Mobilfunkmanagement für den Verband der Reservisten der Deutschen Bundeswehr

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer umfassenden externen Mobilfunkmanagementdienstleistung. Dies beinhaltet die Migration der bestehenden und die Ergänzung zukünftiger Mobilfunkverträge, Endgeräte sowie Servicedienstleistungen. Die derzeitigen Mobilfunkgeräte und -verträge werden aktuell von einem zentralen Dienstleister verwaltet und bewirtschaftet. Der Leistungsumfang umfasst die Verwaltung und das Management von Mobilfunkverträgen, Hardwarebestand (Smartphones, Tablets, Router), SIM-Karten und deren Rufnummern. Ebenfalls eingeschlossen ist Mobile Device Management (MDM) mit Optionen wie Roaming und Sonderrufnummern. Ein Servicedesk (telefonisch und online), Rechnungs-Management und Change-Management (Netz- oder Hardwarewechsel) sind ebenfalls Bestandteil der Leistung. Die zu bedienende Infrastruktur besteht aus ca. 160 Smartphones, ca. 10 Tablets, ca. 16 mobilen Videokonferenzsystemen, ca. 100 ortsfesten Geschäftsstellen und ca. 10 Mobilfunk-Routern (LTE und 5G). Die Mobilfunkverträge sollen für die drei deutschen Netze (Telekom, Vodafone, Telefonica) optimiert werden. Für neue Mitarbeiter sollen zusätzliche Verträge abgeschlossen werden, wobei das Telekom-Netz (D1) bevorzugt wird. Die 5-G-Router in den mobilen Videokonferenzsystemen benötigen je zwei SIM-Karten-Einschübe für unterschiedliche Mobilfunknetze (Telekom und Vodafone) mit unbegrenztem Datenvolumen. Die Mobilfunkverträge sind zukünftig für die Nutzung mit Smartphones, Notebooks und SINA-Endgeräten mit Inklusiv-Datenvolumen von mindestens 50 GB abzuschließen. Der Auftragnehmer (AN) hat Alternativen über Mobilfunk anzubieten und Daten-SIM-Karten mit einem Inklusiv-Datenvolumen von mindestens 50 GB bereitzustellen. Pro Mobilfunkvertrag sind mindestens zwei SIM-Karten (physische SIM-Karte und e-SIM-Karte) mit derselben Rufnummer kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die SIM-Karten sind ohne vertragliche Laufzeitmindestfristen mit der Möglichkeit der monatlichen Kündigung bereitzustellen. Der AN muss den Bestand aus Smartphones, Tablets und Routern in seine neue Portal-Plattform migrieren und die zugehörigen Einträge im MDM des Auftraggebers (AG) übernehmen. Als Ersatz für die existierenden Smartphones sind jeweils die am Markt aktuellsten Modelle zur monatlich abzurechnenden Miete zu liefern. Die Mitarbeiter des AG sollen das Mobilfunkendgerät ihrer Wahl (Apple oder Samsung) erhalten. Bei den Tablets ist eine pauschale Erneuerung nicht erforderlich, sondern nur im Falle von nicht mehr möglichen Sicherheitsupdates bzw. bei Geräteausfall. Defekte LTE-Router sind durch technisch aktuelle Modelle (5G) zu ersetzen. Der AN ist verpflichtet, bei defekten oder abhanden gekommenen Geräten Austauschgeräte desselben Modells bzw. des Nachfolgemodells zur Verfügung zu stellen. Neue und ausgetauschte Smartphones sind vom AN zur monatlich abzurechnenden Miete im Austausch mit defekten oder verloren gegangenen Geräten bereit zu stellen. Der AN muss alle an die Mitarbeiter des AG bereitgestellten Mobilfunkendgeräte zum Vertragsende zurücknehmen. SIM-Lock oder Net-Lock sind für Endgeräte oder Mobilfunkverträge unzulässig. Es ist eine dedizierte deutschsprachige Servicehotline für die Mitarbeiter des AG einzurichten und dauerhaft zu betreiben. Der Support des AN muss außerdem per Web und E-Mail erreichbar sein. Zur Nachverfolgung der Supportanfragen muss der AN ein Ticketsystem einrichten und betreiben, welches der AG und seine Mitarbeiter einsehen können. Die Servicehotline ist vom AN für alle Anliegen der Mitarbeiter des AG mindestens von Montag bis Freitag zu besetzen. Für Notfälle muss die Servicehotline 24 Stunden täglich erreichbar sein. Der AN liefert dem AG halbjährlich einen Statusbericht, in dem aufgetretene Störungen und damit verbundene Supportanfragen sowie deren Lösungen dargestellt werden. Ein MDM unter Microsoft Intune ist bereits eingerichtet, welches der AG bislang auch für die Mobilfunkthemen und -funktionen nutzt. Der AN erhält vom AG Zugang zu die den Mobilfunk betreffenden Funktionen und übernimmt bzw. verwaltet diese zukünftig. Der AN liefert dem AG monatlich eine Zusammenfassung der Gesamtkosten für die mobile Kommunikation. Der AN liefert dem AG monatlich einen Einzelverbindungsnachweis (EVN) pro Mobilfunkvertrag und eine Auswertung von Rechnungsdaten inklusive des verbrauchten Datenvolumen. Der AN richtet dem AG ein übergreifendes, über eine mit Login abgesicherte Website erreichbares Serviceportal ein. Der AN muss einen Prozess für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters anbieten. Der AN muss einen Prozess für den Umzug/Versetzung eines Mitarbeiters oder einer Geschäftsstelle anbieten. Der AN muss einen Prozess für Geräteverlust anbieten. Der AN muss einen Prozess zur Notwendigkeit eines Geräteaustauschs anbieten. Der AN muss einen Prozess zum Offboarding von Mitarbeitern anbieten. Die Migrationsleistungen sind ohne zusätzliche Kostenabrechnung durchzuführen. Der AN übernimmt den Betrieb des beim AG installierten MDM für die Mobilfunkaspekte, die Einstellungen aller Dienste und Konfigurationen sowie der Rechnungsstellung aus dem beim jetzigen AN installierten Portal in sein eigenes System. Der AN stellt dem AG alle für das nachfolgende Vergabeverfahren und für die Migration zu einem neuen Dienstleister erforderlichen aktuellen Daten in einer vom AG definierten Form kostenfrei zur Verfügung. Die Laufzeit der Leistung beträgt 4 Jahre (48 Monate) + 1 Monat.