Rechnungsworkflow Software für elektronische Rechnungsverarbeitung

Der Landkreis Goslar beabsichtigt die Beschaffung eines Rechnungsworkflows zur Digitalisierung seines papierbasierten Rechnungsprozesses. Das System soll die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen, einschließlich der Standards EN16931, XRechnung und ZUGFeRD, sowie die Verarbeitung von gescannten Papierrechnungen und sonstigen Rechnungen. Es soll auch die Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen unterstützen. Die erwartete Nutzung umfasst 800 named user und 400 concurrent user, mit einem jährlichen Eingang von 40.000 Rechnungen und 1.000 Ausgangsrechnungen. Die Implementierungsphase ist bis zum 31.12.2026 angesetzt und beinhaltet die Bereitstellung eines Testsystems, die Produktivsetzung in einem Fachbereich sowie Schulungen für verschiedene Nutzergruppen, einschließlich Administratoren und Anwender. Es werden Schulungen für Steuerungsdienst Finanzen & Controlling, dezentrales Controlling sowie eine Informationsveranstaltung für alle Beschäftigten angeboten. Die Beschaffung kann in den Varianten "on-Premise" oder "Software as a Service" erfolgen. Die Systemlandschaft des Landkreises Goslar ist weitgehend virtualisiert und nutzt Broadcom VSphere und Omnissa Horizon. Aktuell sind Microsoft Windows 10 und Office 2016 installiert, mit einer erwarteten Umstellung auf Windows 11 und Office 2024. Als Standardbrowser wird Microsoft Edge eingesetzt. Die Serverinfrastruktur basiert auf Microsoft Windows Server 2022 und Microsoft SQL Server 2019. Die digitale Aktenführung erfolgt im Dokumentenmanagementsystem enaio (Version 11.10), das im eigenen Rechenzentrum gehostet wird. Die Finanzwesensoftware ist KDO-doppik&more auf Basis von SAP S/4 HANA, gehostet im Rechenzentrum der KDO. Die IT-Infrastruktur ist über eine 400 Mbit/s Standleitung mit dem Internet verbunden. Die Kosten sind aufzuschlüsseln nach den Varianten on-Premise und Software-as-a-Service, inklusive Lizenz-, Rechnungs-, named und concurrent user-Kosten. Schulungskosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Tagegelder sind ebenfalls anzugeben. Die Preise im Preisblatt werden als Höchstpreise verstanden. Das Projektmanagement ist durch mindestens zwei Projektleiter auf Seiten des Auftragnehmers zu gewährleisten, mit einer Projektsteuerung in einer Projektgruppe. Als Vertragsbedingungen gelten VOL/B, EVB-IT-Verträge (Überlassungsvertrag Typ A/B, Pflegevertrag S, Dienstvertrag) und die in den Vergabeunterlagen genannten Leistungs- und Lieferungsbedingungen. Eigene Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind nicht zugelassen. Datenschutz und Informationssicherheit sind gemäß DSGVO zu gewährleisten, inklusive der Vorlage von Nachweisen über Datenschutzaudits oder Zertifizierungen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird nach Zuschlagserteilung geschlossen. Die Mindestvertragsdauer beträgt 48 Monate. Die Angebotswertung erfolgt ausschließlich nach dem Kriterium Preis, sofern alle Leistungsanforderungen erfüllt sind. Die Leistungsanforderungen umfassen Installation, Systemvoraussetzungen, Einführungsunterstützung, Betrieb, Datenschutz, Informationssicherheit, Support, Schulungen, Nutzer- und Zugriffsverwaltung, Benutzerrollen, Bedienbarkeit, Hilfen, Schnittstellen, fachliche Anforderungen und Projektverlauf. Spezifische Anforderungen beinhalten die Kompatibilität mit der EDV-Struktur, Unterstützung neuer Betriebssystemversionen, dokumentierte Installationen, Browserkompatibilität (Edge, Chrome, Safari, Firefox, Opera), mobilen Zugriff, Verzicht auf Adobe Flash, Installation und Konfiguration durch den Anbieter, Projektleitung durch den Anbieter, Erstellung eines Projekt- und Zeitplans, Berücksichtigung von Meilensteinen und Änderungen, Einhaltung von Datenschutz und Informationssicherheit, Risikoanalyse, Datenschutzfolgenabschätzung, Nachweise über Subunternehmer, Zuverlässigkeit von Fremdpersonal, Ansässigkeit im EWR, keine Leistungskontrolle einzelner Personen, Anpassbarkeit der Werkskonfiguration, Migrationsstrategie, Geheimhaltungsverpflichtung, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Informations- und Auskunftspflichten, regelmäßige Berichterstattung, Fernwartung, Schulung des Personals, ISO 27001-Zertifizierung des Rechenzentrums, Informationssicherheitsmanagementprozess, Datensicherung, Passwortschutz, Session-Timeout, Zwei-Faktor-Authentifizierung, abschaltbare Netzwerkdienste, Penetrationstests, HTTPS-Verschlüsselung, Protokollierung von Stammdatenänderungen, mandantenfähige Umgebung mit sauberer Mandantentrennung, starke Verschlüsselung von Client-Server-Verbindungen, zeitnahe Softwareaktualisierungen, Support und Softwarepflege gemäß EVB-IT-Vertrag, Beseitigung von Störungen und Fehlern mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Servicezeiten, Inhouse-Schulungen für verschiedene Nutzergruppen, Online-Informationsveranstaltungen, Bereitstellung von Schulungsunterlagen, webbasierter oder softwarebasierter Zugriff, rollenbasiertes Berechtigungsmodul, Zuteilung von Anordnungsbefugnissen, Spezifizierung von Autorisierungen (lesen, schreiben, löschen), vordefinierte Benutzerrollen (Administration, Anordnungsbefugt, Unterzeichnungsberechtigt), einfache Einrichtung und Pflege des Berechtigungsmoduls, Rechtevergabe (Zugriffsrechte, Nutzerdaten, Rollendefinition), Deaktivierung/Löschung von Benutzern ohne Beeinträchtigung von Vorgängen, barrierefreie Gestaltung der Software, deutschsprachige Benutzeroberfläche, Menüführung, Hilfetexte und Fehlermeldungen, Hinweisfunktion bei Wartungsarbeiten, ständige Verfügbarkeit der Software, Schnittstellen zum DMS enaio (Version 11.10) und zu SAP, Zusammenarbeit mit KDO-doppik&more, Umsetzung des Standardprozesses, Auslesen von Geschäftspartnerdaten, Erfassung und Anlage fehlender Geschäftspartner, Budgetprüfung, Ablage im DMS enaio, Rechnungseingangsbuch, Prüfung nach § 14 UStG, Kenntlichmachung fehlender Informationen, Anbindung an das Infoma-System, Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen, Konformität mit GoBD, Einbeziehung der Anlagenbuchhaltung, Übertragung von SAP-Berechtigungsobjekten, zweistufiger Freigabeprozess mit zweitem Faktor, Vertretungsregelung, Einbindung von Nutzern ohne SAP- oder enaio-Zugang, änderbarer Workflow-Laufweg. Das erste Projektziel ist die Anbindung mindestens eines Fachbereichs an den Workflow, ohne dass Fachverfahren betroffen sind. Die übrigen Fachbereiche sollen bis zum 31.12.2026 angebunden sein. Das Fachverfahren Liegenschafts- und Gebäudemanagement der Fa. Infoma wird als erstes einbezogen.