Konzept New Work und Microsoft 365 Services für Arbeitsplatzumgebung

Die AMO GmbH, eine gemeinnützige Gesellschaft zur Förderung von Wissenschaft und Forschung im Bereich Mikro- und Optoelektronik, beabsichtigt die Erstellung und gegebenenfalls Implementierung eines Konzepts für eine neue Arbeitsplatzumgebung "New Work" unter vorrangiger Nutzung von Microsoft 365 Services. Ziel ist die Weiterentwicklung der Arbeitsweise zur Steigerung von Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit, insbesondere durch Verbesserung der bereichsübergreifenden Kommunikation und Optimierung von Approval-Prozessen. Ein besonderer Fokus liegt auf der Integration neuer Mitarbeiter durch standardisierte Onboarding-Prozesse und digitale Lernformate. Die AMO steht vor der Herausforderung, ein flexibles und kreatives Arbeitsumfeld mit hohen Anforderungen an Informationssicherheit und Vertraulichkeit von Forschungsdaten zu vereinen. Das zu erstellende Konzept soll daher praktikable Lösungsansätze zur Durchsetzung der Informationssicherheitsanforderungen, einschließlich einer Dokumentenklassifizierung, beinhalten. Es muss die digitale und physische Zusammenarbeit, den sicheren Informationsaustausch, die Arbeitsplatzgestaltung sowie die Überleitung bestehender Arbeitsweisen in zukünftige Verfahren berücksichtigen. Dies schließt die Anpassung von Prozessen der Zusammenarbeit, Kommunikation, Datenablage, Informationsgewinnung und -verteilung sowie die Nutzung von Softwarewerkzeugen ein. Das Konzept soll detailliert genug sein, um von einem fachlich geschulten Dritten umgesetzt werden zu können. Die Themenfelder, die im Konzept mindestens zu bearbeiten sind, umfassen die Arbeitsumgebung (inkl. Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Onboarding, Meetings, Nutzung von Teams, Zusammenarbeit mit Partnern, Workflow-Management, interne Kommunikation), Telefonie (Umstellung auf integrierte Teams-Telefonie), Endgerätemanagement (Prüfung von Intune), Informationssicherheit (Dokumentenklassifizierung, Verschlüsselung, Netzwerksegmentierung, Umgang mit sensiblen Daten, Schutz von Forschungsdaten, Umgang mit Cloud-Anbietern, Exit-Strategie), mobiles und hybrides Arbeiten, Zusammenarbeit mit externen Partnern, Workflow- und Freigabeprozesse, Identitäts- und Zugriffsmanagement sowie Dokumentenmanagement (inkl. Archivierung und Löschung). Des Weiteren soll der Einsatz von KI-Verfahren in der Arbeit geprüft und ein Plan zur technischen Implementierung mit Zeitablauf und Aufwänden erstellt werden. Optional können die technische Implementierung, das organisatorische Change-Management (inkl. Schulungen und Erstellung von Schulungsmaterialien) sowie nachgelagerte Beratungsleistungen beauftragt werden. Die Qualifikation des angebotenen Personals, insbesondere in Bezug auf arbeitsorganisatorische und methodische Aspekte, ist von hoher Bedeutung.