Online-Shop und Lieferung von Büromaterial für die Investitionsbank Schleswig-Holstein

Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) sucht einen Dienstleister für die Lieferung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, bedrucktem Briefpapier und die Lagerung sowie den Versand von Werbeartikeln. Die Bestellungen sollen über einen vom Auftragnehmer bereitgestellten Online-Shop abgewickelt werden, auf den ca. 20 Nutzer der IB.SH Zugriff haben. Der Online-Shop muss Kostenstellen, Warenspezifikationen, Verpackungseinheiten sowie Netto- und Bruttopreise inklusive Lieferkosten abbilden können. Die IB.SH verfügt über ca. 170 Kostenstellen, die eigenständig Bestellungen aufgeben. Der Online-Shop muss in deutscher Sprache verfasst sein und eine Verfügbarkeit von über 80% gewährleisten. Er muss den BSI-Standards entsprechen und bei Cloud-Lösungen innerhalb der EU/EWR gehostet werden. Produkte müssen mit Bezeichnung, Bild, Verpackungseinheiten, Hersteller, Nettopreis, Nachhaltigkeitsmerkmalen und Sicherheitszeichen versehen sein. Eine Auftragsbestätigung muss per E-Mail an den Besteller erfolgen, und monatliche Sammelabrechnungen sind nach Kostenstellen gegliedert einzureichen. Ein Berechtigungskonzept mit Administrator-Rolle ist erforderlich, und Änderungen im Kostenstellenverzeichnis sind zeitnah einzupflegen. Die Verfügbarkeit einzelner Artikel muss im Bestellprozess dargestellt werden. Zusätzliche Anforderungen an den Online-Shop umfassen eine effektive Suchfunktion, eine benutzerfreundliche Gestaltung, Favoritenfunktion, Bestellhistorie und die Möglichkeit für Sonderbestellungen. Es sollte die Option geben, einen Mindestbestellwert festzulegen, und ökologische Nachhaltigkeitsaspekte sind zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer beliefert die IB.SH mit Büro- und Verbrauchsmaterialien auf Einzelabruf an die Standorte Kiel und Rostock. Ein Kernsortiment wird vorgegeben, wobei auch Produkte anderer Hersteller mit vergleichbaren Eigenschaften angeboten werden können. Die Lieferungen erfolgen an die Standorte in Kiel und Rostock, wobei das Bestellvolumen für Rostock ca. 5% beträgt. Die Warenannahme ist werktags von 08:00 bis 16:00 Uhr gewährleistet. Bei Bedarf sollen kostenlose Online-Einweisungen für den Onlineshop angeboten werden. Die Versandverpackung soll an den Inhalt angepasst und aus umweltfreundlichen Materialien bestehen. Die Lieferzeiten betragen maximal 5 Werktage, und die Bestellungen sind in separaten Verpackungen für jede Kostenstelle anzuliefern. Eine kostenlose Rücknahme von Verpackungsmaterial ist erforderlich. Der Auftragnehmer liefert auch Briefpapier nach Vorgaben der IB.SH, wobei Preprint Papier mit bestimmten Eigenschaften verwendet werden muss. Ein Probedruck ist vor der Vergabeentscheidung vorzulegen. Ebenso sind Visitenkarten nach Bedarf zu liefern, wobei das Bestellprozedere online gestaltet sein sollte. Optional sollen auch Stempel und Namensschilder bestellbar sein. Die einzulagernden Werbeartikel werden von der IB.SH bereitgestellt und müssen vom Auftragnehmer im Online-Shop abgebildet und bei Bedarf ausgeliefert werden. Der Auftragnehmer erstellt monatliche Abrechnungen und informiert über Mindestbestände. Eine Rücknahme von Restmengen muss möglich sein. Die Werbeartikel werden zum Vertragsbeginn von der IB.SH geliefert, und eine Expresslieferung muss in Ausnahmefällen möglich sein. Das Angebot muss Preisblätter für Büromaterialien, Druckerzeugnisse und Werbemittel enthalten. Ein Konzept zur Verwaltung des Online-Shops, zur Lagerung, Lieferung, zum Drucken des Briefpapiers und zur Verwaltung der Werbeartikel ist vorzulegen. Die Zuschlagskriterien sind Preis (50%) und fachliche Qualität (50%). Es wird eine Rahmenvereinbarung für die Dauer von 48 Monaten geschlossen, und die Angebotspreise sind für 12 Monate bindend. Ein Verhandlungsgespräch ist vorgesehen, in dem der Online-Shop präsentiert wird.