Beratung für Kleinreparaturmanagement und Leerwohnungsinstandsetzung für WBM Berlin

Gegenstand der Vergabe ist die Beratungsleistung zur Einführung eines neuen Kleinreparaturenmanagements und der Leerwohnungsinstandsetzung für den Konzernbestand der WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH (WBM). Der Leistungsumfang umfasst die Analyse des bisherigen Kleinreparaturenmanagementmodells, der Leerwohnungsanierung und weiterer, angrenzender Dienstleistungen. Weiterhin ist eine Konzeption und eine umfassende und detaillierte Ausarbeitung eines Leistungsverzeichnisses zu erarbeiten. Es ist ein System einer stichprobenbasierten Leistungsüberprüfung zur Ableitung von Service Levels zu erstellen. Die Begleitung der Ausschreibung und Auswahl passender Unternehmen und optional die Begleitung der Implementierung des erarbeiten Konzepts sind Bestandteil des Auftrages. Die Analyse umfasst die bisherige Leistungsbeschreibung, das Vertragswerk und die tatsächlichen Abläufe mit Fokus auf Schwachstellen und Ressourcenbindung. Ziele der Neukonzeption des Vertragswerkes und des LV KRM und LWS sind zu erarbeiten. Relevante Anforderungen an das zu entwickelnde LV und Stichprobenbasierte Kontrollsystem sind zu ermitteln. Das Leistungsverzeichnis KRM und LWS soll nach den erarbeiteten Ergebnissen und unter Beachtung der unternehmensspezifischen Besonderheiten umfassend und detailliert ausgearbeitet werden. Das Leistungsverzeichnis soll in KRM inkl. Störzentrale und LWS aufgeteilt sein. Zusätzlich zu dem LV soll eine Analyse der bisherigen Los-Aufteilung und eine Aufteilung des Konzernbestandes in zweckmäßige Los-Größen vorgenommen werden. Ein System zur stichprobenbasierten Leistungsüberprüfung der im Rahmen der KRM und LWS erbrachten Leistungen zur Ableitung von Service Levels basierend auf diesen Stichproben inklusive einer Festlegung eines geeigneten AQL (Acceptable Quality Limit) und Formulierung der Service Level Agreements (SLA) in Orientierung an die DIN ISO 2895 - 1 ist zu konzipieren. Festgestellte Mängel sollen neben einer Verpflichtung zur Nachbesserung durch die Anpassung des Service Levels ab Nichterreichung des AQLs eine prozentuales Vergütungsminderung zur Folge haben. Dieser Kontrollprozess soll automatisiert mit Einbindung in bereits verwendete digitale Lösungen erfolgen. Ein System zur Vergütungsminderung auf Basis des entwickelten AQL inklusive Erstellung einer Berechnungsmatrix zur Berechnung dieser Vergütungsminderung mit Einbindung in die digitalen Prozesse ist auszuarbeiten. Ein Service Level Agreement mit festgelegten Leistungsgrenzen, welches die erarbeiteten Ergebnisse in geeigneter Form festhält und als Vertragsanlage für die Verträge mit den beauftragten Unternehmen genutzt werden kann, ist zu formulieren. Zusätzliche Vertragsbedingungen entsprechend des erarbeiteten LV, der Systeme zur (Stichprobenbasierten) Leistungsüberprüfung, der Berechnungsmatrix zur Vergütungsminderung und der SLA sind auszugestalten. Am Ende dieses Prozesses soll ein zur Ausschreibung verwendbares Vertragswerk inkl. LV und SLA stehen. Die Ergebnisse der Konzeption und Ausarbeitung sind in geeigneter Form zu präsentieren. Optional können Änderungen in die Entwürfe des LV KRM und LWS, der Systeme/des Systems zur Stichprobenbasierten Leistungsüberprüfung, der Berechnungsmatrix zur Vergütungsminderung und die SLA,s eingearbeitet und erneut präsentiert werden. Die Ausschreibung für KRM und LWS für den WBM Konzernbestand ist gemeinsam mit den entsprechenden Stellen der WBM auf Basis der erarbeiteten Anforderungen zu begleiten. Zuschlags- und Bewertungskriterien sowie eine Aufgabenstellung für Bieterpräsentationen des Konzepts der DL sind zu erarbeiten. Eine detaillierte Konzeptauswertung der Angebote aus der Ausschreibung ist gemäß Vorgabe AG zu erstellen. Der Auftragnehmer ist Ansprechpartner für Bieterrückfragen während der Vergabe. Optional kann die Rüstzeit KRM und LWS nach abgeschlossenem Vergabeverfahren sowie die Implementierung des neuen Systems KRM/LWS begleitet werden.