Einkaufsportal und Vergabemanagementsystem für Wohnungsbaugesellschaft

Die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH beabsichtigt die Beschaffung und Implementierung eines Vergabemanagementsystems, das als Einkaufsportal fungieren soll. Dieses System hat zum Ziel, den gesamten Beschaffungsprozess von der initialen Bedarfsmeldung bis hin zur finalen Auftragserteilung medienbruchfrei und digital abzubilden. Das Einkaufsportal wird die vollständige Bearbeitung und Abwicklung aller Beschaffungsvorgänge innerhalb des Systems ermöglichen. Dies schließt die Erstellung und Übergabe der zusammenstellten Vergabeunterlagen sowie relevanter Informationen, einschließlich der gesamten Bieterkommunikation, direkt über das Portal ein. Ein zentrales Element der Implementierung ist die Einführung und Nutzung einer digitalen Vergabeakte, die eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation aller Beschaffungsschritte sicherstellt. Darüber hinaus soll das zukünftige Einkaufsportal als Plattform für eine workflowbasierte und kollaborative Zusammenarbeit zwischen den internen beschaffenden Bereichen, externen Partnern und der GF-SE dienen. Die Prozessdokumentation wird im Portal stattfinden. Das übergeordnete Ziel ist die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse und der verwendeten Vorlagen, um die Effizienz und Einheitlichkeit innerhalb der Organisation zu steigern. Ergänzend wird das Portal die automatisierte Generierung von Statistiken zur Analyse und Auswertung der Beschaffungsvorgänge unterstützen. In einer der zukünftigen Ausbaustufen ist die Anbindung des Einkaufsportals sowohl an das ERP-System als auch an das bestehende Lieferantenportal über Schnittstellen vorgesehen. Optional wird anderen kommunalen Wohnungsbaugesellschaften die Möglichkeit eingeräumt, das Einkaufsportal ebenfalls zu implementieren und zu nutzen. Die vertragliche Grundlage wird ein EVB-IT Cloud für eine SaaS-Lösung bilden, inklusive der zugehörigen AGB. Der voraussichtliche Leistungsbeginn ist für den 01.12.2025 angesetzt, mit einem geplanten Go-Live-Termin für die Softwarelösung am 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate ab Leistungsbeginn. Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV durchgeführt. Die Ausschreibung erfolgt europaweit. Die Stadt und Land Wohnbauten-Gesellschaft mbH ist der Hauptauftraggeber, aber der abzuschließende Vertrag gilt auch für die Gesellschaften des Konzerns STADT UND LAND (WoGeHe, STADT UND LAND FACILITY, WOBEGE, STADT UND LAND NETZE) sowie für die städtischen Wohnungsbaugesellschaften degewo AG, GESOBAU AG, Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH und WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH. Die Eignungskriterien umfassen die Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (mit einem geforderten mittleren Jahresumsatz von mindestens 600.000,00 EUR netto für vergleichbare Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre) sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Letztere beinhaltet Anforderungen an die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter (mindestens 30 aktuell), technische Fachkräfte in spezifischen Bereichen (Support/Helpdesk, Projektleitung/Consulting, Entwicklung – jeweils mindestens 5 Mitarbeiter) und mindestens drei geeignete Referenzen. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als fünf Jahre sein und müssen die vollständige Implementierung einer umfassenden elektronischen Einkaufslösung, Rechtskonformität des Vergabeportals, ein integriertes Reporting-Tool, Schnittstellen zu Drittsystemen und den Zugriff externer Dienstleister umfassen. Die Zuschlagskriterien sind Preis (50%) und Leistung (50%), wobei die Leistung weiter unterteilt ist in Leistungspunkte aus dem Kriterienkatalog (20%) und Bieterpräsentation (80%).