Prüfung kleingärtnerische Gemeinnützigkeit Potsdam 2024

Die Landeshauptstadt Potsdam beabsichtigt die Vergabe von Dienstleistungen zur Prüfung der kleingärtnerischen Gemeinnützigkeit gemäß §2 Bundeskleingartengesetz (BKleingG) für das Kalenderjahr 2024. Die Prüfung soll bis zum 30.11.2025 abgeschlossen sein und die gesamte Tätigkeit der Organisation umfassen, nicht nur die Kassen- und Rechnungsprüfung. Dies beinhaltet die Überprüfung, ob die Organisation ausschließlich oder überwiegend die Förderung des Kleingartenwesens sowie die fachliche Betreuung ihrer Mitglieder bezweckt, erzielte Einnahmen kleingärtnerischen Zwecken zuführt und selbstlos handelt. Die Leistung gliedert sich in mehrere Schritte: 1. Überprüfung der vom Kreisverband Potsdam der Garten- und Siedlerfreunde (VGS) zur Verfügung gestellten Unterlagen auf Vollständigkeit. Fehlende Unterlagen sind in einem Auftaktgespräch mit dem VGS und Vertretern der LHP nachzufordern. Alle relevanten Unterlagen sind zu scannen und dem digitalen Abschlussbericht beizufügen. 2. Prüfung der Einnahmen- und Ausgabenrechnungen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Kassenführung mittels Belegeinsicht sowie der dazugehörigen Satzung im Hinblick auf die Vorgaben des Bundeskleingartengesetzes. Dies umfasst mindestens die Jahresrechnungen, Kontennachweise, Kontendrucke, Kassenberichte der Revisionskommission, Protokolle und Beschlüsse aller Mitgliederversammlungen sowie den Anlagenspiegel. Unregelmäßigkeiten erfordern die Dokumentation von Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Bankauszügen und Kassenblättern. Es ist rückwirkend für das Jahr 2024 zu prüfen, ob die Einnahmen und Ausgaben des VGS im Einklang mit den Vereinbarungen des bestehenden Zwischenpachtvertrages sowie der Pachtzinsvereinbarung stehen. Die Kassenprüfung beinhaltet die Überprüfung des gesamten Vermögensbestandes, der Einnahmenquellen, der Mittelverwendung und der Außenstände. Rechnungen sind auf formelle und inhaltliche Korrektheit zu prüfen, bei Unregelmäßigkeiten sind gezielt Einzelvorgänge zu prüfen und zu dokumentieren. 3. Einsichtnahme in Versammlungsprotokolle und Beschlüsse zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung. Vom Verein ist eine schriftlich protokollierte Erklärung auf Vollständigkeit der vorgelegten Unterlagen abzufordern, welche Bestandteil des Prüfungsberichts wird. Die Prüfung der gesamten Tätigkeit des VGS im Jahr 2024 umfasst den Abschluss und die Beendigung von Verträgen (inkl. Pachtzinsregelung, Kündigungsentschädigung, Ablösezahlungen), das Vertragsverhalten im Hinblick auf kleingärtnerische Nutzung und Baulichkeiten, die Rechtmäßigkeit der Aufgabenübertragung an Dritte, die Überprüfung nicht kleingärtnerischer Tätigkeiten sowie die Prüfung gültiger Pachtverträge bei Unterverpachtung von Flächen von Privateigentümern. Bei Flächen in Privatbesitz sind betroffene Vereine, Flächeneigentümer, Gerichtsverfahren, Streitwerte und Rückstellungen zu dokumentieren. 4. Zusammenfassung der Prüfungserkenntnisse in einem schriftlichen Bericht bis zum 30.11.2025. Der Bericht ist in einfacher Farbausfertigung gebunden ohne Anlagen sowie in digitaler Form nebst allen relevanten Unterlagen als Anhang einzureichen. Weitere relevante Unterlagen sind gesondert in digitaler Form abzugeben. Zusätzlich werden Stundensätze für Wirtschaftsprüfer, Prüfer und Prüfungsassistenten für unvorhergesehene Leistungen abgefragt.