Catering und Garderobe/Registrierung für die SchuMaS-Netzwerktagung

Die SchuMaS-Netzwerktagung, eine Veranstaltung des BMBF-geförderten Forschungsverbunds „Schule macht stark- SchuMaS“, findet am 12. und 13. November 2025 an der Universität Mannheim statt. Es werden rund 300 Teilnehmende aus den Bereichen Schule, Politik, Bildungsverwaltung und Bildungsforschung erwartet. Die Veranstaltung beinhaltet Redebeiträge, Podiumsdiskussionen sowie Vernetzungs- und Workshop-Phasen. Der beauftragte Caterer ist für die vollständige kulinarische Versorgung der Teilnehmenden an beiden Tagen zuständig. Dies schließt die Bereitstellung von Getränken und Speisen sowie die dazugehörige Ausstattung wie Gläser, Geschirr, Besteck, Tische, Theken und Kühlschränke ein. Die Entsorgung des anfallenden Mülls obliegt ebenfalls dem Caterer. Am ersten Tag der Tagung, dem 12. November, ist ein Abendessen ab 18:30 Uhr vorgesehen. Sowohl das Mittagessen am 13. November als auch der Mittagsimbiss am 12. November finden in den Katakomben der Universität statt. Je nach Teilnehmerzahl und Platzangebot sollen beim Mittag- und Abendessen neben Stehtischen auch Sitzmöglichkeiten vorhanden sein, wofür das Mobiliar vom Caterer gestellt werden muss. Zusätzlich wird eine Garderobe mit Personal für ca. 300 Personen benötigt, inklusive Garderobenständern und weiterer Ausrüstung. Am ersten Veranstaltungstag muss auch die Akkreditierung der Teilnehmenden durchgeführt werden, was die Erstellung von Teilnehmerlisten, das Einholen von Unterschriften, die Ausgabe von Teilnahmezertifikaten und Namensschildern umfasst. Hierfür ist das notwendige Mobiliar wie Tische und Stühle vom Caterer bereitzustellen. Besondere Sorgfalt ist bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung geboten, insbesondere im Hinblick auf Sicherheits- und Brandschutzbedingungen sowie den Vorrang des universitären Betriebs in denkmalgeschützten Räumlichkeiten. Eine enge Abstimmung mit den Verantwortlichen des Veranstaltungsortes ist unerlässlich. Kosten für Fehlalarme der Brandschutzeinrichtungen sind vom Auftragnehmer zu tragen. Am Vormittag des 12. November findet vorab die Sitzung der Bund-Länder-AG für ca. 30 Personen statt, für die ein separates Catering mit gesonderter Kostenweisung erforderlich ist. Das Catering umfasst im Detail: Mittagsimbiss am 12.11. mit Wraps, Focaccias, kleinen Bowls, Laugenstangen mit Obazda und Desserts (mindestens 1/3 vegan, vegetarisch, glutenfrei). Warmes Abendessen am 12.11. als Buffet mit Salatstation, Vorspeisen, mind. 3 Hauptgerichten (davon 1 vegan, 1 vegetarisch), Beilagen und 2-3 Desserts (davon mind. 1 vegan). Warmes Mittagessen am 13.11. als Buffet mit Suppen-, Pasta- und Bowlstationen, Currywurst (normal und vegan) sowie 2-3 Desserts. An beiden Tagen ganztägig Getränke (Kaffee, Tee, Milch, Hafermilch, verschiedene Teesorten, Mineralwasser, Softdrinks, Apfelsaftschorle, Fruchtschorle) und Obst. In den Kaffeepausen werden Snacks/Fingerfood und Kuchen gereicht. Die Speisenauswahl wird nach Auftragserteilung in Absprache festgelegt, wobei regionale Produkte bevorzugt werden sollen. Mindestens ein Gericht pro Kategorie muss vegan, vegetarisch und glutenfrei sein. Die Kosten werden nach Verbrauch abgerechnet, die genaue Teilnehmerzahl wird zwei Wochen vorab mitgeteilt. Mobiliar wie ca. 90 Stehtische und Tische für die Speisenbereitstellung sind vom Caterer zu stellen. Die Garderobe muss über beide Tage besetzt sein, mit verstärkter Präsenz zu Beginn und Ende sowie am ersten Abend. Die Akkreditierung am ersten Tag umfasst die Ausgabe von Namensschildern und Teilnahmezertifikaten. Grobe Reinigung und Abfallentsorgung der Räumlichkeiten sowie die Entsorgung von Speiseresten sind ebenfalls Teil der Leistung. Kurzfristige Verschmutzungen und die Reinigung des gestellten Equipments sind vom Caterer zu übernehmen. Der Caterer stellt das gesamte benötigte Equipment, inklusive Transportbehälter und Fuhrpark, sowie ausreichend Personal für Ausgabe und Reinigung. Reise- und Verwaltungskosten sowie Kosten für Kühlwagen sind vom Caterer zu tragen. Optionale Leistungen umfassen die Vergütung von Personalkosten bei Veranstaltungsverlängerung auf Stundenbasis und die Bereitstellung alkoholischer Getränke am ersten Abend auf Selbstzahlerbasis. Ein weiteres optionales Angebot betrifft das Catering für den politischen Austausch am 12.11. mit Getränken, Gebäck und Obst. Die Verpflegung muss den DGE-Richtlinien für vollwertige Ernährung entsprechen. Der Caterer ist für die Einhaltung aller Hygiene- und Lebensmittelvorschriften verantwortlich und stellt die Berufsbekleidung für sein Personal. Der Caterer haftet für Schäden, die durch ihn oder sein Personal verursacht werden, und muss eine Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen.