Finance-System als Software as a Service für FMS Wertmanagement

Die FMS Wertmanagement AöR (FMS-WM) sucht ein Finance-System (FS) als Software-as-a-Service (SaaS). Dieses System soll die bisherigen On-Premise-IT-Applikationen für Finance ablösen. Das FS-System muss als betriebsfertige, initial konfigurierte Softwarelösung über standardisierte Zugriffsmöglichkeiten bereitgestellt werden. Der Auftragnehmer ist für den zentralen Betrieb in einer geeigneten und zertifizierten Cloud-Infrastruktur sowie für die technische Betriebsführung und Absicherung der Hosting-Umgebung verantwortlich. Der Fokus liegt auf der technisch sicheren und stabilen Bereitstellung der Anwendung und einer Transitionsumgebung, nicht auf operativem Betrieb oder Anwenderbetreuung. Das System soll die Finanzabteilung der FMS-WM als zentrale Hauptbuch-Lösung unterstützen und alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Es muss die Erfassung und Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle (Debitoren-, Kreditoren-, Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Steuerbuchhaltung, internes und externes Berichtswesen) ermöglichen, inklusive Mehrwährungsfähigkeit, Multi-Entity-Fähigkeit und länderspezifischen Anpassungen im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB). Weiterhin sind Funktionen wie die Abbildung von Rückstellungen, eine Anlagenbuchhaltung mit Anlagespiegel, eine Periodenfunktionalität und die Möglichkeit zur Anlage neuer Konten und Steuerschlüssel gefordert. Das System muss Standard- und Ad-hoc-Berichte erstellen können und eine nahtlose Anbindung an andere Finanzsysteme ermöglichen. Offene Schnittstellen, die gängige Formate unterstützen, sind unerlässlich. Das User Interface soll intuitiv und zweisprachig (Deutsch/Englisch) sein. Lückenlose Audit-Trails, Revisionssicherheit und die Einhaltung interner sowie externer Kontrollvorgaben sind zwingend erforderlich. Der Auftragnehmer muss ein Service Management im Rahmen seines Standards anbieten, das in das allgemeine Service Management der FMS-WM integriert werden kann. Die Systemverfügbarkeit muss mindestens 97,5 % jährlich betragen. Ein „Evergreening Ansatz“ ist gefordert, bei dem Software-Updates, Upgrades und andere Änderungen vom Auftragnehmer abgewickelt werden, um die Software kontinuierlich um notwendige und marktübliche Funktionalitäten zu erweitern. Die FMS-WM plant eine feste Grundlaufzeit von fünf Jahren mit der Option auf Verlängerung um maximal 10 weitere Jahre. Die regulatorischen Anforderungen, insbesondere die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk), sind zu beachten. Das System muss die Anforderungen der DORA (Digital Operational Resilience Act) erfüllen. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach Preis (40%) und Qualität (60%), wobei die Qualität durch die Bewertung des funktionalen Konzepts Business Finance, der funktionalen Konzepte IT und des Vertrags ermittelt wird.