Rahmenvertrag Lebensmittellieferungen für gemeinnützige Einrichtungen am Niederrhein

Die Einkaufsgemeinschaft Lebensmittel (EGL) beabsichtigt, einen Rahmenvertrag für die Lieferung von Lebensmitteln abzuschließen. Die anfängliche Laufzeit des Vertrages beträgt ein Jahr, mit der Option auf dreimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr, was eine maximale Laufzeit von vier Jahren ermöglicht. Die EGL besteht aus gemeinnützigen Einrichtungen am Niederrhein und im Rheinland, darunter die Albert-Schweitzer-Einrichtungen für Behinderte gGmbH, Caritas-Haus St. Hedwig, CWWN Niederrhein gGmbH, elco GmbH, Haus Freudenberg GmbH, Lebenshilfe Heinsberg e.V., Lebenshilfe Unterer Niederrhein, Lebenshilfe Oberhausen und WFaA Düsseldorf GmbH. Die Lieferungen erfolgen auf Basis von Einzelbestellungen der teilnehmenden Einrichtungen an deren jeweilige Standorte. Die Abrechnung und Dokumentation der Lieferleistungen erfolgen getrennt für jede Einrichtung, wobei Sammelrechnungen auf Wunsch möglich sind. Der Auftraggeber legt größten Wert auf die Einhaltung hygienischer Standards und Kühlketten. Daher sind Besichtigungen der Betriebe der Bieter vor Zuschlagserteilung und während der Vertragslaufzeit vorgesehen. Die Bestellungen müssen über ein vom Bieter bereitzustellendes elektronisches Bestellsystem (Webshop) abgewickelt werden, das mit gängiger Hardware bedienbar sein muss. Eine Losaufteilung ist nicht vorgesehen, und Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die Angebote müssen in deutscher Sprache verfasst sein, und alle beigefügten Informationen zu Produkten müssen ebenfalls auf Deutsch vorliegen oder mit einer einfachen Übersetzung ergänzt sein. Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Fehlende Unterlagen werden nachgefordert. Die Preisgestaltung für die als 'A'-Artikel klassifizierten Produkte ist für das erste Vertragsjahr fix. Bieter müssen zudem einen umsatzunabhängigen Rabatt auf alle 'B'- und 'C'-Artikel sowie das gesamte Sortiment sowie einen gesamtumsatzabhängigen Rückvergütungsrabatt anbieten. Die Qualität der angebotenen Leistungen fließt zu 40% in die Wertung ein, ebenso wie die Preise. Die Qualität wird anhand eines Konzepts bewertet, das Aspekte wie Hygiene- und Qualitätsmanagement, Liefervorgänge/Logistik, Kundenbetreuung, das Bestellsystem und Umwelt/Nachhaltigkeit abdeckt. Die Bieter müssen detaillierte Angaben zu diesen Punkten in einem gesonderten Anschreiben machen.