Rahmenvertrag für digitale Ausgangspost

Die Stadt Northeim beabsichtigt, den Versand ihrer Ausgangspost zu digitalisieren und sucht einen Dienstleister, der folgende Leistungen erbringen kann: Digitalisierung und elektronische Übermittlung von Ausgangspost, Druck, Kuvertierung und Versand physischer Briefe, Übergabe der erstellten Briefe an die Deutsche Post und Bereitstellung eines benutzerfreundlichen Online-Portals. Die Lösung soll sämtliche Produktionsleistungen beinhalten, insbesondere digitale Beauftragung, Druck, Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post. Die Software soll mit der Infrastruktur des Auftraggebers kompatibel sein und in einem deutschen, DSGVO-konformen Rechenzentrum betrieben werden. Es wird ein Online-Portal mit verschlüsselter Kommunikation und Datenübergabe benötigt. Die Software soll digitale Dokumente in verschiedenen Formaten annehmen können und einen Briefversand direkt im Browser, mit dem Druckertreiber oder per SFTP ermöglichen. Ein Upload von Dokumenten über das Online-Portal sowie eine automatische Konvertierung in ein standardisiertes Format für den Versand sind erforderlich. Die Anbindung von ca. 160 Büroarbeitsplätzen mit Skalierungsmöglichkeit auf 250 wird gefordert. Sämtliche Sendungsarten (Standard, Einschreiben, Postzustellung) sollen aus der Software konfigurierbar und versendbar sein. Die Software muss die Zusteuerung von Deckblättern, Anhängen, Briefpapieren und Unterschriften ermöglichen. Eine Briefzusammenführung aus mehreren Dokumenten heraus sowie ein Massenversand von Schriftstücken mit Hilfe von Serienbriefvorlagen und dazugehörigen Datenquellen sind erforderlich. Eine vollständige Druckvorschau sämtlicher Schriftstücke inkl. Anhänge, das Herunterladen und Archivieren von Dokumenten sowie die Bereitstellung einer Kopie des versendeten Dokuments (lokaler Ausdruck & digitale Ablage) müssen gegeben sein. Die Stornierung von Briefsendungen über die Nutzeroberfläche bis zur Übergabe in die Produktion sowie die Ansicht des Versandstatus sämtlicher Schriftstücke sind erforderlich. Eine Erst-User-Anlage in Verbindung mit AD der Domäne der Stadt sowie ein Sendungsbericht mit Empfänger, Dateititel, Seitenangaben, Hochlade-Datum, Produktionsdatum und ggf. besondere Versendungsart wie Einschreiben oder Postzustellung werden benötigt. Die Übergabe an die Zustellung hat am gleichen Tag zu erfolgen. Die Software-Lösung muss verschiedene Möglichkeiten für das Erstellen von Druckerzeugnissen enthalten, wie Drucktypus, Farbtypus, Faltung, Papierauswahl und Beifügung von Anhängen. Eine monatliche Rechnungsstellung auf Basis eines detaillierten Sendungs-Reporting aufgeteilt nach Kostenstellen ist erforderlich. Ein Administratorenzugang via Web-Oberfläche sowie eine Postausgangsdokumentation mit einer Vorhaltezeit von mindestens 6 Monaten werden gefordert. Es werden eine Administratorenschulung für 10 Teilnehmer sowie voraussichtlich 8 Nutzerschulungen für je 20 Teilnehmer benötigt. Handbücher, Online-Seminare, Webinare oder Videotutorials sind ebenfalls erforderlich. Der Auftraggeber setzt Support durch den Anbieter voraus, einschließlich Ankündigung, Vorbereitung und Durchführung von Updates/Upgrades sowie Wiederherstellung/Instandsetzung der Software innerhalb von 24 Stunden. Zusätzlich ist für Administratoren des Auftraggebers Support (Mo.-Fr., 8:00 – 16:00 Uhr) sicherzustellen, einschließlich Benennung einer zentralen Ansprechstelle, First-Level-Support, Unterstützung/Hilfestellung bei Bedienung und Anpassung des Systems sowie Analyse und Behebung von Fehlermeldungen. Über die Benutzerverwaltung muss das Recht an User erteilbar sein, wer Postzustellungen versenden darf. Das Dokument wird in der Fachanwendung erstellt, Empfänger-Informationen für die PZA Urkunde werden aus dem Dokument übernommen. Die PZA-Urkunde (Farbausdruck) wird automatisch generiert und zusammen mit dem Dokument versendet. Die Produktion von Grundabgabenbescheiden und Mahnungen soll künftig vollständig digital erfolgen.