Digitalisierung des Aktenarchivs in Hannover

Auftraggeber

Landeshauptstadt Hannover - Fachbereich Tiefbau

30159, Hannover

Veröffentlicht

Angebotsfrist

01.03.26

02.04.26, 07:00

vor 2 Tagenin 4 Wochen

Steckbrief

Aktendigitalisierung

Archivdigitalisierung

Scannen

Dokumentenmanagement

Zusammenfassung

Die Ausschreibung betrifft die Digitalisierung eines Aktenarchivs für den Fachbereich Tiefbau der Landeshauptstadt Hannover. Dies umfasst das Scannen von ca. 52.000 Akten mit rund 4 Millionen Blatt, die Vorbereitung, den Transport, die Einlagerung und die datenschutzgerechte Vernichtung der Originalunterlagen nach ISO 66399. Die Leistung soll im Zeitraum von Mai 2026 bis Mai 2029 erbracht werden.

Zeitplan

Bekanntmachung01.03.26

Heute04.03.26

Bieterfragenfrist26.03.26

Abgabefrist02.04.26

Veröffentlichungsende02.04.26

Laufzeitbeginn31.05.26

Laufzeitende30.05.29

Ausschreibung

Reichweite:

Vergabeart:

Offenes Verfahren

Vergabeverordnung:

VgV

Leistung:

Dienstleistungen

Klassifizierung:

Dokumentenmanagement

Zuschlagskriterien:

Preis

Auftrags-Budget:

600.000 €

Erfüllungsort:

30159 Hannover, Deutschland

Abgabe

Abgabeform:

Elektronisch

Angebotssprachen:

Deutsch

Anzahl der Angebote:

Mehrere Hauptangebote sind nicht zulässig.Nebenangebote sind nicht zulässig.

Voraussetzungen

Finanziell:

Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens in dem entsprechenden Tätigkeitsbereich von min. 750.000,- Euro / Jahr - in den letzten drei Geschäftsjahren.

Rechtlich:

Es gelten die Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 des GWB bzw. soweit im Vergabeverfahren zutreffend die §§ 6e EU, 16 EU VOB/A; 42 Abs. 1, 57 VgV

Sonstige:

Nachweis der erforderlichen datenschutzgerechten Transportkapazitäten für die Abholung der Archivakten in Margen von jeweils ca. 6.500 Stück.
Quantität = Nachweis für eine Kapazität zur Verarbeitung von bis zu ca. 4.000.000 Blatt.
Qualität = Nachweis über Erfahrungen mit Verarbeitung von Dokumenten der öffentlichen Verwaltung (insb. hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Anforderungen) aus den letzten drei Jahren.
Aktenvernichtung = Nachweis über Erfahrungen mit der Vernichtung von Papierakten mit dem Schutzbedarf nach den Anforderungen der DIN ISO 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4 aus den letzten drei Jahren.
Referenz = Nachweis über die Durchführung von mit mindestens einem vergleichbaren Digitalisierungsprojekt (Akten und großformatige Pläne/Zeichnungen mit PDF/A-1- oder PDF/A-2 Konvertierungen) sowie einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von mehr als 500.000,- € netto innerhalb der letzten drei Jahre.
Zertifizierung gemäß BSI = Der AN verfügt über eine Zertifizierung gemäß BSI oder Nachweis, dass die technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESIS-CAN)“ eingehalten ist.

Dokumente

Dateiname

Anlage_2_Transfervermerk.pdf
Verwaltung
87.33 KB
1 Seite
Dieses Dokument ist ein Transfervermerk zur Umsetzung der Anforderungen der TR-RESISCAN 03138. Es bestätigt die elektronische Übertragung eines Schriftstücks in eine elektronisch geführte Akte bei der Landeshauptstadt Hannover, inklusive Details zur Übereinstimmung mit dem Original und Dokumenteninformationen.
Vergabeunterlagen_Vergabe_66-0190-26.pdf
Richtlinien
1.99 MB
36 Seiten
Leitfaden für die elektronische Angebotsabgabe, der Bietenden empfiehlt, wie sie Vergabeunterlagen herunterladen, ausfüllen, zusätzliche Nachweise hochladen und ihr verschlüsseltes Angebot über das ava-sign Programm an die eVergabeLHH senden können. Es wird auch erklärt, wie Angebote eingesehen oder zurückgezogen werden können.
Anlage_1_Auftragsvolumen.pdf
Leistungsumfang
372.52 KB
1 Seite
Dieses Dokument spezifiziert das Auftragsvolumen für Digitalisierungsdienstleistungen, aufgeteilt nach verschiedenen Aktenarten wie ARA Straßenakte, Wegeakte, Fördermaßnahmen, Bebauungsplanakten und Erschließungsverträge, inklusive der geschätzten Anzahl von Akten/Ordnern und DIN A4-Blättern sowie Anmerkungen zu den durchschnittlichen Ordnerinhalten.
Anlage_4_Vertrag_Auftragsdatenverarbeitung.pdf
Vertragliches
232.28 KB
6 Seiten
Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen der Landeshauptstadt Hannover und einem Auftragsverarbeiter, die die Einhaltung der DSGVO sicherstellt. Sie regelt den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung von Massenscans von Akten des Fachbereichs Tiefbau, einschließlich Straßen- und Wegeakten, Fördermaßnahmen, Bebauungsplanverfahren und Erschließungsverträgen.