Controlling-Software für die Helmholtz-Gemeinschaft

Die Helmholtz-Gemeinschaft plant die Einführung eines Controlling-Tools zur Effizienzsteigerung ihrer Berichtsprozesse. Derzeit werden Daten manuell mit Excel erfasst, konsolidiert, beschrieben, visualisiert und veröffentlicht. Das neue Tool soll diese Prozesse optimieren und die Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsstelle und den 18 Helmholtz-Zentren verbessern. Die Lösung soll in zwei Phasen eingeführt werden: Zuerst in der Geschäftsstelle und dann in den Helmholtz-Zentren. Das Tool soll die Daten-Erfassung, Daten-Haltung und Daten-Auswertung umfassen und sicherstellen, dass alle Berichtsebenen weiterhin ihre relevanten Daten nutzen können. Die Geschäftsstelle koordiniert den Gesamtprozess der Berichterstattung, entwickelt Vorlagen für die Datenerhebung und konsolidiert die eingehenden Informationen. Die Datenabfrage erfolgt derzeit manuell über Excel-Vorlagen, die per E-Mail an die Zentren verschickt werden. Die Anforderungen an die Datenerhebung können sich jährlich ändern, was Anpassungen an den Vorlagen erfordert. Nach Eingang der Vorlagen erfolgt die manuelle Konsolidierung und Auswertung der Daten in der Geschäftsstelle. Die Berichte werden mithilfe von Word-Vorlagen erstellt, was mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist. Das neue Tool soll die Konsolidierung und Auswertung der Daten erleichtern und die Möglichkeit bieten, historische Daten einzupflegen. Für neue Datenabfragen soll der Export als Excel-Vorlage sowie der Import befüllter Vorlagen möglich sein. In der zweiten Phase soll das Tool für alle Helmholtz-Zentren zur Nutzung angeboten werden, um die Datenabfrage direkt im Tool zu ermöglichen. Jedes Zentrum soll als Mandant Zugriff erhalten und die eigenen Daten erfassen, verwalten und auswerten können. Die funktionalen Anforderungen umfassen Datenanalyse, Daten- und Dokumentenverwaltung, Zugriffsverwaltung, Modularität und Erweiterbarkeit, Dashboards, Datenintegration und Export sowie Schnittstellen. Die nicht-funktionalen Anforderungen umfassen Performance, Verfügbarkeit, Einführung, Betrieb, Wartung, Datenschutz, Sicherheit, Compliance und Benutzerfreundlichkeit. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer bei der Bereitstellung von Informationen und System-Zugangsdaten unterstützen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen zur Einführung des Controlling-Tools.