Lager- und Logistikleistungen für Filmmedien - Goethe-Institut München

Der Auftraggeber, das Goethe-Institut, sucht einen spezialisierten Lagerdienstleister (LDL) für die Lagerung und Logistik von Filmmedien. Die zu lagernden Medien umfassen primär DCPs (Digital Cinema Packages in Cru Cases), DVDs, Blu-ray Discs, 35mm-Filmkopien und 16mm-Filmkopien, wobei die Liste durch branchenübliche Medien erweiterbar ist. Die Aufgaben des LDL beinhalten die Wareneingangsabwicklung und -kontrolle, die fachgerechte und branchenübliche Lagerung, die Erstellung von Warenbegleitpapieren gemäß den Versandvorschriften des Goethe-Instituts, die Bereitstellung von sachgerechtem Versandmaterial, die fachgerechte Verpackung für den weltweiten Versand, die Versandvorbereitung und die Verladung sowie den Versand der Sendungen oder die Übergabe an vom Goethe-Institut vorgegebene Frachtführer. Des Weiteren gehört die Bestandsführung im eigenen Warenwirtschaftssystem, die Bearbeitung von Retouren aus dem In- und Ausland, Sondertätigkeiten wie Versandaktionen, die Durchführung von Inventuren sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Medien zu den Aufgaben. Der LDL muss über Wissen und Erfahrung in der sachgerechten Lagerung der genannten Medien verfügen und einschlägig geschultes Personal mit Erfahrung in der Überprüfung der Inhalte auf Funktionsfähigkeit und Vollständigkeit sowie bei der Qualitätsprüfung, Befundung und kleineren Reparaturen von 35mm-Filmkopien einsetzen. Die kommunikationsfähigen Mitarbeiter müssen muttersprachliche Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse besitzen. Die technische Ausstattung muss professionelle Geräte zur Überprüfung, Wartung und Reparatur der Medien umfassen, darunter Schneidetische für 35mm-Filmkopien, Hard- und Software zur DCP-Überprüfung, Abspielgeräte und Brenner für DVDs und Blu-ray Discs. Der LDL ist für die Kommunikation mit dem Goethe-Institut zuständig, wobei die Kommunikation primär schriftlich per E-Mail erfolgt. Eine tägliche Erreichbarkeit eines qualifizierten Ansprechpartners ist erforderlich. Die Bestandsführung muss mindestens tabellarisch in digitaler Form erfolgen und täglich aktualisiert werden. Beim Wareneingang sind Lieferscheinentnahme, Wareneingangskontrolle (Prüfung auf Identität, Vollzähligkeit, Schäden) und die Prüfung der Medien selbst durchzuführen. Differenzen und Schäden sind zu dokumentieren und zu melden. Die Wareneingangsbuchung muss am Tag der Anlieferung oder spätestens am nächsten Arbeitstag erfolgen. Wareneingangsmeldungen mit detaillierten Angaben zu den Artikeln, Lieferscheinen sowie festgestellten Differenzen und Schäden sind per E-Mail an das Goethe-Institut zu senden. Retouren müssen ebenfalls im Wareneingang vereinnahmt und geprüft werden. Das Goethe-Institut gibt vor, wie mit Retouren zu verfahren ist (erneuter Versand, Einlagerung oder Aussonderung). Die Lagerstätte muss vor Umwelteinflüssen wie Temperaturschwankungen, Feuchtigkeit, Licht, Schmutz und Staub geschützt sein. Die aktuellen Mengen und der benötigte Lagerraum sind spezifiziert, wobei ein kontinuierlicher Zuwachs erwartet wird. Das Lagerhaltungsprinzip obliegt dem LDL. Die Bearbeitung von Versandaufträgen, die ca. 600 pro Jahr umfassen, erfolgt zeitnah. Die Kommissionierung und Verpackung muss sorgfältig und fachgerecht erfolgen, wobei bestimmte Materialien wie Styropor nicht verwendet werden dürfen und Mehrwegverpackungen bevorzugt werden. Der Warenausgang beinhaltet die Übergabe an den Frachtführer und die Erfassung von Trackingdaten. Der LDL ist für die Erstellung von Paketlabels und die Anmeldung von Sendungen bei Transportdienstleistern zuständig. Regelmäßige Lagerbestandslisten und Status-/Sendungsverfolgungsdaten sind bereitzustellen. Die Bearbeitungszeit für Versandaufträge beträgt maximal zwei Werktage. Die Abrechnung erfolgt monatlich und unterscheidet zwischen Lager- und Handhabungskosten, basierend auf Pauschalen und tatsächlichem Aufwand.