Stunden- und Vertretungsplansoftware mit digitalem Klassenbuch für Schulen

Die Stadt Braunschweig plant die Einführung einer Stunden- und Vertretungsplansoftware sowie eines digitalen Klassenbuchs für die Schulen in ihrer Trägerschaft. Die Software und das digitale Klassenbuch sollen von demselben Anbieter stammen, um eine optimale Integration und Minimierung manueller Datenimporte zu gewährleisten. Eine Schnittstelle zu Iserv ist erforderlich. Die Software kann entweder von der Stadt Braunschweig selbst oder vom Anbieter gehostet werden, wobei das Verfahren optional vollständig oder teilweise browserbasiert sein kann. Die Stadt Braunschweig ist Trägerin von 69 Schulen, darunter Grundschulen, Hauptschulen, Grund- und Hauptschulen, Realschulen, Gymnasien, berufsbildende Schulen, integrierte Gesamtschulen und Förderschulen. Die genauen Schülerzahlen der einzelnen Schulen sind in einer separaten Auflistung enthalten. Die benötigte Anzahl an Lizenzen kann derzeit nur geschätzt werden, da nicht alle Schulen die Software nutzen möchten und nicht jede Schule alle Funktionen benötigt. Derzeit wird von einer vorläufigen Bedarfsermittlung ausgegangen, die Lizenzen für Stundenplanerstellung und digitale Klassenbücher umfasst. Ein Großteil der Schulen benötigt eine Multi-User-Funktion und die Möglichkeit, Wechselunterricht in der Software abzubilden. Einige Schulen müssen zudem mehrere Standorte verwalten können. Diese Zahlen dienen lediglich als Orientierung für die Bieter hinsichtlich der ungefähren Größenordnung der Lizenzabnahme. Soweit Schulen bereits Software von bestimmten Anbietern nutzen, schließen die genannten Zahlen die bereits bestehenden Lizenzen mit ein. Die genannten Lizenzzahlen sind nicht Grundlage einer konkreten Beauftragung im Falle des Zuschlags. Um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, soll die Berechnung auf einer Komplettausstattung mit 69 Lizenzen für alle Schulen basieren, mit Ausnahme von Modulen, die ausschließlich die Standortverwaltung oder die gymnasiale Oberstufe betreffen. Die Einsichtnahme und Bearbeitung von Stunden- und Vertretungsplänen muss browser- und auflösungsunabhängig über PC, Tablet und Smartphone möglich sein. Das Angebot kann sowohl auf Grundlage eines Datenhostings bei der Stadt Braunschweig als auch eines Hostings beim Anbieter erstellt werden. Für die Vergleichbarkeit und Wirtschaftlichkeitsberechnung wird ein Vergleich zwischen Eigen- und Fremdhosting durchgeführt. Der geschätzte wöchentliche Aufwand für den Support des Datenhostings ist im Preisblatt anzugeben. Zum Zeitpunkt der Installation werden handelsübliche PCs mit bestimmten Mindestanforderungen an Hardware und Software eingesetzt. Die vollständige Lauffähigkeit des angebotenen Produkts muss auch im Zusammenhang mit Nachfolgeversionen der eingesetzten Standardsoftware gewährleistet sein. Das System besteht aus mehreren Clientsystemen, einem Webapplikations- und einem Datenbankserver. Alle Netzwerkverbindungen verwenden TCP/IP und standardkonforme höhere Netzwerkprotokolle. Datenbank-, Webserver und Clients müssen in Netzwerken, die durch eine Checkpoint Firewall getrennt sind, funktionsfähig sein. Die bestehende IT-Infrastruktur umfasst Windows Server mit MS SQL-Server oder Debian Linux mit MariaDB als Datenbankanbindung. Sofern das Verfahren auf einem anderen Datenbanksystem aufsetzt, sind die Kosten für einen Full-Service der Datenbank zu berücksichtigen. Als minimale Datenraten der Netzwerkverbindungen des Clients sind bestimmte Werte für Download und Upload vorhanden. Das einzusetzende System soll unter diesen Datenraten lauffähig sein. Die Verteilung und Installation von Software sowie von Updates wird zentral über den Microsoft Endpoint Configuration Manager (MECM) realisiert. Auf dem Clientrechner sollen keine zusätzlichen Programmbibliotheken installiert werden und der Einsatz von Java soll vermieden werden. Sicherheitsupdates für Anwendungen müssen zeitnah bereitgestellt werden, wenn Sicherheitslücken bekannt werden. Die Anwender haben keine administrativen Berechtigungen auf den Clients. Die Anwendung muss ohne administrative Berechtigungen und ohne Veränderung von Standardberechtigungen an System- und Programmverzeichnissen und -dateien lauffähig sein. Software-Lizenzen dürfen nicht über Hardware-Dongles verwaltet werden. Sofern ein Cloud-Betriebsmodell zum Einsatz kommt, müssen alle Informationen während der Übertragung zuverlässig abgesichert werden und bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Die Software as a Service darf nicht Internet öffentlich erreichbar sein und der Zugriff muss technisch auf die städtische IT-Infrastruktur beschränkt sein. Durch den Anbieter sind die Kriterien des BSI-Grundschutzes zu beachten und insbesondere bestimmte BSI-Bausteine zu erfüllen. Ein verfahrensspezifisches Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept ist mit Angebotsabgabe vorzulegen. Zur Nutzung der webbasierten Anwendung auf den Windows-PCs seitens der Verwaltung ist eine weitere Voraussetzung die Proxyfähigkeit. Ein unbeaufsichtigter Zugriff auf städtische Ressourcen ist nicht möglich bzw. nur in dokumentierten Ausnahmen zugelassen. Sofern eine Fernwartung stattfinden soll, muss ein Fernwartungs-Vertrag geschlossen werden. Um die Sicherheit beim Zugriff auf das Benutzerkonto der Stundenplansoftware und des digitalen Klassenbuches zu erhöhen, ist für die Benutzenden eine Multi-Faktor-Authentifizierung vorzusehen. Der Auftrag wird nur an Bieter vergeben, die durch Referenzen nachweisen, dass die Installation/Implementierung des angebotenen Produktes in mindestens 2 niedersächsischen Kommunen mit mindestens 100.000 Einwohnern bereits erfolgreich realisiert worden ist. Es wird erwartet, dass optional Anpassungsprogrammierungen an örtliche Gegebenheiten vorgenommen werden können. Daneben beinhaltet die Ausschreibung die Dienst- und Beratungsleistung für die Einführungskoordination und Implementierung der Software sowie die Schulung des Personals der Stadt Braunschweig und des Landes Niedersachsen (Lehrkräfte). Der Auftragnehmer hat das Verfahren vollständig, voll funktionsfähig und fehlerfrei zu übergeben.