Personalinformationssystem für HTW Berlin

Die HTW Berlin sucht ein Personalinformationssystem (PersoSys) zur Effizienzsteigerung ihrer HR-Prozesse. Das System soll eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft ermöglichen. Gefordert sind fundierte Expertise als Anbieter für öffentliche Einrichtungen und ein vollintegriertes System für diverse HR-Themenfelder. Dazu gehören Stammdatenverwaltung, Vertragsmanagement, Stellenplan/Organigramm, Personalkostenplanung und -hochrechnung, Verwaltung von Mitarbeitern ohne Bezahlung, elektronisches Archiv, elektronische Personalakte, Employee Self Service, Schnittstellenanbindung an externe Systeme, Webseite und User-Verwaltung, sowie umfangreiche standardisierte Statistiken und Auswertungen. Die Leistung umfasst die Bereitstellung von Softwarelizenzen, die Integration in die IT-Landschaft, Konfiguration und Anpassung nach Spezifikation, Kundenservice, regelmäßige Wartung und Aktualisierung sowie Schulungen für die Mitarbeiter der Personalabteilung. Es sollen passende EVB-IT Vertragsarten genutzt werden. Das System muss die DSGVO, den TVöD und das Berliner Beamtenrecht einhalten. Ein modularer Aufbau mit zeitlich versetzter Einführung von Bausteinen ist erwünscht. Optionale Anforderungen können zusätzlich beauftragt werden. Die Software muss Schnittstellen zu Fremdprogrammen wie KiDiCaP, HISinOne und MACH meinERP bieten und Daten des TVöD VKA integrieren. Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine kontextbezogene Hilfefunktion sind ebenfalls gefordert. Die Preisgestaltung soll für 48 Monate erfolgen und Einrichtungskosten, Lizenzkosten sowie Kosten für optionale Erweiterungen beinhalten. Der Vertrag wird auf Basis der Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie des Angebots geschlossen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Die Abnahme erfolgt durch eine beauftragte Person der HTW Berlin. Mit dem Einreichen des Angebots bestätigt der Bieter die DSGVO-Konformität seiner Leistung und unterstützt die HTW Berlin bei Datenschutzfolgeabschätzungen. Für den Teilnahmewettbewerb sind Nachweise über die Eintragung im Handelsregister, eine Betriebshaftpflichtversicherung, Jahresumsatz, Mitarbeiteranzahl, Unternehmensprofil und mindestens drei Referenzen von Hochschulen einzureichen. Bei mehr als fünf geeigneten Bewerbern entscheidet die Qualität der Unterlagen über die Zulassung zur Angebotsphase. Das Angebot muss eine kommentierte Version des Anforderungskatalogs enthalten, die den Erfüllungsgrad jeder Anforderung detailliert beschreibt. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot, wobei der Angebotspreis mit 40% und die Qualität (inkl. Präsentation) mit 60% gewichtet wird. Die Präsentation dient der Verifikation der schriftlichen Angebote und der vertiefenden Kenntnisnahme. Bei Nichterfüllung von A-Kriterien (Ausschlusskriterien) wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.