutzerrechten aus bestehenden Systemen und die unbeschränkte Erweiterbarkeit von Rollen und Benutzerprofilen sind gefordert. Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie KIS (ClinicCentre), LIS (IMP), PDMS (Dräger ICM) sowie HL7 v2 und optional FHIR sind notwendig. Die Möglichkeit des Anschlusses an andere LIS-Systeme und externe Systemaufrufe über APIs oder Webhooks ist von Vorteil. Support und Service müssen per E-Mail und Telefon während der Servicezeiten (Mo-Fr, 08:00-18:00 Uhr) angeboten werden, mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten. Die Implementierung umfasst Projektplanung mit regelmäßigen Jours Fixes, einen verbindlichen Zeitplan bis zum 14.12.2025, die Benennung eines Projektverantwortlichen und eines Projektteams mit Qualifikationsnachweisen sowie ein Risikomanagement. Ein Probebetrieb mit Vor-Ort-Begleitung und ein Rollout-Konzept sind erforderlich. Schulungen für Administratoren und Key-User sind Teil der Leistung. Erweiterbarkeit für zusätzliche Labore und die Anbindung der Pathologie sind als Bedarfspositionen aufgeführt.