Rahmenvertrag für Büromaterial der TU Dortmund

Die Ausschreibung beinhaltet die Einrichtung und den Betrieb eines Online-Portals für Büromaterial, das als zentrale Beschaffungsplattform für die AG dient. Das Portal soll einerseits den akkreditierten Bestellern der AG über eine Kataloganbindung in SAP-SRM zur Verfügung stehen, andererseits aber auch allen Mitarbeitern einen direkten Zugriff zur Einsicht des Sortiments ohne Bestellmöglichkeit bieten. Das Sortiment umfasst ein Grundsortiment und ein Randsortiment an Büromaterialien, wobei das Grundsortiment im Online-Portal besonders gekennzeichnet und bei Suchanfragen priorisiert werden muss. Die angebotenen Produkte und Leistungen sind detailliert mit Leistungsmerkmalen und technischen Spezifikationen darzustellen, einschließlich verschiedener Verpackungseinheiten und Preise. Die Authentifizierung und Autorisierung der Besteller erfolgt über das SAP-System, während Mitarbeiter über Shibboleth oder die SSO-Infrastruktur der AG auf das Portal zugreifen können. Die Kommunikation zwischen der AG und dem Server des AN muss über einen gesicherten Kanal (SSL/HTTPS) erfolgen. Das Online-Portal muss über eine OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) an SAP-SRM angebunden werden, um einen nahtlosen Bestellprozess zu gewährleisten. Die Rückübertragung der Daten von der Kataloganwendung an SAP-SRM muss im Encoding UTF-8 oder ISO-8859-1 erfolgen und eine Klassifikation der Produkte nach dem eclass Standard (Version 10.x oder höher) enthalten. Elektroartikel, Lebensmittel, Hygieneartikel und Büroausstattung sind grundsätzlich nicht im Online-Portal anzuzeigen, es sei denn, sie gehören zum Grundsortiment oder es wurde eine gesonderte Vereinbarung mit der AG getroffen. Zusätzliche Werbung für Leistungen, Produkte und Lieferanten, die nicht Teil der Ausschreibung sind, ist im Online-Portal nicht zulässig. Die Lieferung der bestellten Artikel muss individuell und termingerecht frei Verwendungsstelle an jede Adresse auf dem Campus der AG erfolgen. Die AG übermittelt dazu die notwendigen Lieferdaten wie Postanschrift, Gebäudebezeichnung, Raumnummer, Ansprechpartner vor Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Es werden nur die für die Bestellabwicklung, Lieferung und Rechnungsstellung erforderlichen Daten der Beschäftigten erhoben, die vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Der AN muss eine telefonische Erreichbarkeit von montags bis freitags in der Zeit von 8.00 – 16.00 Uhr gewährleisten und einen festen Ansprechpartner für Vertragsangelegenheiten benennen.