Sommerfest Wismar - Eventorganisation und Catering

Die Hansestadt Wismar, Entsorgungs- und Verkehrsbetrieb, plant die Organisation eines Sommerfestes für ihre Mitarbeiter. Die Veranstaltung ist für den 10. September 2025 angesetzt und richtet sich an 160 Personen. Die Dauer der Veranstaltung ist von 11:00 Uhr bis 14:00 Uhr vorgesehen. Die Ausstattung umfasst die Bereitstellung von Tellern, Besteck, einer Auswahl an Gläsern und Servietten, wobei die Reinigung inbegriffen ist. Weiterhin werden ein Kaffeevollautomat, Stehtische, eine dezente Dekoration und eine Musikanlage benötigt. Das Personal für die Veranstaltung soll aus einem Koch und Servicekräften bestehen. Für Sitzgelegenheiten sind vier Bierzeltgarnituren oder vergleichbare Sitzmöglichkeiten mit Tischen erforderlich. Zum Schutz vor Sonneneinstrahlung sind zwei herkömmliche Pavillons bereitzustellen; bei Regen wird die Veranstaltung in eine angrenzende Halle verlegt. Das Speisenangebot soll ein Grillbuffet beinhalten, das einen warmen Anteil vom Grill, auch in veganer Zubereitung, umfasst. Ergänzt wird das Buffet durch eine Auswahl an Salaten, Brot und Saucen. Als Abschluss werden drei verschiedene Desserts angeboten. Das Getränkeangebot konzentriert sich auf Kaltgetränke in Größen von 0,2l und 0,3l, darunter Softgetränke und Mineralwasser (still und medium). Eine Kaffeeauswahl ist ebenfalls vorgesehen. Alkoholische Getränke sind nicht Teil des Angebots. Bei der Kalkulation der Kosten pro Person ist zu berücksichtigen, dass etwa 75% der Mitarbeiter aus dem operativen Bereich stammen (z.B. Müllwerker, Gärtner). Die Vergabe erfolgt nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die Angebote sind in deutscher Sprache zu verfassen und auf den vorgegebenen Vordrucken einzureichen. Die Preise sind netto in Euro anzugeben, mit höchstens drei Nachkommastellen. Preisnachlässe werden nur gewertet, wenn sie bedingungslos als Prozentsatz auf die Abrechnungssumme gewährt und an der dafür vorgesehenen Stelle im Angebot aufgeführt werden. Nebenangebote sind nicht zugelassen.