Büromaterial Rahmenvereinbarung Germersheim

Die Rahmenvereinbarung umfasst die Lieferung von Büromaterial an die fünf Geschäftsbereiche der Kreisverwaltung Germersheim mit ihren 21 untergeordneten Organisationseinheiten sowie an die 16 kreiseigenen Schulen. Die genaue Produktpalette ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis und umfasst derzeit 895 Artikel, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung verbindlich bereitzustellen sind. Sollten Artikel herstellerbedingt nicht mehr lieferbar sein, ist die Zentrale Beschaffungsstelle zu informieren und nach Freigabe ein vergleichbarer Artikel zu liefern. Die Produktpalette soll während des Leistungszeitraums gemeinsam mit dem Auftragnehmer weiterentwickelt werden, wobei Artikel dem Kernsortiment hinzugefügt oder ausgetauscht werden können. Das Bestellwesen hat grundsätzlich über einen Online-Shop zu erfolgen, der über gängige Webbrowser geöffnet werden kann und separate Zugangsdaten für die Bedarfsstellen bietet. Jede Bedarfsstelle muss im System als eigenständige Kostenstelle hinterlegt werden können, und es muss möglich sein, weitere Bedarfsstellen anzulegen. Über den Online-Shop soll nur auf das Kernsortiment zugegriffen werden können, und die Suchfunktion darf nur Artikel des Kernsortiments anzeigen. Der Online-Shop soll benutzerfreundlich sein, eine effektive Suchfunktion und eine übersichtliche Produktdarstellung bieten. Es muss eine Warenkorbseite und eine Bestellhistorie vorhanden sein, aus der der Bearbeitungsstatus ersichtlich ist. Die Möglichkeit der Hinterlegung eines Budgets pro Kostenstelle muss gegeben sein, und bei Überschreiten des Budgets muss die Bestellung abgebrochen werden. Gemeinsam mit den Zugangsdaten muss eine einfache Bedienungsanleitung in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Die Inanspruchnahme der Leistungen erfolgt durch die Bedarfsstellen eigenständig über den Online-Shop in Form von Einzelaufträgen, wobei ein Mindestauftragswert von maximal 10 Euro vorgegeben werden darf. Nach Auslösen der Bestellung muss eine automatisierte Bestätigung per E-Mail an die Bedarfsstelle und die Zentrale Beschaffungsstelle versendet werden, die bestimmte Angaben enthalten muss. Die Anlieferung der Waren muss direkt und kostenfrei als Komplettlieferung pro Bestellung an die jeweilige Bedarfsstelle erfolgen. Die Lieferung muss unverzüglich, spätestens zum dritten Werktag nach der Bestellung, erfolgen. Der Empfang der Ware muss von dem berechtigten Empfänger quittiert werden und gilt erst hiermit als zugestellt. Sollte ein Produkt aus dem Kernsortiment nicht lieferbar sein, so hat der Auftragnehmer in Absprache mit der Zentrale Beschaffungsstelle die Möglichkeit entsprechende Alternativprodukte zu gleichen Konditionen anzubieten. Die Leistungserbringung muss durch einen vom Auftraggeber unterzeichneten Leistungsnachweis bestätigt werden, der bestimmte Angaben enthalten muss. Die Lieferungen müssen handelsüblich verpackt sein und dem RESY-Standard entsprechen. Falsch gelieferte oder defekte Waren müssen vom Auftragnehmer ohne zusätzliche Kosten innerhalb von sieben Werktagen abgeholt werden. Es muss sichergestellt sein, dass es für den Auftraggeber eine feste Ansprechperson sowie einen Stellvertreter für Fragen zu Artikeln, Reklamationen, Bestellungen, Rechnungen, Preisauskünften, Änderungen der Lieferadressen usw. gibt.