Digitalisierung und Scandienstleistung für Personenakten

Die Kreisverwaltung Bad Kreuznach plant die Digitalisierung ihres Aktenbestandes im Amt 10 (Ausländerbehörde) zur Bearbeitung im Fachverfahren „Infoma“ und einem Dokumentenmanagementsystem. Hierfür werden Bestandsakten gescannt. Die Akten werden monatlich in Etappen abgeholt und müssen innerhalb einer Woche verarbeitet werden, wobei eine taggleiche Bereitstellung im Bedarfsfall möglich sein muss. Der Zeitraum, in dem die Akten nicht verfügbar sind, ist zu minimieren. Die Digitalisierung soll unmittelbar nach Auftragsvergabe beginnen. Nach der Übernahme der digitalisierten Akten durch den Auftraggeber verbleiben die Papierakten 12 Monate beim Auftragnehmer zur Zwischenlagerung und werden danach vernichtet. Datenschutz und Datensicherheit sind während aller Phasen zu gewährleisten. Der Umfang beträgt ca. 30.000 Akten mit durchschnittlich 170 Blatt pro Akte, wobei Abweichungen möglich sind und die Abrechnung nach tatsächlicher Leistung erfolgt. Die Dokumente sind gelocht, in Hängeregistern abgelegt und enthalten verschiedene Schriftstücke, Formulare und Fotos. Passfotos und kleinere/größere Formate bis DIN A3 sind vorhanden. Ausweisdokumente wie Pässe und Personalausweise sind auszusortieren und gekennzeichnet zurückzugeben. Eine Ortsbesichtigung ist nach Absprache möglich. Die Aufbereitung beinhaltet das Entklammern, Entheften und ggf. Glätten der Seiten sowie das Aufkleben von Fotos. Das Scannen muss in Vollfarbe mit 300 dpi Auflösung erfolgen, mit OCR-Erkennung und komprimierter Speicherung als durchsuchbare PDF. Leere Rückseiten sind zu entfernen, Ränder zu bereinigen und schief eingezogene Seiten zu begradigen. Die Originalinhalte dürfen nicht veränderbar sein, aber ergänzende Funktionen wie Lesezeichen sind erwünscht. Pro Person wird ein PDF-Dokument erstellt, auch bei mehreren Aktenbänden. Die Benennung der Dokumente wird abgestimmt. Die Akten werden in Etappen abgeholt und in feuerhemmenden, abschließbaren Behältern transportiert, die vom Auftragnehmer gestellt werden. Die Behälter müssen ein monatliches Volumen von ca. 2.500 Akten fassen. Leere Behälter werden im Austausch übergeben. Ab dem zweiten Transport ist das bisher gescannte Blattvolumen zu übermitteln. Übergabelisten mit Personenkennziffern (PKZ) werden vom Auftraggeber bereitgestellt. Die Datenübertragung erfolgt über eine sicher verschlüsselte Verbindung. Die zwischengelagerten Dokumente müssen auffindbar sein, um Fehler in der elektronischen Akte beheben zu können. Ein Zugriff auf eine bestimmte Akte während des Scannens muss möglich sein, mit einer Bereitstellung innerhalb einer Woche oder vier Stunden im Eilfall. Die kurzfristige Digitalisierung und Bereitstellung ist Teil des Angebots. Die ersten 40 Akten dienen als Testphase zur Qualitätskontrolle und Abstimmung von Scan-Parametern. Der Auftragnehmer muss die vereinbarte Qualität während des gesamten Projekts aufrechterhalten. Die Qualitätssicherung umfasst fortlaufend Vollständigkeitskontrollen, Lesbarkeitsprüfungen, Zuordnungsprüfungen und die sichere Datenübertragung. Fehlerhafte Scans oder Übertragungen sind zu wiederholen. Die Vernichtung der Originaldokumente und Löschung der Datenträger erfolgt durch den Auftragnehmer nach DIN 66399 (Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 4) mit Nachweis. Die digitalen Daten sind vier Wochen nach Abschluss der Digitalisierung ebenfalls vollständig zu löschen, mit schriftlicher Bestätigung. Erhöhte Schutzmaßnahmen für personenbezogene Daten sind erforderlich, einschließlich Zugangsbeschränkungen, Schutz vor unbefugtem Zugriff und Schulung der Mitarbeiter. Die Kommunikationsverbindungen müssen geschützt sein. Zwischenergebnisse und digitale Dokumente sind nach Freigabe zuverlässig zu löschen. Die Akten dürfen Deutschland aus Datenschutzgründen nicht verlassen. Der Anbieter muss mindestens drei Referenzen im Bereich digitale Archivierung für die öffentliche Verwaltung vorlegen. Eine Verfahrensdokumentation, die Arbeitsabläufe, Datenschutz und Datensicherheit beschreibt, ist zwingend erforderlich. Die Projektdauer beträgt maximal 12 Monate, mit einem Startdatum spätestens zum 15.11.2025. Die Preisgestaltung erfolgt als Festpreis pro Blatt, inklusive aller Nebenkosten wie Transport, Zwischenlagerung und Vernichtung. Die ausschließlichen Nutzungsrechte an den digitalen Daten liegen beim Auftraggeber. Zuschlagskriterium ist zu 100% der Preis. Das Angebot muss den Preis je Blatt, die Verfahrensdokumentation und Referenzen enthalten.