Software für Qualifizierungsmanagement und Personalentwicklung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer umfassenden Softwarelösung für das digitale Qualifizierungsmanagement, die ein integriertes Learning Management System (LMS) beinhaltet. Die Software muss Module zur Verwaltung von Aus- und Fortbildungsveranstaltungen, einschließlich Planung, Teilnehmer-, Dozenten- und Ressourcenmanagement, sowie zur Seminar- und Kursverwaltung umfassen. Ein zentraler Bestandteil ist das Qualifikations- und Fortbildungsmanagement, das die Erfassung von Qualifikationen, die Anzeige von ablaufenden Pflichtfortbildungen und die Ableitung von Veranstaltungsbedarfen ermöglicht. Das LMS soll die Bereitstellung von Lehrmaterialien in verschiedenen Formaten, die Verknüpfung von Lerninhalten mit Veranstaltungen und den Austausch von Informationen über Chat oder Foren unterstützen. Des Weiteren sind Funktionen für anonyme Feedbackbefragungen mit Auswertungsmöglichkeiten, ein fortlaufendes Bildungscontrolling zur Erfassung von Teilnahmezahlen und Angeboten sowie eine Budgetverwaltung zur Abbildung von Kosten und Budgetentwicklungen erforderlich. Die Software muss eine Datenübernahme aus MS Access gewährleisten und über eine modulare Struktur verfügen. Die Benutzersprache ist Deutsch. Es wird eine Testversion mit einer mindestens zweiwöchigen Testphase gefordert, deren Ergebnisse in die Umsetzung einfließen. Schulungen für Administratoren und Anwender (Selbstlernmodule) sind ebenfalls Teil der Leistung. Ein frei definierbares Berechtigungs- und Rollenkonzept ist unerlässlich, wobei die Software eine Benutzerverwaltung mit verschiedenen Rollen und Rechten, sowohl fachbereichsübergreifend als auch fachbereichsspezifisch, unterstützen muss. Die Software muss modular aufgebaut sein und eine aufeinander abgestimmte Softwareumgebung ohne Logikbrüche ergeben. Sie muss umfangreiche Controlling-Möglichkeiten für verschiedene Berechtigungsebenen bieten und über einen Suchindex verfügen. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO, BITV 2.0 und DIN 301-549 sowie DIN 27001 ist zwingend erforderlich. Die Software wird als Software-as-a-Service (SaaS) über einen Internetbrowser genutzt, ohne dass Plug-Ins oder Add-ons installiert werden müssen. Die IT-Sicherheit muss gemäß BSI-Standard 200-1 bzw. ISO/IEC 27001 gewährleistet sein, inklusive der Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, redundanter Datenspeicherung und regelmäßiger Sicherheitsupdates. Die Software muss eine Funktion zur Erstellung von Kopien personenbezogener Daten und zur Datenfilterung für Auskunftsansprüche bieten. Die Verfügbarkeit der Software wird mit 95% über 365 Tage angesetzt, mit einer Störungsbeseitigung innerhalb von 24 Stunden. Es muss eine Störungshotline oder ein Ansprechpartner während der Geschäftszeiten verfügbar sein. Die Software muss den gleichzeitigen Zugriff von mindestens 300 Benutzern ermöglichen. Die Anpassung der Gültigkeitsdauer von Passwörtern und die Vergabe von Einmalpasswörtern sind gefordert. Ein Löschkonzept für nicht mehr benötigte personenbezogene Daten ist erforderlich. Die Software muss eine Benutzerverwaltung mit verschiedenen Rollen- und Rechtevergaben bieten, die flexibel anpassbar ist. Die Erstellung eines Rollen- und Berechtigungskonzepts durch den Auftragnehmer ist gefordert, wobei Berechtigungen automatisch entsprechend des Rollenbildes vergeben werden sollen. Beispielhafte Rollen wie Administratoren, Editoren, Mitarbeiter und Trainer/Dozenten sind zu implementieren. Schulungen für Administratoren mit praktischem Vertiefungsteil und Selbstlernmodule für Anwender sind bereitzustellen. Optional können Module für Personalbetreuung und Personalplanung erworben werden, deren Preise in die Bewertung einfließen.