Hardware-Leasing für IT-Endgeräte

Die N-ERGIE Aktiengesellschaft, Teil des Konzerns Städtische Werke Nürnberg GmbH, beabsichtigt, einen Leasingpartner für ihr Hardware-Endgeräteumfeld zu beauftragen. Dieser Partner wird für den gesamten Abwicklungsprozess der zu beschaffenden Arbeitsplatz-Hardware-Ausstattung zuständig sein. Der Rahmenvertrag soll eine Laufzeit von fünf Jahren haben, mit der Möglichkeit zur Verlängerung um jeweils zwölf Monate, was eine maximale Gesamtlaufzeit von acht Jahren ergibt. Innerhalb dieser Laufzeit können neue Endgeräte in das Leasingmodell aufgenommen werden. Die Leasingdauer einzelner Geräte ist von der Rahmenvertragslaufzeit unabhängig. Der Leasingnehmer (LN) ist berechtigt, die Leasinggegenstände innerhalb des StWN-Konzerns weiterzuvermieten. Der Leasingprozess gliedert sich in drei Phasen: Sammelphase, Leasingphase und Rückgabephase. In der Sammelphase werden benötigte Hardware über einen Online-Shop bestellt, wobei der Wareneingang beim Servicepartner (SP) oder LN erfolgt. Die Sammelphase dauert drei Monate und ist kostenfrei. Die Leasingphase beginnt mit der Erstellung von Leasingscheinen zum Quartalsende, wobei Geräte je nach Laufzeit zusammengefasst werden. Mobile Geräte haben eine Grundlaufzeit von 36 Monaten plus 3 Monate Rückgabe, stationäre Geräte 48 Monate plus 3 Monate Rückgabe. Nach Bestätigung der Leasingscheine werden die monatlichen Leasinggebühren automatisch überwiesen. Die Rückgabephase beinhaltet die Abholung der Geräte durch den Leasinggeber (LG) oder dessen beauftragten Vermarkter. Dies schließt die Terminierung, Abholung durch berechtigtes Personal, Datenlöschung und Bewertung der Geräte ein. Die Geräte müssen mindestens nach BSI-Standard gelöscht werden, wobei die Protokolle dem LN zur Verfügung zu stellen sind. Der LG muss die Inventarnummer des LN erfassen und anschließend entfernen. Die Kosten des Rückgabeprozesses ab dem Standortlager trägt der LG und rechnet sie in den Leasingsatz ein. Die Bewertung der Geräte erfolgt in die Kategorien Grade A, B, C und Defekt, wobei für Grade B, C und Defekt sowie für Kaufgeräte maximale Zuzahlungsprozentsätze im Preisblatt anzugeben sind. Der LG muss ein Remarketingunternehmen nennen und den Geräten nach der Abholung in Deutschland behandeln. Der LN hat das Recht auf Zutritt zu den Geräten zur Auditierung und Kontrolle des Datenschutzes. Der LG muss eine Datenbank mit spezifischen Gerätedaten führen und dem LN einen Online-Zugriff auf Leasingdaten für mindestens fünf Mitarbeiter gewähren, wobei Bestandsdaten als Excel zum Download verfügbar sein müssen. Der geplante Leasingumfang umfasst eine erhebliche Anzahl von Geräten, die über mehrere Quartale verteilt abgerufen werden, mit insgesamt etwa 3200 Geräten in einem laufenden Leasingvertrag. Die Angebote werden anhand des Leasingsatzes (70 Punkte), der prozentualen Kostensätze für Geräte mit Mängeln (20 Punkte) und der Bewertung der eingereichten Unterlagen (10 Punkte) bewertet. Die Bewertung der Unterlagen berücksichtigt die Umfassendheit und Realitätsnähe des Leasingkonzepts.