Beratungsleistung Unterhalts- und Glasreinigung Lemgo Paderborn

Die zu vergebenden Beraterleistungen umfassen ein breites Spektrum an Aufgaben im Bereich der Gebäudereinigung. Zunächst ist die Vorbereitung der Ausschreibung erforderlich, welche die Konzepterstellung und die Ermittlung aller ausschreibungsrelevanten Daten beinhaltet. Dies umfasst die Erstellung von detaillierten Boden- und Glasaufmaßen sowie die Aufnahme von Grau- und Grünflächen zur Erstellung eines umfassenden Flächenverzeichnisses, das auch als Raumbuch dienen kann. Eine weitere Aufgabe ist die Ermittlung der aktuellen Reinigungsleistungen und die Aufdeckung von Optimierungspotenzialen durch eine gründliche Soll/Ist-Analyse. Die Besichtigung aller relevanten Objekte und die Erfassung spezifischer Objektbesonderheiten, inklusive der Überprüfung und Ergänzung vorhandener Gebäudearten, ist ebenfalls Teil der Vorbereitung. Die Raumgruppenzuordnung nach Nutzung und die Festlegung der Reinigungszyklen, in Abstimmung mit dem Auftraggeber, sowie die zusätzliche Eingruppierung der Räume nach Raumnutzungsarten gemäß DIN 277 sind weitere wichtige Schritte. Die Festlegung der anzuwendenden Vergabeordnung und des optimalen Vergabeverfahrens, unter Berücksichtigung von EU-weiten Ausschreibungen nach VgV, nationalen Ausschreibungen nach UVgO bzw. VOL/A oder Ausschreibungen nach Sektorenverordnung (SektVO), ist ebenso erforderlich wie die Aufstellung eines detaillierten Projektablaufplans unter Berücksichtigung aller relevanten Fristen. Eine Machbarkeitsanalyse zur Ermittlung realistischer Leistungswerte und zur Festlegung einer Mindest-Einsatzzeit in jedem Objekt, um den Auftraggeber abzusichern und das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) zu beachten, ist unerlässlich. Die Erstellung einer speziellen Abfrageliste zur Analyse der Zusammensetzung von Stundenverrechnungssätzen, um deren Auskömmlichkeit gemäß AEntG zu prüfen, ist ebenfalls Teil der Machbarkeitsanalyse. Eine Vorkalkulation für jedes Objekt, alle Lose und den gesamten Auftrag, inklusive der Erstellung von Summenblättern und Infoblättern, rundet die Vorbereitungsphase ab. Die Erstellung rechtssicherer Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung aller bundeslandspezifischen Vorgaben und Vordrucke ist ein weiterer wichtiger Punkt. Dies beinhaltet die Erstellung einer detaillierten Leistungsbeschreibung inklusive Leistungsverzeichnis für alle Raumgruppen und Glasflächen, die Erstellung von Preisblättern für jedes Objekt (auch als bearbeitbare Excel-Datei) sowohl für Unterhalts- als auch Glasreinigung, die Erstellung von Vorgaben für die Objektbegehung, die Anforderung der Einsatzplanung der Reinigungskräfte und des Objektleiters, die Anforderung einer Eigenerklärung des Bieters, die Einbindung sonstiger Tätigkeitsfelder (z. B. Winterdienst), die Erstellung von Vorgaben für die Objektüberwachung und die durchzuführende Qualitätssicherung, die Festlegung von Eignungs- und Wertungskriterien sowie der Bewertungsmatrix bezogen auf den Auftrag inklusive Erläuterungsblatt für den Bieter (Transparenzgebot nach § 97 Abs. 1 GWB) und die Erstellung der besonderen Vertragsbedingungen für die Reinigung (BVBs). Die Auswertung der eingegangenen Angebote erfolgt in vier Stufen: Ausschluss von Angeboten wegen inhaltlicher Mängel, Prüfung auf Ausschlussgründe und Überprüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, Prüfung der Angebote auf Auskömmlichkeit und Plausibilität sowie die Einhaltung vorgegebener Parameter und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes auf der Grundlage der vorab bekannt gemachten Wertungskriterien. Eine ausführliche Dokumentation inklusive einer Vergabeempfehlung sowie die Erstellung eines Auswertungsvermerks (wie Vergabevermerk) sind ebenfalls erforderlich. Zu den sonstigen und übergreifenden Leistungen gehören die Prozessoptimierung zur Steigerung der Effizienz des Ausschreibungsprozesses, die juristische Begleitung des gesamten Ausschreibungsverfahrens, die Begleitung und Unterstützung in der Bieterkommunikation, die Übergabe alter/neuer Dienstleister, die Erstellung eines Qualitätssicherungskonzeptes und die Durchführung von Qualitätskontrollen.