CAFM-System Beratung und Einführung für Universität Köln

Die Universität zu Köln (UzK) benötigt externe Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibung und Einführung eines neuen Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systems. Das derzeit genutzte System, FM Essentials von PLANON, wird mittelfristig nicht mehr weiterentwickelt und entspricht nicht mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen. Die Hauptziele sind die Installation eines Instandhaltungsplanungssystems (IPS) zur Erfüllung der Betreiberverantwortung und die Prüfung der Ablösung des bestehenden Ticketing-Systems. Themen wie die Umstellung auf S/4HANA, Nachhaltigkeitsanforderungen, Dokumentenmanagement, Flächenmanagement, Energiemanagement und KI-Potenziale sollen bei der CAFM-Systemausschreibung berücksichtigt werden, ohne jedoch Teil des direkten Projektumfangs zu sein. Die Beratungsleistung gliedert sich in ein Vorprojekt und ein Hauptprojekt. Das Vorprojekt umfasst die Erhebung und Optimierung interner Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (TPV 1), die Erstellung eines Datenkonzepts (TPV 2), eine Marktanalyse (TPV 3) sowie die Definition fachlicher und IT-Anforderungen inklusive Betriebskonzepte (TPV 4). Abschließend werden die Ausschreibungsunterlagen für das Hauptprojekt erstellt (TPV 5). Das Hauptprojekt beinhaltet die Systemimplementierung, Datenmigration, Prozessoptimierung sowie Qualitätssicherung. Die Beratung soll die Ist-Prozesse aufnehmen, Soll-Prozesse definieren und optimieren, eine Marktrecherche durchführen, die Vorgehensweise für die Systemimplementierung evaluieren und die Ausschreibungsunterlagen für die CAFM-Software, die Systemimplementierung, die Datenerhebung und -importe sowie die Qualitätssicherung erstellen. Die Leistungserbringung kann nach Absprache auch vor Ort an der Universität zu Köln erfolgen. Die Universität zu Köln ist an das öffentliche Vergaberecht gebunden und muss mögliche Wettbewerbsvorteile des beratenden Unternehmens im nachfolgenden Vergabeverfahren ausgleichen.