Büromaterial und Toner für Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Auftraggeber
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
79104, Freiburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
19.07.25
21.08.25, 08:00
Stichwörter
- Rahmenvertrag
- Büromaterial
- Toner
- Universität
- Lieferleistungen
Zusammenfassung
Die Universität Freiburg schreibt Rahmenverträge für Büromaterial und Toner aus. Die Ausschreibung ist in zwei Lose aufgeteilt: Los 1 für Büromaterial und Los 2 für Toner. Die Verträge sollen am 01.10.2025 beginnen und haben eine Laufzeit von zwei Jahren mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr. Die geschätzten Auftragswerte liegen bei ca. 200.000 Euro netto pro Jahr für Los 1 und ca. 150.000 Euro netto pro Jahr für Los 2.
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Beschreibung
Die Universität Freiburg beabsichtigt, Rahmenverträge für die Lieferung von Büromaterial und Tonern zu vergeben. Die Leistungen werden in zwei Lose aufgeteilt: Los 1 umfasst Büromaterial und Los 2 umfasst Toner. Bieter können sich für beide Lose bewerben. Die geschätzte Auftragswertschätzung beträgt für Los 1 rund 200.000 Euro netto pro Jahr und für Los 2 rund 150.000 Euro netto pro Jahr. Die Mengen in den Anlagen dienen als Richtwerte und basieren auf Erfahrungswerten der letzten Jahre. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung oder Garantie für Mindestumsätze seitens der Universität. Die Laufzeit für beide Lose beginnt am 01.10.2025 und endet am 30.09.2027, wobei die Verträge jeweils zweimal um ein weiteres Jahr verlängert werden können, bis zu einem Höchstbetrag pro Jahr. Die Preise müssen für die gesamte Hauptlaufzeit von zwei Jahren gültig sein. Sollten marktbedingte Preisveränderungen eintreten, kann eine neue Preisvereinbarung getroffen werden, die jedoch die jährliche Inflationsrate nicht überschreiten darf. Alle angebotenen Preise müssen sämtliche Auslagen und Nebenkosten wie Verpackung, Transport, Abladen und Fahrtkosten beinhalten. Die angebotenen Festpreise schließen alle Nebenleistungen ein, und eine Geltendmachung weiterer Kosten ist ausgeschlossen. Es sind ausschließlich Neuteile einzusetzen, und Abweichungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung. Bei auslaufenden Modellen oder neuen Artikeln müssen Nachfolgemodelle geliefert werden, die den Anforderungen entsprechen oder diese übertreffen, zum bezuschlagten Preis. Der Auftragnehmer muss der Universität mindestens 20 Arbeitstage im Voraus über derartige Änderungen informieren. Die Universität behält sich das Recht vor, nicht berücksichtigte Artikel zu einem Rabatt in das Sortiment aufzunehmen. Die Bestellübermittlung erfolgt primär über eine OCI-Schnittstelle per SAP-Bestellformular, wobei auch E-Mail und Telefon als Bestellwege möglich sind. Für Mitarbeiter der zentralen Verwaltung, die keinen SAP-Zugang haben, ist eine benutzerfreundliche Online-Plattform bereitzustellen, die Produktübersicht, Bestellfunktion und die Eingabe eines Leitkriteriums ermöglicht. Diese Plattform muss intuitiv bedienbar, datenschutzkonform und mit den IT-Sicherheitsstandards der Universität kompatibel sein. Sowohl die SAP-Anbindung als auch der separate Online-Zugang müssen einen übersichtlichen Webshop mit Produktkategorien, Suchfunktion, aussagekräftigen Produktbildern und Umweltkennzeichen aufweisen. Die Anlieferung erfolgt an ca. 308 Anlieferstellen im gesamten Stadtgebiet von Freiburg durch einen hauseigenen Fahrer mit Deutschkenntnissen mindestens auf Niveau B2. Die Lieferung muss persönlich an den Besteller übergeben werden. Das Verpackungsmaterial muss recycelbar sein. Der Auftragnehmer muss mindestens zweimal jährlich Reports über die abgerufenen Artikel in elektronischer Form bereitstellen. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage netto. Rechnungen sind ausschließlich in elektronischer Form im XRechnungsformat an eine spezifische E-Mail-Adresse zu senden. Jegliche Reklamationen und Falschlieferungen werden direkt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgewickelt, ohne zusätzliche Kosten für die Universität. Für die Überschreitung der Lieferzeit wird eine Vertragsstrafe von 0,5% des Auftragswertes pro vollendeter Woche vereinbart, maximal jedoch 5% des gesamten Auftragswertes. Für Los 1 sind spezifische Mindestkriterien bezüglich der Artikel, Lieferbedingungen, eines möglichen Kanban-Systems und der Auffüllung von Papier sowie dem Wechsel von Tonern in Drucksystemen festgelegt. Für Los 2 gelten spezifische Mindestkriterien bezüglich der Artikel, Lieferbedingungen, Materialeigenschaften, Produktanforderungen, Seitenreichweite und Entsorgung. Die Eignung der Bieter wird anhand formaler Kriterien, finanzieller und wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit sowie weiterer Eigenerklärungen geprüft. Die Zuschlagskriterien umfassen den Preis (65%), die Bewertung eines Konzepts (20%) und die Bewertung des Webshops/Punchout-Katalogs (15%).
