Digitalisierung von 20.000 Bauakten in Bad Salzuflen

Die Stadt Bad Salzuflen plant die Digitalisierung ihres Bestands an Bauakten, der rund 20.000 Akten mit ungefähr 2,4 Millionen Blatt, 81.000 Zeichnungen und 27.000 Seiten gebundener Unterlagen umfasst. Die Digitalisierung soll ab dem 1. Oktober 2025 beginnen und hat eine Laufzeit von einem Jahr. Der Auftragnehmer ist für die Abholung und den Transport der Akten vom Archiv der Stadt zum Digitalisierungsstandort verantwortlich. Dies beinhaltet auch die Abholung nachträglich gefundener Akten. Die Vorbereitung der Akten umfasst das Entheften, Entklammern, das Fixieren von Post-Its und das Kleben von eingerissenen Seiten. Das Scannen erfolgt im Duplexverfahren für Dokumente bis DIN A3 (300 dpi, Vollfarbe, 24-bit, OCR) und einseitig für Zeichnungen größer als DIN A3. Jede Akte wird als PDF/A-Datei mit qualifiziertem elektronischem Siegel und Metadaten wie Ortsteil, Straße, Hausnummer und Band erstellt. Eine Qualitätskontrolle mit einer Fehlertoleranz von 2% ist vorgesehen. Die digitalisierten Dokumente werden über einen SFTP-Server bereitgestellt, wobei die Datenübertragung verschlüsselt und geschützt erfolgen muss. Etwa 5.000 Akten sollen im Originalzustand zurückgegeben werden. Die Papierakten werden nach der Digitalisierung und Übermittlung für sechs Monate gelagert und anschließend datenschutzgerecht nach ISO 66399 Schutzklasse 3 Sicherheitsstufe 4 vernichtet. Die digitalen Daten werden ebenfalls sechs Monate aufbewahrt und danach gelöscht. Die Ausführung der Leistungen muss ausschließlich in Deutschland erfolgen, wobei Transportrouten nicht durch das Ausland führen dürfen. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter mit Verschwiegenheitsvereinbarung Zugriff auf die Akten haben. Die Zuschlagskriterien sind Preis (40%) und Qualität (60%).