E-Bike Leasing für Gemeinde Wallenhorst

Die Gemeinde Wallenhorst beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung für ein Dienstrad-Leasing-Modell für ihre rund 170 berechtigten Mitarbeitenden abzuschließen. Dieses Angebot soll die nachhaltige Mobilität fördern und das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützen. Das Modell soll wirtschaftlich attraktiv und mit unkomplizierten Verwaltungsabläufen gestaltet sein. Die Gemeinde schließt Einzel-Leasingverträge mit den Mitarbeitenden ab, wobei die Gemeinde Leasingnehmerin ist und die Gehaltsumwandlung regelt. Gesucht wird ein erfahrener Partner, der folgende Leistungen erbringt oder vermittelt: Leasing der Fahrräder, Abwicklung von Bestellung, Aus- und Rückgabe, Serviceleistungen (Inspektion, Wartung, Reparatur), Versicherung und Mobilitätsgarantie, Unterstützung bei Garantie- und Gewährleistungsansprüchen, Management der Leasing- und Versicherungsverträge sowie Schadens- und Störfallabwicklung. Der Auftragnehmer ist der primäre Ansprechpartner für alle Leasingangelegenheiten und koordiniert die Prozesse gegenüber den Mitarbeitenden. Die Rahmenvereinbarung ist unentgeltlich und beinhaltet die Bereitstellung der notwendigen Voraussetzungen sowie die Bedingungen für die Einzel-Leasingverträge. Ein grundlegendes Servicepaket und eine Vollkaskoversicherung sind obligatorisch. Es wird keine Mindestabnahmemenge vereinbart. Die Leasingraten, einschließlich Versicherung und Service, können nur aus wichtigem Grund und im Einvernehmen angepasst werden, beispielsweise bei Änderungen des Umsatzsteuersatzes oder des Referenzzinssatzes. Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von 36 Monaten (01.01.2026 bis 31.12.2029) mit der Option auf einmalige Verlängerung um 12 Monate. Die Laufzeit der Einzel-Leasingverträge beträgt maximal 36 Monate. Die Berechtigung zum Abschluss eines Leasingvertrages wird betriebsintern geregelt. Das Händlernetz muss mindestens 100 Händler (inklusive Online-Anbieter) umfassen, mit einer Präsenz im Gemeindegebiet und einem Umkreis von 50 km. Das Sortiment soll vielfältig sein, und eine wohn- oder dienstortnahe Betreuung durch Fachhändler ist erwünscht. Die Mitarbeitenden sollen ihr Wunschfahrrad individuell zusammenstellen können, einschließlich leasingfähigem Zubehör. Der Wert der Fahrräder kann bis zu 7.000 Euro brutto betragen. Die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit für die Mitarbeitenden ist zentral, insbesondere das Verhältnis von Leasingkosten zu Barkaufpreis. Ein Online-Rechner zur Kostenvergleichung ist erforderlich. Das Online-Portal muss benutzerfreundlich sein und eine vollständige digitale Abwicklung ermöglichen, einschließlich Bestellprozess, Antragsfreigabe durch die Gemeinde, Verwaltung von Serviceleistungen, Händlersuche, Einsicht in Verträge und Erstellung von Statistiken. Es muss DSGVO-konform sein und über aktuelle Verschlüsselungsverfahren verfügen. Der Auftragnehmer ist für den technischen Support und die Systempflege verantwortlich. Die Plattform muss strikt von der Umgebung der Gemeinde getrennt sein und auf Servern innerhalb der EU betrieben werden. IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik sind zu ergreifen. Die Datenübertragung muss verschlüsselt erfolgen und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratorzugänge ist erforderlich. Nach Zuschlagserteilung erfolgt eine Auftaktveranstaltung zur Abstimmung der Implementierung und Schulung der zuständigen Mitarbeitenden. Der Auftragnehmer unterstützt die interne Kommunikation des Angebots. Für alle Fragen steht ein Ansprechpartner zur Verfügung, und die Kommunikation erfolgt auf Deutsch. Der Auftragnehmer unterstützt die Gemeinde bei der Abrechnung mit den Mitarbeitenden und stellt sicher, dass die Daten für das Lohnabrechnungssystem bereitgestellt werden. Die Leasingraten werden monatlich von der Gemeinde überwiesen. Das Angebot muss mindestens eine jährliche Inspektion und eine Einweisung in die Risiken der Nutzung beinhalten. Ein Full-Service-Vertrag, der Wartung und Ersatz von Verschleißteilen ohne Selbstbeteiligung umfasst, ist anzubieten. Die Versicherung muss eine Vollkaskoversicherung sein, die unter anderem Unfall-, Diebstahl- und Transportschäden abdeckt, ohne Selbstbeteiligung oder Bagatellschadensgrenze. Eine Mobilitätsgarantie ist ebenfalls zu gewähren. Gesetzliche Gewährleistungsbedingungen und Herstellergarantien bleiben bestehen, und der Auftragnehmer unterstützt bei der Geltendmachung von Ansprüchen. Bei Störfällen (z.B. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Krankheit, Erwerbsunfähigkeit) ist eine unkomplizierte, kostenlose vorzeitige Vertragsbeendigung und Rücknahme des Fahrrads zu ermöglichen. Ein Nutzerwechsel während der Vertragslaufzeit muss unkompliziert sein. Nach Vertragsende ist das Fahrrad kostenlos zurückzunehmen. Eine Kaufoption für die Mitarbeitenden ist möglich, wobei die Versteuerung des geldwerten Vorteils durch den Auftragnehmer übernommen wird.