IT-Beratung für Campusmanagementsystem HISinOne an der Goethe-Universität Frankfurt

Die Goethe-Universität Frankfurt schreibt die Dienstleistung "Unterstützung und Beratung bei der Einführung und Implementierung von HISinOne EXA an der Goethe-Universität" aus. Das Projekt zielt darauf ab, ein Campusmanagementsystem einzuführen, das alle Aspekte des Student Lifecycle abdeckt. Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Gestaltung IT-unterstützter, rechtssicherer und effizienter Prozesse im Studienmanagement. Das gewählte Campusmanagementsystem HISinOne der HIS e.G. ist modular aufgebaut und besteht aus APP, STU und EXA. Die Module APP und STU wurden bereits erfolgreich eingeführt. Gegenstand des aktuellen Projekts ist die Umstellung des kompletten Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements auf das Modul EXAmination (EXA) bis spätestens Ende 2028. EXA setzt sich aus Studiengangmanagement (STG), Prüfungsmanagement (PM) und Veranstaltungsmanagement (VM) zusammen. Die Einführung von EXA läuft bereits, und die Umstellung der Prüfungsverwaltung für die Lehramtsstudiengänge ist zum Sommersemester 2023 erfolgt. In einem nächsten Schritt sollen die Prüfungsordnungen der anderen Studiengänge abgebildet und mit Regeln versehen werden. Die Prüfungsordnungen werden in Clustern umgesetzt, um eine zu lange Downtime des Prüfungsbetriebs zu vermeiden. Das Projektteam hat die Arbeit am Prüfungsmanagement im Cluster 1 bereits aufgenommen. Der Start der Umstellung des Veranstaltungsmanagements von QIS/LSF auf EXA ist im Anschluss an die Produktivsetzung des zweiten Clusters geplant. Das Modul ALU für das Alumnimanagement wird an der Goethe-Universität nicht eingeführt. Relevant sind jedoch Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen, die auch für die Anbindung von Lernmanagementsystemen und anderen Systemen mitgedacht werden müssen. Das Implementierungsprojekt beschränkt sich auf das Modul EXAmination (EXA) und angrenzender Schnittstellen. Ziel des Projekts ist die Digitalisierung der Prüfungsverwaltung und des Veranstaltungsmanagements für Lehrende und Studierende. Die Modalitäten der Leistungsnachweiserstellung und Notenübermittlung sollen vereinheitlicht und den Sicherheitsbedürfnissen angepasst werden. Die Goethe-Universität möchte mit Hilfe eines Implementierungspartners eine bestmögliche Integration der bestehenden Systemlandschaft von HISinOne erreichen. Hierfür wird eine konzeptionelle und personelle Unterstützung sowie Beratung im gesamten Projektverlauf erwartet. Die Stakeholder für EXA sind die Prüfungsämter, Fachbereiche, das Hochschulrechenzentrum, das Immobilienmanagement, die Hessische Lehrkräfteakademie, die Akademie für Bildungsforschung und Lehrkräftebildung, das Präsidium, die HIS e.G. und die Studierenden. Der Auftragnehmer wird gemeinsam mit dem Team des Hochschulrechenzentrums und in Absprache mit der GInKo-Projektleitung sowohl beratend als auch in der konkreten Umsetzung aktiv und hilft schnellstmöglich bei der Abbildung der Prüfungsordnungen und der Modellierung von entsprechenden Regeln. Die Auftraggeberin erwartet ein entsprechend aufgebautes Projektteam auf Seiten des Auftragnehmers (mindestens 3 VZÄ) für die Leistungserbringung. Im Laufe des Rollout-Prozesses sowie im Rahmen der Einführung des Veranstaltungsmanagements sollen immer mehr erprobte Prozesse vom Projektteam der Goethe-Universität abgebildet werden, sodass die Einsatzzeit und Personalstärke auf Auftragsnehmerseite zurückgehen und eher eine Begleitung in beratend konzeptioneller Funktion erbracht werden kann. Die Goethe-Universität ist deutschlandweit eine der größten Universitäten, die HISinOne einführt. Die Umstellung von den GX Produkten auf HISinOne erfolgt im Rahmen eines langfristig angelegten Projekts, das bisher 15 Fachbereiche und 22 Prüfungsämter umfasst. Es gilt, die goldene Mitte zwischen Individualität und Harmonisierung zu finden und dies zunächst bei der Abbildung von noch knapp 450 Prüfungsordnungen. Durch die nachgelagerte Einführung des Lehrveranstaltungsmanagements nutzen derzeitig Prüfungsämter in HISinOne den Elementtyp Lehrveranstaltung zur Verwaltung von Teilnahmenachweisen. Ein weiteres wesentliches Merkmal der Prüfungsverwaltung an der GU ist eine in weiten Teilen lehrveranstaltungsbegleitende Leistungserfassung. Studierende können zudem in vielen Prüfungsordnungen in einzelnen Modulen aus mehreren Lehrveranstaltungen eine Lehrveranstaltung auswählen. Weiterhin gibt es an der GU das sogenannte Optionalmodul. Derzeit besitzen etwa 700 Personen Schreibrechte im LSF und wirken an der Entstehung des Vorlesungsverzeichnisses mit. Aktuell erfolgt die Raumbuchung dezentral durch die einzelnen Institute. Während des Einführungsprojektes sind die Anforderungen der Goethe-Universität an ein modernes Raumverwaltungsmanagement zu erheben sowie zu prüfen, ob HISinOne die Anforderungen erfüllt oder ob ggf. ein ergänzendes Produkt über eine Schnittstelle an HISinOne angebunden werden muss. Die zu erbringenden Leistungen umfassen Projektmanagement, Implementierung, technische und fachliche Beratung, Unterstützung beim Datenschutz sowie Anforderungs- und Prozessmanagement. Der Auftragnehmer muss Mindestanforderungen erfüllen und ein Konzept zur Einführung des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements vorlegen. Die Umsetzung der zu vergebenden Arbeitspakete soll schnellstmöglich beginnen und bis zum Projektabschluss, längstens bis zum 31.12.2028, laufen. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich geleistetem Aufwand. Die Goethe-Universität behält sich das Recht vor, die Zusammenarbeit vorzeitig zu beenden, wenn die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht werden.