Digitalisierung von Bauakten in Kerpen

Die Kolpingstadt Kerpen sucht einen Dienstleister für das ersetzende Scannen und die Vernichtung von Bauakten gemäß BSI-TR03138 (TR-RESISCAN) und BSI TR-03125 (TR-ESOR). Der Umfang beträgt etwa 250.000 Bauakten, die als Vorgänge bezeichnet werden. Die Akten sind nach Straßen sortiert und befinden sich im 2. OG und UG des Rathauses, teilweise in Hängeregistern und Stehordnern. Die Blattgrößen reichen von Post-it bis DIN A0, wobei Sonderformate die Ausnahme darstellen. Die Akten sind chronologisch geheftet und mit Laschen versehen. Die durchschnittliche Blattanzahl pro Hängeregister beträgt ca. 3.366.900 Blätter bis DIN A3 und ca. 13.050 Blätter größer als DIN A3. Bei Stehordnern sind es ca. 417.450 Blätter bis DIN A3 und ca. 41.250 Blätter größer als DIN A3. Dies entspricht insgesamt rund 831 laufenden Metern Akten. Die Digitalisierung muss in Farbe (mind. 24 Bit) mit 300 dpi erfolgen und als PDF/A-2a gespeichert werden. Leerseiten sind automatisch zu entfernen, und die Ausrichtung der Digitalisate muss in Leserichtung erfolgen. Eine OCR-Texterkennung ist zwingend erforderlich. Die Datenübertragung kann über eine gesicherte Fernübertragung oder eine verschlüsselte Festplatte erfolgen. Die Vernichtung der Akten muss mindestens nach DIN 66399/Schutzklasse 3 Sicherheitsstufe P4 erfolgen und dokumentiert werden. Die Vertragslaufzeit beträgt maximal vier Jahre, mit einer möglichen früheren Beendigung. Die Abholung der Akten soll quartalsweise erfolgen, wobei die erste Charge bis Ende 2025 abgeholt werden muss. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW. Die Angebote werden ausschließlich nach dem Kriterium des Gesamtpreises bewertet. Bieter müssen eine TR-RESISCAN-Zertifizierung nachweisen und ein Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9000 ff. betreiben. Referenzen für vergleichbare Projekte seit 2019 sind erforderlich. Subunternehmer müssen benannt und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sichergestellt werden. Die Daten dürfen nur innerhalb Deutschlands gespeichert und verarbeitet werden. Die Angebote müssen bis zum 28.08.2025, 11:00 Uhr, eingereicht werden.