Software as a Service für Finanzbuchhaltung und Controlling

Die Ausschreibung umfasst die Beschaffung und Einführung einer IT-Fachanwendung für Finanzbuchhaltung (inklusive Kostenrechnung) und Controlling. Die Lösung soll als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt werden und die Prozesse im studierendenWERK BERLIN, insbesondere in der Abteilung Finanzen, optimieren. Die Kernziele sind die Einführung einer einheitlichen und integrierten Standardsoftware, die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Erreichung eines hohen Automatisierungsgrades durch standardisierte Prozesse, den Abbau von Medienbrüchen sowie die Erhöhung von Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen die Konfiguration des Gesamtsystems basierend auf den fachlichen Bedarfen, die Erstellung eines Pflichtenhefts, die fachliche und technische Implementierung der Software auf vom Auftragnehmer bereitgestellten Umgebungen, die Migration von Bestandsdaten aus dem System TL1 sowie die Bereitstellung des Gesamtsystems als SaaS-Lösung. Dies beinhaltet auch den Betrieb, Support und die Pflege des Systems. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Projektorganisation und das Projektmanagement, einschließlich der Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen wie Pflichtenheft, Berechtigungskonzept, Systemdokumentation, Datenschutzkonzept, Sicherheitskonzept, Schnittstellendokumentation, Schulungskonzept, Migrationskonzept, Testspezifikation und Testabschlussbericht sowie Nutzerhandbücher. Die Migration von Bestandsdaten der letzten drei Jahre sowie des laufenden Jahres aus dem Modul Kredit des Systems TL1 ist ebenfalls Teil der Leistung. Die Schulung von rund 49 Nutzenden, aufgeteilt in Hauptnutzende (vor Ort) und Basisnutzende (online), ist vorgesehen. Die Barrierefreiheit der Software muss gewährleistet und gegebenenfalls weiterentwickelt werden. Der Auftragnehmer muss ein separates Schulungssystem bereitstellen. Die Abnahme des Gesamtsystems erfolgt nach erfolgreichem Abschluss der Funktionsprüfung und aller Tests. Die Vergütung für die SaaS-Leistungen erfolgt monatlich ab Abnahme, basierend auf der Anzahl der produktiv arbeitenden Nutzenden. Der Betrieb des Gesamtsystems muss performant sein und in ISO27001-zertifizierten Rechenzentren im Geltungsbereich der DSGVO erfolgen. Der Systemservice umfasst die Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft sowie die Überlassung von Programmständen. Supportleistungen müssen in deutscher Sprache erfolgen und bestimmte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten einhalten. Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und neue Versionen werden im Rahmen der SaaS-Leistung ohne gesonderte Vergütung bereitgestellt. Zusätzliche Unterstützungsleistungen und individuelle Weiterentwicklungen des Gesamtsystems können beauftragt werden. Die Projektorganisation und das Projektmanagement müssen eine angemessene Struktur und qualifiziertes Personal umfassen. Der Datenschutz und die Informationssicherheit sind gemäß DSGVO und anderen relevanten Gesetzen zu gewährleisten. Die Zeitplanung sieht eine Projektdauer von etwa 9-10 Monaten bis zur Abnahme und Schulungsabschluss vor.