Empfangsdienstleistungen und Rezeptionsdienst für BGHM Standort Erfurt

Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) beabsichtigt, den zentralen Empfang am Standort Erfurt durch einen qualifizierten Personaldienstleister besetzen zu lassen. Ziel ist es, einen optimalen Service für Kunden, Besucher, Gäste und Mitarbeitende zu gewährleisten. Der Dienstleistungsvertrag soll eine Laufzeit von 24 Monaten mit Verlängerungsoption haben. Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst die Wahrnehmung des Rezeptions- und Empfangsdienstes durch ein fest benanntes Empfangsteam. Die Dienstzeiten sind von Montag bis Freitag von 06:45 Uhr bis 16:00 Uhr. Zu den Aufgaben gehören der Empfang, die Anmeldung und Weiterleitung von Besuchern, das Öffnen und Schließen der Eingangstüre sowie die Einweisung von Handwerkern in die Betriebsordnung. Weiterhin umfasst die Leistung die Erfassung von Besuchern und Handwerkern in Listen, die Verwaltung von Zutrittskarten und die Aktivierung von Zutrittskarten für Schulungs- und Besprechungsräume. Allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz, die Verwaltung von Poolfahrzeugen und die Betreuung von Lehrwerkstattteilnehmern gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Die Entgegennahme von Post, die Einweisung von Spediteuren und Lieferanten, die Pflege des Besucherleitsystems sowie die Leerung des Briefkastens sind weitere Bestandteile der Dienstleistung. Der Dienstleister ist Ansprechpartner für Seminarteilnehmer und sonstige Gäste der Auftraggeberin während der Dienstzeiten. Die Schlüsselverwaltung, die Disposition des internen Konferenzbereichs und die Pflege von Besprechungsterminen in Outlook sind ebenfalls zu übernehmen. Eine enge Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung, die Entgegennahme von Telefonaten und die Erledigung von Anfragen sowie die Durchführung von Erstmaßnahmen bei Entstehungsbränden und vereinbarten Routinemaßnahmen im Notfall sind ebenfalls erforderlich. Der Auftragnehmer benennt eine zentrale Ansprechperson (Objektleitung) zur Sicherstellung einer geordneten Auftragsabwicklung. Das eingesetzte Personal muss optisch erkennbar sein, sicher und freundlich auftreten und gute Deutschkenntnisse besitzen.