KYC Software für automatisierte Geschäftspartnerprüfung

Die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) beabsichtigt die Beschaffung einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung für Know-Your-Customer (KYC)-Prüfungen. Die Laufzeit des Vertrags beträgt drei Jahre mit einer Option auf ein weiteres Jahr. Ziel ist die automatisierte und regelkonforme Prüfung persönlicher und geschäftlicher Daten von Geschäftspartnern zur Prävention von Geldwäsche, Wirtschaftskriminalität und Terrorismusfinanzierung. Die Prüfungen sollen sowohl regelmäßig als auch anlassbezogen erfolgen. Das erwartete Prüfvolumen liegt bei 1.000 Vorgängen pro Jahr, mit einer prognostizierten Verdopplung innerhalb der nächsten fünf Jahre. Die Lösung muss hohe Skalierbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleisten und mit bestehenden IT-Systemen kompatibel sein. Umfassende Audit- und Reporting-Funktionalitäten sind erforderlich. Die Software muss in deutscher Sprache verfügbar sein und automatisierte Prüfungen in definierten Intervallen durchführen. Die Anbindung von Datenquellen soll über verschiedene Formate wie Excel oder CSV sowie über Schnittstellen erfolgen. Das System muss auf Änderungen von Daten, negative Presseberichte oder Treffer in Sanktionslisten reagieren und Benachrichtigungen auslösen. Anlassbezogene Prüfungen müssen manuell durchführbar sein. Prüfvorgänge müssen risikobasiert zur Wiedervorlage gestellt werden können. Die Lösung muss nationale und internationale Geschäftspartner prüfen und auf aktuelle Datenquellen zugreifen. Ergebnisse sollen grafisch visualisiert werden, insbesondere Unternehmensverflechtungen. Die Datenquellen müssen tagesaktuell sein und das System eine stabile Update-Strategie haben. Die Software muss intuitiv bedienbar sein und der Anbieter eine Schulung anbieten. Mindestanforderungen umfassen die Bereitstellung als Cloud-Service in einem zertifizierten Rechenzentrum innerhalb Deutschlands oder der EU mit strikter Mandantentrennung. Verpflichtende Sicherheitsmaßnahmen beinhalten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept, lückenlose Protokollierung und hohe Verfügbarkeit mit Backup- und Disaster-Recovery-Mechanismen. Die Lösung muss eine umfassende Analyse der Unternehmensstruktur, einschließlich Geschäftsführung, Prokuristen, Gesellschaftern und deren Verflechtungen, ermöglichen. Zwingend erforderliche Prüfungen umfassen die Unternehmensstruktur, Firmenbeteiligungen, Insolvenzmitteilungen, Bilanzen, Adverse-Media-Checks, eine risikobasierte Erstbewertung des GwG-Risikos, Bonitätsabfragen, Abfragen aus dem Wettbewerbsregister sowie die Berücksichtigung von Sanktions-, Watch-, PEP-, Terror-, Korruptions- und Embargolisten sowie Hochrisikoländerlisten. Die Ergebnisse müssen in PDF, XML und CSV exportierbar sein und vom Auftraggeber konfigurierbar sein. Die Software muss vollständig barrierefrei gestaltet sein und den gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit in der Informationstechnik entsprechen, einschließlich BITV 2.0, EU-Richtlinie 2016/2102 und WCAG 2.1 (Level AA). Die Barrierefreiheit wird durch die BIM überprüft und ist eine Voraussetzung für die Abnahme. Die Abnahme erfolgt nach Übergabe der Software und aller erforderlichen Dokumentationen. Es werden zunächst fünf Nutzerzugänge eingerichtet, mit der Möglichkeit zur Bereitstellung weiterer Zugänge. Eine Einführungsschulung und eine kostenfreie Service-Hotline sind erforderlich. Alle Mindestanforderungen müssen mit Angebotsabgabe bestätigt werden.