Scandienstleistungen für die Kassenärztliche Vereinigung Berlin

Die Kassenärztliche Vereinigung Berlin (KV Berlin) sucht einen Dienstleister für die Digitalisierung ihrer analogen, papiergebundenen ärztlichen Akten, insbesondere aus dem Bereich Arztregister. Diese Digitalisierung ist ein wesentlicher Schritt zur Migration der Akten in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das bereits seit Januar 2022 eingeführt wird. Das betrifft in erster Linie die Arztregister-Akte, die zur Eintragung in das Arztregister dient. Es wird mit rund 31.900 Akten gerechnet, wobei die maximale Seitenzahl auf 1.500.000 geschätzt wird. Der Scan soll als stichtagsbezogener Gesamtscan erfolgen, wobei das Entfernen von Seiten nicht zulässig ist. Jeder Geschäftsvorfall einer Akte wird in ein separates PDF-Dokument gescannt, das später in der zugehörigen digitalen Mitgliederakte im DMS abgelegt wird. Die migrierten analogen Dokumente sollen sowohl in die Arztregisterakte als auch in die Stammdaten der Personenakte integriert werden. Die Arztregisterakte ist dabei in der übergeordneten Aktenstruktur der Personen- und Leistungserbringerakte zugeordnet, was die Verwendung von Deskriptoren erfordert. Der Dienstleister muss einen Prozess für die Aussortierung von Originalzertifikaten im Digitalisierungsprozess vorlegen und sicherstellen, dass die Arztregister- und Zulassungsausschussakten aus datenschutzrechtlichen Gründen getrennt werden. Alle Akten sollen innerhalb von 10 Kalenderwochen nach Projektstart digitalisiert sein. Der Dienstleister ist verantwortlich für das selbstständige und alphabetische Abholen der Akten aus dem Archiv, ohne Vorsortierung durch die KV Berlin. Es muss dokumentiert werden, welche Akten mitgenommen und zurückgebracht werden. Der Scan soll vorzugsweise in den Sommermonaten und nicht am Quartalsende erfolgen. Die Digitalisierung kann entweder vor Ort bei der KV Berlin oder beim Dienstleister erfolgen, wobei die Vorgaben des Auftragsverarbeitungsvertrages und die technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben zu beachten sind. Der Bieter muss einen detaillierten Digitalisierungsprozess darstellen, Referenzen von Scan-Projekten mit Verwaltungskontext nachweisen und Angaben zur Anzahl und Qualifikation der Mitarbeitenden machen, die Zugriff auf die Daten der KV Berlin haben. Es sind besondere Schutzmaßnahmen im Hinblick auf Verschlüsselung, Notfallmaßnahmen und Backups zu treffen. Eine BSI-konforme Migration in Form von RESISCAN oder vergleichbar ist erforderlich. Die Dokumente müssen doppelseitig, mit mindestens 300 DPI in Farbe und im Format PDF-A gescannt werden. Eine OCR-Erkennung muss bereits in der Digitalisierung durchgeführt werden. Die eingescannten Dokumente sind nach Vorblättern in Datenpakete zu trennen und nach einem vorgegebenen Schema zu benennen. Der Bieter muss darlegen, wie die Dokumente der KV Berlin zeitnah und sicher bereitgestellt werden können und einen realistischen Zeitplan für die Digitalisierung aller Akten vorlegen.