Druck- und Versanddienstleistungen für wissenschaftliche Evaluation

Die Ausschreibung betrifft die Vergabe von Druck- und Versanddienstleistungen im Rahmen einer Rahmenvereinbarung zur Unterstützung von Befragungen im Bereich der Telematikinfrastruktur (TI) im Gesundheitswesen. Die gematik führt regelmäßig Befragungen von Leistungserbringern und Versicherten durch, um deren Erfahrungen mit der Digitalisierung und den Anwendungen der TI zu erheben. Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen den Druck (Los 1) und Versand (Los 2) von Anschreiben und Erinnerungsschreiben an die Teilnehmer dieser Befragungen. Los 1 beinhaltet im Detail den Druck und die Kuvertierung der Anschreiben und Erinnerungsschreiben. Dies umfasst die Datenübernahme und den Data-Check der Adressdaten, die Umsetzung der Adressen in ein Produktionssatzformat, die Erstellung einer Druckfahne mit einem Beispielanschreiben, den eigentlichen Druck der Anschreiben sowie die Kuvertierung. Es werden voraussichtlich mindestens 10 bis maximal 20 Versionen der Anschreiben gedruckt, wobei die Adressdaten vom Auftraggeber bereitgestellt werden. Die Adressdaten enthalten individuelle Anredezeilen, Codes und Links, die an entsprechender Stelle zu drucken sind, wobei die Links als QR-Codes einzufügen sind. Jede Empfängergruppe erhält eine spezifische Version des Anschreibens, wobei die Gruppen zweimal angeschrieben werden, sodass Druck und Kuvertierung beider Anschreiben in einem Durchgang erfolgen können. Los 2 umfasst den Versand der Anschreiben und Erinnerungsschreiben. Dies beinhaltet die Abholung der beiden Anschreiben beim Druckdienstleister (Los 1), die Frankierung und Posteinlieferung der Anschreiben, die Zustellung an die Empfänger, die Portooptimierung, die Sammlung nicht zustellbarer Briefsendungen (Postrückläufer), die Sammlung der Adressdaten in einer Excel-Liste und die datenschutzkonforme Übergabe an den Auftraggeber sowie die datenschutzkonforme Vernichtung aller Postrückläufer. Die Art der Frankierung obliegt dem Auftragnehmer, wobei auch maschinenlesbare Codes zulässig sind. Die Rückläufer des ersten Anschreibens sind beim Versand des zweiten Anschreibens zu berücksichtigen, d.h. das zweite Anschreiben wird je nach Rücklauf des ersten Anschreibens an bestimmte Empfänger ggf. nicht versandt. Die Anschreiben und Adressdaten werden datenschutzkonform auf einer Plattform des Auftraggebers bereitgestellt. Alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen und in der EU oder dem EWR erfolgen. Mit Zuschlagserteilung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Personenbezogene Daten sind umgehend zu löschen, sobald kein Zweck für eine weitere Verarbeitung mehr vorliegt, wobei ein sicheres Löschverfahren zu wählen ist. Für die Übertragung der personenbezogenen Daten ist ein Verfahren mit geeignetem Verschlüsselungskonzept zu verwenden. Die Datenschutzanforderungen gelten in gleichem Maße für etwaig eingesetzte Unterauftragnehmer.