Digitalisierung und Verscannung von Verwaltungsakten

Die Kreisverwaltung Pinneberg beabsichtigt, ihre Bestandsakten zu digitalisieren, um eine elektronische Aktenführung (E-Akte) gemäß dem Stand der Technik zu implementieren. Dies beinhaltet die Verscannung von rund 3294 Aktenmetern, was etwa 9.800.000 Images entspricht. Die zu scannenden Akten sind über verschiedene Dienststellen und Außenstellen des Kreises Pinneberg verteilt. Der Prozess soll eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung ermöglichen, bei der Papierdokumente nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder zurückgegeben werden, sobald eine weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Die Digitalisierung soll schrittweise erfolgen, beginnend mit Fachbereich 3 und dem Team Ordnung als Pilot. Die Leistung umfasst die Abholung der Bestandsakten von den verschiedenen Standorten, den sicheren Transport zum Scanzentrum des Auftragnehmers, die Vorbereitung der Sendungen für den Scanvorgang, das Scannen selbst, die Klassifikation (Verschlagwortung) der Dokumente, die Bereitstellung der digitalisierten Dokumente und die temporäre Lagerung mit der Möglichkeit der Zuleitung der Originale und deren anschließender Vernichtung. Vor dem Scanvorgang pro Facheinheit ist ein Workshop zur Planung und Kommunikation des genauen Vorgehens vorgesehen. Die gescannten Dokumente sollen im Dateiformat PDF/A-2 mit integrierter OCR-Texterkennung und Metadaten in das Dokumentenmanagementsystem enaio importiert werden. Die Einhaltung von Standards wie TR RESISCAN, ISO 27001 und ISO 9001 ist gefordert. Die Akten können einseitig oder doppelseitig bedruckt sein, teilweise geklammert oder geheftet, und auch handschriftliche Dokumente sowie Passbilder enthalten. Ein Probescan ist als Teil des Angebots einzureichen, um die Umsetzung von Qualitätskriterien zu überprüfen. Die gesamte Projektlaufzeit wird auf etwa vier Jahre geschätzt, wobei die genaue Startzeit aufgrund eines anderen Großprojekts auf das erste Quartal 2026 verschoben werden könnte. Die Angebote werden nach Preis, Qualität des Probescans und der Konzeptbewertung bewertet.