ZEITPLAN
- Bekanntmachung19.07.25
- Heute02.08.25
- Abgabefrist21.08.25
- Veröffentlichungsende21.08.25
- Bindefrist30.09.25
- Laufzeitbeginn30.09.25
AUSSCHREIBUNG
Reichweite:
EU
Vergabeart:
Vergabeverordnung:
Leistung:
Lieferleistungen
Klassifizierung:
Büromaterial
Tonerpatronen
Zuschlagskriterien:
Preis 65 Prozent, Bewertung Konzept 20 Prozent, Bewertung des Webshops/Punchout-Katalog 15 Prozent
Auftrags-Budget:
1.400.000 €
Erfüllungsort:
79104 Freiburg, Deutschland
ABGABE
Abgabeform:
Elektronisch
Angebotssprachen:
Deutsch
Anzahl der Angebote:
Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.
LOSE
LOT-0001: Los 1: Büromaterial
Die Universität Freiburg beabsichtigt einen Rahmenvertrag für Büromaterial zu vergeben. Der Vertrag muss am 01.10.2025 beginnen.
LOT-0003: Los 2: Toner
Die Universität Freiburg beabsichtigt einen Rahmenvertrag für Büromaterial zu vergeben. Der Vertrag muss am 01.10.2025 beginnen.
VORAUSSETZUNGEN
Referenzen:
- Mindestens drei Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren, die in Art, Umfang und Komplexität mit dem ausgeschriebenen Rahmenvertrag vergleichbar sind
- Jede angegebene Referenz muss mindestens 300 Anlieferungsstellen beinhalten
Finanziell:
- Mindestumsatz pro Jahr in den letzten 3 Jahren: 1,6 Mio. Euro für Los 1, 1,2 Mio. Euro für Los 2
- Bieter für beide Lose: Mindestumsatz von mindestens 2,8 Mio. Euro
- Alternativ: Betriebshaftpflichtversicherung mit entsprechender Deckungssumme
Rechtlich:
- Handelsregisterauszug - Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister
- Unterschriebene Eigenerklärung Zuverlässigkeit
- Unterschriebene Eigenerklärung Russland
- Unterschriebene Eigenerklärung Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
- Unterschriebene Eigenerklärung zum Nachunternehmereinsatz (falls zutreffend)
Sonstige:
- Qualitätssicherungs- und Umweltmanagementsystem (ISO 9001 und ISO 14001 oder gleichwertig)
- Kundenbetreuung: Person mit mindestens 3 Jahren Erfahrung und Deutschkenntnissen C1
- Außendienstmitarbeiter: Person mit mindestens 5 Jahren Erfahrung und Deutschkenntnissen C1
- Persönliche Betreuung Montag bis Freitag 08:00-17:00 Uhr (Kundenbetreuung) bzw. 08:00-16:00 Uhr (Außendienst)
DOKUMENTE
Dateiname
- 03_Leistungsbeschreibung.pdfLeistungsumfang711.28 KB47 SeitenLeistungsbeschreibung for a framework agreement for office supplies and toner, effective from 01.10.2025. Includes sections on introduction, scope, lot division, estimated contract value, contract duration for lots, pricing, minimum criteria, and minimum requirements for service providers.
- 05_LOS 1 - Standorte Auffüllung von Papier und Auswechslung von Tonern.xlsxLeistungsumfang14.97 KB1 TabelleList of printer locations for Lot 1, detailing device names, IDs, models, service points, addresses, and the frequency of toner and paper refills (3 times per week).
