Stadtfest Heidenau Organisation und Durchführung

Die Ausschreibung beinhaltet die umfassende Organisation und Durchführung des Stadtfestes in Heidenau, einschließlich des zugehörigen Festumzugs. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Schaffung eines attraktiven Umfelds durch vielfältige Händler- und Kulturangebote im Veranstaltungsbereich. Ein besonderer Fokus liegt auf kunsthandwerklichen Erzeugnissen, wobei importierte Produkte aus Nicht-EU-Ländern nachweislich unter fairen Bedingungen produziert und gehandelt werden müssen. Im Bereich der Lebens- und Genussmittel sollen mindestens 5 % der Angebote aus zertifizierten Bio-Produkten bestehen. Der Ausschank von Getränken soll vorrangig in Plastikbechern erfolgen, und alkoholfreie Getränke müssen preislich unter alkoholischen Getränken liegen. Die gastronomischen Stände dürfen maximal 50 % der genehmigten Verkaufsstände beanspruchen. Nicht zugelassen sind Handelstätigkeiten, die dem Veranstaltungszweck widersprechen. Die Aufbau- und Abbauzeiten sind auf jeweils vier Werktage begrenzt. Das Stadtfest soll jährlich am letzten Maiwochenende stattfinden, mit spezifischen Veranstaltungszeiten von Freitag bis Sonntag. Das Veranstaltungsgelände umfasst den Marktplatz, den Parkplatz am Brunneneck, Teile der Bahnhofstraße, Ernst-Thälmann-Straße, Schulstraße und Ringstraße sowie den Spielplatz Ringstraße. Bühnen- und Veranstaltungsbereiche sind für das gesamte Veranstaltungsgelände ohne Festzelte zu konzipieren. Der Auftragnehmer muss ein Verkehrskonzept erstellen und umsetzen, Straßensperren personell besetzen, einen Flucht- und Rettungswegplan erarbeiten und umsetzen, ein Sicherheitskonzept erstellen und einen Sicherheitsdienst sicherstellen. Eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Deckungssummen ist erforderlich. Zudem sind (mobile) Toilettenanlagen ohne Nutzungsentgelte bereitzustellen und ein Organisationsbüro während der gesamten Veranstaltungsdauer personell zu besetzen. Ein Sanitätsdienst muss ebenfalls sichergestellt werden. Der Festumzug findet sonntags ab 14.00 Uhr statt, mit festgelegten Aufstellflächen und Streckenführung. Interessenten müssen ein detailliertes bauliches Veranstaltungskonzept, einen Zeitplan für Auf- und Abbau, einen Lageplan, ein Reinigungskonzept, einen Gestaltungsplan und einen Finanzierungsplan vorlegen. Während der Veranstaltung ist eine verantwortliche Person als Ansprechpartner zu benennen. Die Maßnahme beginnt am 01.06.2026 und läuft zunächst bis zum 31.12.2029, mit jährlichen Verlängerungsoptionen bis zum 31.12.2032. Der zentrale Ort für die Durchführung ist der Marktplatz, wo entsprechende Räumlichkeiten anzumieten sind. Der Auftragnehmer muss fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal einsetzen und eine intensive Netzwerkarbeit betreiben. Zum Leistungsspektrum gehören Öffentlichkeitsarbeit, Erschließung weiterer Ressourcen/Kooperationspartner und Monitoring. Ein Zwischenbericht ist jährlich anzufertigen. Der Angebotspreis setzt sich aus dem Preis für die Bereitstellung der Maßnahme pro Monat und dem Preis für die Nachbetreuungsphase zusammen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu mindestens 3 Publikationen in den öffentlichen Medien und zur Durchführung von Besucherbefragungen zur Qualitätssicherung.