Rahmenvereinbarung für Dienstfahrrad-Leasing für Kommunen in NRW

Die KoPart eG schreibt einen Rahmenvertrag für Dienstfahrradleasing aus, um ihren Mitgliedern (kommunale Arbeitgeber) die Möglichkeit zu bieten, ihren Beschäftigten Fahrräder zur dienstlichen und privaten Nutzung im Rahmen des Dienstfahrrad-Leasingmodells zu überlassen. Der Rahmenvertrag legt die Bedingungen für alle künftigen Einzel-Leasingverträge fest, wobei die KoPart eG selbst keine Vergütung zahlt. Die KoPart-Mitglieder schließen Einzelleasingverträge mit dem vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggeber und Überlassungsverträge mit ihren Beschäftigten ab. Der Auftragnehmer ist für Leasing, Versicherung, Service (Wartung/Reparatur) und die gesamte Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenprozesse zuständig. Die Rahmenvereinbarung umfasst das Management der Leistungsprozesse von der Bestellung bis zur Beendigung jedes Einzelleasingvertrages. Der Auftragnehmer stellt das Fahrrad als Leasinggegenstand zur Verfügung und übernimmt alle damit verbundenen Leistungen, einschließlich Information der Mitarbeitenden, Versicherung, Service und Abwicklungsprozesse. Ansprechpartner für die Mitarbeitenden ist der Auftragnehmer in allen Vertrags-, Versicherungs- oder Wartungsfragen. Jeder Beschäftigte kann ein neues Fahrrad bis zu einem Preis von maximal 7.000,00 Euro brutto nutzen. Es wird keine Mindestabnahmemenge vereinbart, sondern der tatsächliche Bedarf geliefert. Die Abnahmemenge wird auf ungefähr 750 Räder geschätzt, die Höchstmenge der Einzel-Leasingverträge ist auf 1.000 Räder festgelegt. Der Rahmenvertrag läuft über drei Jahre, die Vertragslaufzeit der Einzel-Leasingverträge beträgt 36 Monate. Die Fahrräder müssen der StVZO entsprechen und können mit oder ohne Motorunterstützung bis 25 km/h (E-Bikes) sein. Der Auftragnehmer muss das Leasen von Zubehör ermöglichen und die Beschäftigten über die Notwendigkeit der Nachrüstung informieren. Jedes Fahrrad muss fachgerecht montiert und verkehrssicher übergeben werden. Alle geleasten Fahrräder sind gegen Verlust und Beschädigung zu versichern, wobei eine Vollkaskoversicherung obligatorisch ist. Der Versicherungsschutz muss spätestens ab Gefahrübergang bestehen und darf keine Einschränkungen bei Diebstahl enthalten. Die Vollkaskoversicherung muss Diebstahl, Vandalismus, Unfälle, Bedienungsfehler, Materialfehler und Elektronikschäden abdecken. Zum Leistungsumfang gehört auch ein Inspektionswartungsvertrag, der mindestens eine jährliche Inspektion umfasst. Zusätzlich ist ein Full-Service-Wartungsvertrag anzubieten, der den kostenlosen Austausch von Verschleißteilen abdeckt. Eine vorzeitige Rückgabe des Fahrrads ist nur in Ausnahmefällen (Störfälle) möglich, wie z.B. bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder langfristiger Arbeitsunfähigkeit. Nach Ablauf der Leasinglaufzeit gibt der Nutzer das Fahrrad zurück, wobei weder dem KoPart-Mitglied noch dem Nutzer zusätzliche Kosten entstehen dürfen. Ein Anspruch auf Kauf des Fahrrades nach Ende der Vertragslaufzeit wird nicht vereinbart. Der Auftragnehmer sollte ein umfangreiches Fahrradangebot bei verschiedenen Fahrradfachhändlern in NRW und Hessen anbieten und mit mindestens 800 stationären Fachhändlern kooperieren. Der Auftragnehmer stellt den KoPart-Mitgliedern ein kostenfreies Online-Portal zur Abwicklung der Fahrradbestellungen zur Verfügung, das Funktionen für Nutzer und KoPart-Mitglieder bietet. Das Portal muss vor unbefugtem Zugriff geschützt sein und alle Datenschutzvorgaben der DSGVO erfüllen. Der Auftragnehmer ist Ansprechpartner für die Nutzer zu allen Fragen rund um das Dienstfahrradleasing und stellt den KoPart-Mitgliedern alle erforderlichen Musterverträge zur Verfügung. Nach Zuschlagserteilung findet eine Auftakt-Veranstaltung statt, in der der konkrete Ablauf der Implementierung abgestimmt wird. Der Auftragnehmer schult die Mitarbeitenden des KoPart-Mitglieds und unterstützt bei der internen Kommunikation des Angebots.