Fachliteratur und Online-Verwaltungsportal für AOK NordWest

Die AOK NordWest schreibt die Belieferung mit Fachliteratur für den Zeitraum vom 01.01.2026 bis maximal 31.12.2029 aus. Derzeit umfasst der Bedarf etwa 310 Abonnements und diverse Einzel- sowie Monobestellungen aus verschiedenen Produktkategorien, darunter Bücher, Zeitschriften, Tageszeitungen, Loseblattwerke, Datenbanken, Normen und E-Paper. Die Belieferung erfolgt an 81 Standorte in Schleswig-Holstein und Nordrhein-Westfalen. Tageszeitungen werden an einen spezifischen Standort geliefert, während andere als e-Paper bezogen werden. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, einzelne Produkte stückweise zu bestellen, mit einer geschätzten Menge von 120-140 Bestellungen pro Vertragsjahr. Das Online-Verwaltungsportal, das kostenlos zur Verfügung gestellt werden muss, ist zentral für die gesamte Vertragsdauer. Es soll eine individuelle Rechte- und Rollenverteilung ermöglichen, über eine sichere Datenleitung zugänglich sein und detaillierte Einblicke in Bestell-, Liefer- und Rechnungsstatus sowie Abonnementdaten bieten. Die Auftraggeberin muss über das Portal Kündigungen, Reklamationen, Adressänderungen und Mitteilungen zu Abonnements und Einzelbestellungen vornehmen können. Das Portal muss zudem eine Recherchefunktion für bestehende und beendete Abonnements sowie für Monografien bieten. Ein elektronischer Produktkatalog mit verschiedenen Such- und Filterfunktionen ist ebenfalls gefordert. Die Bestellungen erfolgen primär über das Online-Portal, können aber in Einzelfällen auch telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Die Weiterleitung von Bestellungen an Großhändler oder Verlage muss innerhalb von 1-2 Arbeitstagen erfolgen. Eine schriftliche Bestellbestätigung ist innerhalb eines Arbeitstages nach Bestelleingang erforderlich. Einzel-/Monobestellungen werden direkt an den Auftragnehmer geliefert, kommissioniert und innerhalb von 1-2 Arbeitstagen an die Verwendungsstellen weitergeleitet. Abonnements von Fachzeitschriften für Einzelbezieher werden mit einem Aufkleber versehen, der wichtige Angaben zum Bezieher enthält. Die Lieferungen erfolgen kostenfrei an die Verwendungsstellen, wobei die Verpackungs- und Versandmaterialien vom Auftragnehmer gestellt werden. Die Lieferung erfolgt abonnementempfänger- bzw. kostenstellenbezogen, mit separaten Verpackungen pro Lieferung. Standard-Fachliteratur wird innerhalb von 48 Stunden nach Bestelleingang geliefert. Tageszeitungen werden bis spätestens 08:00 Uhr am selben Tag direkt zugestellt. Lieferscheine müssen detaillierte Angaben zu jeder Lieferung enthalten, mit Ausnahme von Tageszeitungen und Zeitschriften mit Umlauf. Die Abrechnung erfolgt monatlich über Sammelrechnungen, die elektronisch übermittelt und im Portal als PDF abrufbar sein müssen. Die Rechnungen müssen kostenstellen- und umsatzsteuergenau aufgeschlüsselt sein. Die Vergütung richtet sich nach dem Buchpreisbindungsgesetz und anderen Preisbindungsverträgen, wobei keine zusätzlichen Kosten außer dem Produktpreis anfallen. Abbestellungen und Stornierungen erfolgen primär über das Portal und müssen innerhalb von 10 Arbeitstagen umgesetzt werden. Änderungen von Stammdaten sind ebenfalls innerhalb von 10 Arbeitstagen zu aktualisieren. Reklamationen können elektronisch über das Portal oder per E-Mail eingereicht werden, wobei eine Rückmeldung in Textform erfolgen muss. Fehllieferungen müssen kostenfrei nachgeliefert oder abgeholt werden, mit Nachlieferfristen von 5 Tagen für Einzel-/Monobestellungen und 10 Tagen für Abonnements. Rücksendungen werden zentral beauftragt und erfolgen auf Kosten des Auftragnehmers bei Fehllieferungen. Literatur kann kostenfrei zur Ansicht angefordert werden, mit einer Frist von 14 Tagen, die verlängerbar ist. Der Auftragnehmer muss organisatorische Maßnahmen für einen reibungslosen Vertragspartnerwechsel treffen und Daten für die Weiterführung des Auftrags herausgeben. Eine Einführungsschulung für drei Mitarbeiter der Auftraggeberin ist nach Vertragsbeginn durchzuführen.