Externe Archivierung von Patientenunterlagen für Universitätsklinikum Heidelberg

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) und seine Tochtergesellschaften benötigen eine externe Archivierungslösung für Patientenunterlagen, Verwaltungsbestände und Studien. Der ausgeschriebene Leistungsumfang umfasst die Einlagerung des bestehenden Archivguts (ca. 32 km bzw. 57.200 Kartons beim UKHD, 0,2 km bzw. 327 Kartons bei der Thoraxklinik Heidelberg (TKHD) und 65 Kartons beim Medizinischen Versorgungszentrum (MVZ) Weinheim) ohne Umlagerung in andere Einlagerungsmedien, inklusive der Einlagerung leerer UKHD-Aktenmappen. Die Bereitstellung und der Transfer von leeren UKHD-Aktenmappen auf Abruf durch das UKHD sind ebenso Bestandteil der Leistung wie die Bereitstellung von leeren Archivkartonagen und Leerpaletten auf Abruf. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Kartondistribution, welche die Belieferung der Kliniken am UKHD mit leeren Kartonagen, die Abholung befüllter Kartonagen, den Transport der Einzelkartonagen in das Zwischenlager am UKHD sowie die Palettierung der Kartons umfasst. Der Auftragnehmer ist für die Abholung von palettiertem Archivgut vom Zwischenlager des UKHD, der TKHD oder des MVZ zum Einlagerungsstandort verantwortlich. Zudem wird ein Bestandsportal für die elektronische mandantenspezifische Bestandserfassung auf Kartonebene und Aktenanforderung benötigt, inklusive einer elektronischen Bestandsübernahme bei Wechsel des AN. Die Herausgabe/Bereitstellung von Anforderungen erfolgt konventionell, ebenso wie datenschutzgerechte konventionelle Aktentransporte/-transfers und die datenschutzgerechte Vernichtung von eingelagertem Archivgut. Einmalig ist die Auflösung des dezentralen Vor-Ort-Archivs der Orthopädie-Archive (3 km) in Heidelberg-Schlierbach zu leisten. Die Rechnungsstellung muss separat monatlich und mandantenspezifisch erfolgen. Bei einem Wechsel des AN ist eine Umlagerung des Archivguts sicherzustellen. Der Auftragnehmer muss einen Altaktenworkflow einhalten, der die Klinikanforderungen, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen berücksichtigt. Die Kartondistribution erfolgt in der Regel 14-tägig, wobei der AN einen Tourenplan erhält. Die Kartonagen müssen ordnungsgemäß beschriftet sein. Der AN prüft die Kartonagen bei Abholung auf Vollständigkeit und Gewicht. Studienkartonagen erfordern einen speziellen Archivierungsauftrag. Der AN sichert ein mandantenfähiges elektronisches Bestandsportal zu, das verschiedene Funktionen wie Recherche, Aktenanforderung und Berichterstellung ermöglicht. Die Daten müssen in der EU vorgehalten werden. Die Dringlichkeit der Zustellung wird über definierte Servicelevel abgebildet. Der AN hat sicherzustellen, dass die Daten- und Informationssicherheit gewahrt ist und die Anforderungen der DSGVO und des BSIG erfüllt werden.