IT-Lösung für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Das Universitätsklinikum Münster (UKM) beabsichtigt die Beschaffung einer umfassenden IT-Lösung für Zeitwirtschaft (ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP). Diese Lösung soll das UKM sowie seine Tochtergesellschaften abdecken und die bestehenden SAP HCM-Module für PEP ersetzen, da diese vom Hersteller abgekündigt wurden und Weiterentwicklungsbedarf besteht. Die neue IT-Lösung muss sowohl On-Premise als auch als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud betrieben werden können. Sie soll die Zeitwirtschaft für alle rund 12.500 Mitarbeitenden des UKM und seiner Tochtergesellschaften gewährleisten, während die Personaleinsatzplanung derzeit etwa 8.000 Personen umfasst. Die Implementierung soll eine nahtlose Weiterführung der aktuellen SAP ZWS/PEP ermöglichen, eine Integration in die bestehende IT-Landschaft sicherstellen und eine Datenübernahme aus Altsystemen, wenn erforderlich, durch den Bieter automatisiert durchführen. Insbesondere ist eine tiefgehende Integration mit den SAP-Systemen für Gehaltsabrechnung, Personaladministration und Organisationsmanagement mittels moderner Schnittstellen zwingend erforderlich. Die Anbindung der vorhandenen PCS-Terminals (ca. 90 Stück) an die neue ZWS/PEP ist ebenfalls Teil des Auftrags. Die Lösung soll die Abbildung von Kostenstrukturen zur Aufzeige der Wirtschaftlichkeit des Mitarbeitereinsatzes unterstützen und Schulungen für die verantwortlichen Personen beinhalten. Es wird eine umfassende Beratung, Konzeptionierung und Implementierung erwartet, einschließlich der Erstellung von kundenspezifischen Fiori-Apps und der Programmierung von Schnittstellen auf SAP HCM-Seite. Die Lösung muss den Anforderungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst – Entlastung (TV-E) NRW gerecht werden und Erfahrungen mit dessen Umsetzung an Universitätsklinika sind von Vorteil. Das Projekt beginnt voraussichtlich am 01.10.2025 und sieht eine schrittweise Einführung vor, beginnend mit der UKM Marienhospital GmbH als Pilotbereich. Die Umstellung auf SAP S/4HANA im ERP-Bereich ist ebenfalls zu berücksichtigen. Die Kommunikation und Dokumentation erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache. Die Angebotsauswertung erfolgt nach der Best-Angebots-Quotient-Methode mit einer Gewichtung von 50% Preis und 50% Qualität. Ausschlusskriterien sind in der Anlage 1 "Funktionalitäten und Bewertungsmatrix" definiert.