Ferienbetreuung für Kinder von UKE-Beschäftigten in Hamburg

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Kinderferienbetreuung für die Kinder von Beschäftigten des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf (UKE) während der Hamburger Schulferien. Die Betreuung wird in den vom UKE bereitgestellten Räumlichkeiten in der Martinistraße 52, Hamburg, oder in unmittelbarer Nähe dazu durchgeführt. Das gemeinsame Ziel der Parteien ist die Sicherstellung einer adäquaten Betreuung der Kinder von UKE-Beschäftigten, um eine Entlastung der Eltern zu ermöglichen. Die organisatorische Führung des Ferienbetreuungsprogramms obliegt UKE INside. Die Betreuungszeiträume umfassen die Märzferien (10 Tage), die Sommerferien (25 Tage) und die Herbstferien (10 Tage). Für die Winterferien sind gegebenenfalls einzelne, im Vorfeld zu bestimmende Tage vorgesehen. Der Beginn der Leistungserbringung ist voraussichtlich zu den Winterferientagen angesetzt. Der Auftragnehmer (AN) hat die altersgerechte Betreuung für Kinder im Alter von 6 bis 11 Jahren während der genannten Ferienzeiten anzubieten. Die Betreuung findet werktags nach Vereinbarung statt, üblicherweise zwischen 6:30 und 17:00 Uhr. Die erwartete Gruppengröße beträgt 25 Kinder pro Woche in den Frühjahrs- und Herbstferien sowie 45 Kinder pro Woche in den Sommerferien. Für die einzelnen Betreuungstage in den Winterferien orientiert sich die Gruppengröße an derjenigen der März- und Herbstferien. Die genaue Anzahl der Betreuungsplätze pro Ferienwoche und mögliche Altersabweichungen der Kinder werden einvernehmlich zwischen den Parteien nach Anmeldung der Kinder abgestimmt. Der AN benennt für jede Ferienwoche einen Ansprechpartner und teilt dessen Kontaktdaten dem UKE sowie den Eltern mit, um eine telefonische Erreichbarkeit während der Betreuungszeit zu gewährleisten. Der AN setzt eine ausreichende Anzahl von Betreuern ein und stellt bei Verhinderung eine geeignete Vertretung. Die eingesetzten Personen müssen über ein erweitertes Führungszeugnis verfügen und dürfen keine Gründe haben, die dem Umgang mit Kindern entgegenstehen. Das erweiterte Führungszeugnis ist auf Verlangen des UKE vorzulegen. Die Gestaltung der einzelnen Betreuungstage, einschließlich Außenaktivitäten und Ausflügen, liegt in der Eigenverantwortung des AN. Dabei sind das Alter und die Reife der Kinder sowie Besonderheiten wie Allergien oder Erkrankungen zu berücksichtigen. Das Betreuungsprogramm soll altersgerecht und abwechslungsreich sein und auch Außenaktivitäten sowie Ausflüge beinhalten. Zur kontinuierlichen Verbesserung und Qualitätssicherung wird in Abstimmung mit dem UKE nach jeder Ferienbetreuung ein Feedbackbogen von Eltern und Kindern eingeholt und dem UKE überlassen. Das UKE übernimmt die interne Veröffentlichung des Angebots, die Zusammenstellung der Gruppen pro Ferienwoche und die Information des AN über die konkrete Gruppengröße. Das UKE erhebt die für die Betreuung notwendigen Informationen von den Eltern und leitet diese an den AN weiter. Während der Betreuungszeit auf dem UKE-Gelände stellt das UKE den Kindern und Betreuern kostenfrei ein Mittagessen inklusive Getränke zur Verfügung, das in der Kantine des UKE ausgewählt wird. Dies gilt nicht für Ausflüge und Außenaktivitäten. Die Preise sind im beigefügten Preisblatt einzutragen und stellen Nettopreise dar, die alle sonstigen Aufwendungen abdecken. Der AN verpflichtet sich zur Zahlung des Mindestlohns an seine Mitarbeiter und muss dies auf Verlangen nachweisen. Die Abrechnung erfolgt nach ordnungsgemäß erbrachter Leistung und Rechnungseingang. Rechnungen sind ausschließlich elektronisch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung an die angegebene E-Mail-Adresse zu senden. Die Rechnungsstellung soll bis zum 3. Werktag des Folgemonats erfolgen. Das UKE ist nicht verpflichtet, die angegebene Menge an Betreuungstagen abzunehmen; abgerechnet wird der tatsächlich beauftragte Aufwand. Ein finanzieller Ausgleich für stornierte Aufträge ist nicht vorgesehen. Das Angebot soll eine Konzeptbeschreibung enthalten, die darlegt, wie ein abwechslungsreiches Ferienprogramm für die verschiedenen Ferienzeiten gestaltet wird, einschließlich Außenaktivitäten und Ausflügen. Der beiliegende Vertragsentwurf regelt die Zusammenarbeit zwischen Eltern, UKE und AN und wird nach Zuschlagserteilung abgeschlossen. Die Leistungsbeschreibung, das Preisblatt und das Angebot werden Vertragsbestandteil.