Fahrradleasing und E-Bike Leasing für Stadt Lingen

Die Stadt Lingen (Ems) sucht einen Dienstleister für das Leasing von Dienstfahrrädern (Fahrräder und E-Bikes bis 25 km/h) für ihre Mitarbeiter. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von vier Jahren, beginnend am 01. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2029. Das Modell basiert auf einer Entgeltumwandlung der Mitarbeiter gemäß dem TV-Fahrradleasing oder § 3 Abs. 3 NBesG. Berechtigt sind alle unbefristet beschäftigten Mitarbeiter, die länger als 6 Monate beschäftigt sind, mit einem maximalen Auftragswert von 7.000 Euro brutto pro Fahrrad inklusive Zubehör. Ausgeschlossen sind Auszubildende, Schüler, dual Studierende, Praktikanten, befristet oder geringfügig Beschäftigte sowie Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit. Der Auftragnehmer muss das gesamte Leasinggeschäft, eine umfassende Versicherung (Vollkaskoversicherung mit breitem Leistungsspektrum ohne Selbstbeteiligung, Bagatellschadensgrenze oder Nachtklausel), Wartungs- und Reparaturleistungen sowie die gesamte Prozessabwicklung von der Bestellung bis zur Rückgabe und Schadensregulierung bereitstellen. Dies beinhaltet die Koordination und das Management aller Prozesse, um eine kontinuierliche Leistungserbringung zu gewährleisten. Für die Stadt Lingen (Ems) sollen keine Kosten entstehen. Der Auftragnehmer schließt mit dem Auftraggeber einen Rahmenvertrag ab und stellt sicher, dass die Leasing-, Versicherungs- und Wartungsverträge den Vorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Einzel-Leasingverträge werden zwischen der Stadt Lingen und den Mitarbeitern geschlossen, ebenso wie Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvereinbarungen. Die Fahrräder können sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden. Alle geleasten Fahrräder müssen gegen Verlust und Beschädigung versichert sein. Der Auftragnehmer stellt ein kostenfreies, benutzerfreundliches und datenschutzkonformes Online-Portal oder eine App für den Bestellprozess zur Verfügung, das eine vollständige digitale Abwicklung ermöglicht. Das Portal soll eine einfache Handhabung für die Mitarbeiter gewährleisten und der Stadt Lingen die Einsicht und Verwaltung aller Vorgänge ermöglichen. Es soll auch die automatische Generierung von Verträgen und die Anzeige von Wartungshistorien unterstützen. Ein Onlinerechner zur Darstellung der finanziellen Auswirkungen für die Mitarbeiter ist ebenfalls erforderlich. Das Fahrradangebot soll umfangreich sein und verschiedene Fahrradtypen von verschiedenen Fachhändlern und Online-Händlern umfassen, ohne Herstellerbindung. Die Fahrräder müssen den geltenden Straßenverkehrszulassungsordnungen entsprechen und können mit leasingfähigem Zubehör ausgestattet werden. Die maximale Wertgrenze für das Fahrrad inklusive Zubehör und Versicherungen liegt bei 7.000 Euro brutto. Nach Vertragsablauf besteht die Möglichkeit der Rückgabe, Übernahme oder eines Folgeleasingvertrags, jedoch ohne festgeschriebene Kaufoption. Das Versicherungspaket muss mindestens Diebstahl, Raub, europaweiten Schutz, Mobilitätsgarantie, Sturzschäden, Material- und Produktionsfehler, Motorschäden, Neuwertdeckung, private Nutzung, Wasserschäden, Elektronik- und Akkuschäden, Totalschaden, Unfallschäden und Vandalismus abdecken. Verschleißreparaturen können optional eingeschlossen werden. Die Prämien für die Versicherungen müssen für die gesamte Vertragslaufzeit garantiert sein. Ein umfassendes