- 05_Sonderanfertigung Personalmappen-Druck auf Personalmappen mit Schlauchheftung.pdf532.91 KB2 Seiten
- 05_Sonderanfertigung Personalmappen-Registersätze Leitz Farbe BLAU 77.pdf509.65 KB1 Seite
- 09_Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft.pdfVerwaltung420.27 KB1 SeiteDeclaration for a bidding consortium, where members commit to jointly fulfilling contractual obligations and agree to joint and several liability. It also designates a representative for the consortium.
- 11_Eigenerklärung_Artikel 5 k)_Russland.pdfVertragliches722.97 KB2 SeitenDeclaration confirming that the bidder and any subcontractors do not have a connection to Russia as defined in Article 5 k) of Regulation (EU) No 833/2014, as amended by Regulation (EU) 2022/576.
- 01_Angebotsaufforderung.pdf656.81 KB2 Seiten
- 02_Angebot.pdf702.43 KB3 Seiten
- 04_LOS 1 - Kriterien Artikel.xlsxLeistungsumfang230.65 KB1 TabelleThis document outlines the criteria for Lot 1, specifying estimated quantities for two years (2023 and 2024) as a basis for calculation. It clarifies that there is no obligation to purchase the estimated quantities and that discounts are not evaluated but should be included in the bid price.
- 05_Sonderanfertigung Personalmappen-BIld Personalmappe.pdf99.02 KB1 Seite
- 06_LOS 2 - Kriterien Artikel.xlsxLeistungsumfang153.61 KB1 TabelleThis document outlines the criteria for Lot 2, specifying estimated quantities for two years (2023 and 2024) as a basis for calculation. It clarifies that there is no obligation to purchase the estimated quantities and that discounts are not evaluated but should be included in the bid price.
- 07_Eigenerklärung Umsatz.pdfFinanzielles199.26 KB1 SeiteDeclaration of turnover for the last three fiscal years (2021/2022, 2022/2023, 2023/2024), to be completed by the company.
- 08_Eigenerklärung Zuverlässigkeit.pdfVertragliches53.84 KB3 SeitenDeclaration of reliability, stating that the exclusion criteria according to § 123 and § 124 of the German Act Against Restraints of Competition (GWB) are not met. It also provides information on how to provide evidence of corrective measures if exclusion grounds exist.
- 10_Eigenerklärung zum beabsichtigten Nachunternehmereinsatz.pdfVerwaltung351.60 KB2 SeitenDeclaration regarding the intended use of subcontractors, specifying the tasks/sub-services to be outsourced and naming the subcontractor companies if known.
- 12_Eigenerklärung Betreuung LOS 1.pdfVerwaltung220.66 KB2 SeitenDeclaration for Lot 1, requiring the nomination of a customer service representative with at least three years of experience and C1 German language skills, available Monday to Friday. It also requires the nomination of an additional key account manager with at least five years of experience.
- 13_Eigenerklärung Referenzen.pdfVerwaltung484.56 KB6 SeitenDeclaration of references, requiring at least three references from the last five years comparable in nature, scope, and complexity to the framework agreement, with each reference including at least 300 delivery points.
- 15_BVB UNI-Freiburg.pdfVertragliches340.52 KB3 SeitenSpecial Contractual Conditions (BVB) for the execution of supplies and services (excluding construction services) for the Albert Ludwig University of Freiburg, effective December 6, 2022. It outlines the hierarchy of contractual documents and general terms of validity.
- 12_Eigenerklärung Betreuung LOS 2.pdfVerwaltung220.66 KB2 SeitenDeclaration for Lot 2, requiring the nomination of a customer service representative with at least three years of experience and C1 German language skills, available Monday to Friday. It also requires the nomination of an additional key account manager with at least five years of experience.
- 14_Besondere Vertragsbedingungen Mindestentgeltverpflichtungen.pdfVertragliches125.86 KB3 SeitenSpecial contractual conditions regarding compliance with wage and minimum wage obligations according to the State Wage Transparency and Minimum Wage Act (LTMG) for public contracts in Baden-Württemberg.
- 16_Information_Datenschutz.pdfVertragliches403.16 KB6 SeitenInformation on the implementation of data protection regulations according to GDPR for public procurement, detailing the responsible parties, legal basis, purpose of data processing, types of data processed, data retention, and data subject rights.
FAQ
Weitere Ausschreibungen zu:

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