Luftfilter für die Technische Universität Berlin

Die Rahmenvereinbarung umfasst die Lieferung von Luftfiltern für die raumlufttechnischen Anlagen der Technischen Universität Berlin (TU Berlin). Die raumlufttechnischen Anlagen werden regelmäßig gewartet, wobei festgestellt wird, ob ein Austausch der Luftfilter erforderlich ist. Die Ausschreibung beinhaltet die reine Lieferleistung der im Preisblatt gelisteten Luftfilter. Zusätzlich gefordert sind die Bereitstellung eines digitalen Artikelkatalogs zum Abruf des Sortiments. Ein serviceorientierter, deutschsprachiger Kundendienst ist ebenfalls erforderlich. Die quartalsmäßige Übergabe einer Statistik (mit Form-Vorlage der TU Berlin) ist ebenfalls Bestandteil der Leistung. Es sind ausschließlich neue Artikel anzubieten und zu liefern. Wiederaufbereitete Artikel, Rückläufer oder Grauimporte sind ausgeschlossen. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt vier Kalenderjahre vom 01.08.2025 bis 31.07.2029, mit der Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr, auf längstens 6 Jahre. Alle Bestandteile des Leistungsverzeichnisses sind zu erfüllen und verpflichtend. Die geforderten Leistungsanforderungen sind Mindestkriterien und dürfen nicht unterschritten werden. Es gelten die jeweiligen, artikelspezifischen gesetzlichen Gewährleistungsfristen. Die TU Berlin behält sich vor, weitere Informationen bzw. Unterlagen über die artikelbezogenen Angaben nachzufordern. Als Kalkulationsgrundlage wurden Bestellmengen der TU Berlin des Jahres 2024 berücksichtigt. Die im Preisblatt aufgeführten Artikel bilden die Mindestanforderung, die ein AN zur Teilnahme an dieser Ausschreibung anbieten muss. In die Angebotspreise sind alle weiteren erforderlichen Aufwendungen des AN frei Verwendungsstelle abgegolten. Der AN gewährleistet die Anwendung von Sonderprogrammen oder -rabatten des Herstellers und gibt die Kostenvorteile an die AG weiter. Die Versorgung der TU Berlin mit Luftfiltern hat durch eine lagerlose Beschaffung mit unmittelbarer Desktopbelieferung zu erfolgen. Alle Artikel des Preisblattes müssen lieferbar und in ausreichender Menge bereitgestellt sein. Der Abruf der Artikel erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) nach individuellem Bedarf mittels Einzelabruf unter Bekanntgabe der Kostenstelle. Die Abrufe erfolgen über einen vom AN bereitgestellten digitalen Katalog von Luftfiltern mit Preisangaben pro Stück als Excel- und PDF-Datei. Zukünftig wird angestrebt, das Bestellverfahren komplett über den TU Berlin seitig erstellten SAP-Webshop abzuwickeln. Die Lieferung muss raumgenau an die Adresse der Bedarfsstelle erfolgen. Die Anlieferung erfolgt kostenfrei ohne Mindermengenzuschläge als Komplettlieferung pro Bestellung. Jede Bestellung ist so zu verpacken, dass sich pro Karton maximal vier Luftfilter befinden, wobei jeder Filter zusätzlich einzeln verpackt sein muss. Die Artikel sind innerhalb von 4 Kalendertagen bei Lagerartikeln und maximal 7 Kalendertagen bei Bestellartikeln nach Abruf zu liefern. Der AN hat die Vertragsgegenstände zweckmäßig zu transportieren und abzuladen. Jede Lieferung ist mit einem Lieferschein in Papierform zu versehen. Es gilt das Verpackungsgesetz (VerpackG) in der jeweils geltenden Fassung. Die vereinbarten Lieferfristen sind verbindlich. Nicht vertragsgemäße Waren sind durch Vertragsgemäße zu ersetzen. Für alle defekten, beschädigten oder falsch gelieferten Artikel erfolgt kurzfristig eine kostenlose Ersatzlieferung oder eine entsprechende Gutschrift. Der AN muss den Filtertyp „Taschenfilter“ gemäß Preisblatt in der Version mit Metallrahmen in seinem Sortiment führen und ihn im Falle einer Leistungsanpassung hinzufügen. Neben der bildlichen Darstellung der jeweiligen Artikel sind die Artikelbezeichnungen, Hersteller, Artikelnummern und Artikelbeschreibungen mit dem jeweiligen Angebotspreis (netto und brutto) auszuweisen. Der Katalog ist spätestens zwei Wochen nach Auftragserteilung der TU Berlin zur Einbindung im zugangsbeschränkten Bereich der TU Berlin Homepage (Intranet) zur Verfügung zu stellen. Zukünftig soll an der TU Berlin ein Bestellsystem mittels SAP eingeführt werden. In diesem Fall muss der AN gewährleisten, dass die getätigten Bestellungen über das SAP System abgewickelt werden können. Die TU Berlin legt Wert auf eine qualifizierte Beratung und Betreuung. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen stets die gleichen Ansprechpersonen (kostenlos) zu den üblichen Bürozeiten Montag bis Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr telefonisch sowie per E-Mail zur Verfügung stehen. Die Verständigung in deutscher Sprache ist zwingende Voraussetzung. Jeweils zum 1. Februar eines Kalenderjahres muss der AN der TU Berlin unaufgefordert den Gesamtauftragswert des zurückliegenden Vertragsjahres mitteilen sowie eine Aufstellung/ Bilanz über die im zurückliegenden Vertragsjahr gelieferten Mengen, getrennt nach Artikeln und Bedarfsstellen, der Anzahl an Bestellvorgängen insgesamt und pro Position, den durchschnittlichen Auftragswert pro Bestellvorgang, die Anzahl der belieferten Adressen, die Anzahl der Bestellungen pro Bedarfsstelle (Adresse) und den Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer. Darüber hinaus ist jeweils zum 15. nach Quartalsende eine Mitteilung an die TU Berlin zu fertigen, aus der die bis dato erfolgte Gesamtumsatzmenge (netto) in EUR hervorgeht.