Störfallmanagement ist erforderlich, das kostenfreie Rückgabemöglichkeiten bei vorzeitiger Vertragsbeendigung aus verschiedenen Gründen (z.B. Kündigung, Arbeitgeberwechsel, Erwerbsunfähigkeit, Tod, Krankheit, Pfändung) ohne Kosten für die Stadt oder die Mitarbeiter vorsieht. Der Auftragnehmer sichert die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle damit verbundenen Kosten. Für die Leasingobjekte gelten uneingeschränkt die Gewährleistungs- und Garantiebedingungen. Der Auftragnehmer unterstützt die Durchsetzung von Ansprüchen und benennt bei Online-Händlern Vertragswerkstätten. Ein jährlicher Inspektions-Wartungsvertrag zur Prüfung der Verkehrssicherheit ist obligatorisch. Die Verkehrssicherheit muss im Online-Tool des Auftragnehmers dokumentiert werden. Eine vorzeitige Rückgabe des Fahrrads ist nur in begründeten Ausnahmefällen (Störfall) möglich. Eine Kaufoption nach Vertragsende ist nicht vertraglich vereinbart. Bei Nichtübernahme des Fahrrads durch den Mitarbeiter sorgt der Auftragnehmer für die Abholung oder Rückgabe beim Händler, ohne zusätzliche Kosten für die Stadt. Die Bewertung der Fahrräder bei Rückgabe berücksichtigt nur übermäßigen Verschleiß, nicht jedoch Verschleißteile. Der Auftragnehmer ist für die Abwicklung aller Prozesse, die Prüfung der Anträge auf Rechtskonformität und die Information der Stadt bei Nichteinhaltung zuständig. Er sorgt für die Gesetzeskonformität des Modells und schlägt bei Bedarf Anpassungen vor. Der technische Support für das Online-Portal liegt beim Auftragnehmer, dessen Server sich innerhalb der EU befinden müssen. Die Registrierung im Portal erfolgt über E-Mail mit Bestätigungsaufforderung. Das Portal muss eine Händlersuche enthalten und bis zur Beendigung des letzten Leasingvertrags funktionsfähig bleiben. IT-Sicherheit und Datenschutz sind durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten, die dem Stand der Technik entsprechen. Die Datenübertragung muss über SSL erfolgen. Der Auftragnehmer stellt mindestens einen persönlichen Ansprechpartner für die Stadt zur Verfügung und ist während der Geschäftszeiten erreichbar. Nach Zuschlagserteilung findet eine Kickoff-Veranstaltung statt, gefolgt von einer Implementierungsphase mit Schulungen. Die Abrechnung erfolgt zentral durch den Auftragnehmer, der die Daten für das Lohnabrechnungssystem der Stadt bereitstellt. Die Stadt Lingen entscheidet über die Zahlungsweise der Leasingraten. Die Einzelverträge haben eine Laufzeit von 36 Monaten, der Rahmenvertrag 48 Monate. Eine Kündigung ist bei Vertragsverletzung mit dreimonatiger Frist möglich. Die Leasingkonditionen, insbesondere der Leasingfaktor, basieren auf dem 12-Monats-EURIBOR und können angepasst werden. Einzureichen sind u.a. Preisblatt, Konzepte für Bestell-, Umsetzungs- und Serviceprozesse, Kundendienstbeschreibung, Störfallkonzept, Leasingrahmenvertrag, Überlassungsvereinbarung, IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept, detaillierte Beschreibungen der Versicherungspakete und Instandhaltungspakete, Versicherungs- und Wartungsverträge, Beschreibung des Abrechnungsprozesses, Übersicht des Händlernetzes, Bietergemeinschaftserklärung und Zinsgleitklausel. Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot, gewichtet mit 70% Leistung und 30% Preis. Die Leistung wird anhand von Kriterien wie Onlineportal, Störfallkonzept, Versicherung, Diebstahlschutz, Neuwertentschädigung, Umsetzungskonzept, Abrechnungsprozess und Händler im Umkreis bewertet.