Fahrradleasing für Landesbeschäftigte Nordrhein-Westfalen

Gegenstand der Ausschreibung ist die Schaffung einer Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings durch Entgeltumwandlung für die Beschäftigten des Landes Nordrhein-Westfalen und der Hochschulen in Nordrhein-Westfalen. Dies beinhaltet die Implementierung und den Betrieb eines digitalen Onlineportals, das als browserbasierte Plattform für alle vertragswesentlichen Schritte dient. Das Portal muss getrennte Bereiche für Arbeitgeber und Beschäftigte aufweisen und einen vollständig digitalen Bestellprozess von der Antragstellung bis zur Genehmigung ermöglichen. Es muss bis zur Beendigung des letzten Leasingvertrags verfügbar sein und die Abwicklung von Rücknahmen, Schadensmeldungen sowie Störfällen unterstützen. Die Dokumentation von Wartungen soll ebenfalls über das Portal abrufbar sein, ohne zusätzliche Kosten für die Nutzer zu verursachen. Das Portal muss benutzerfreundlich, barrierefrei gemäß BITV 2.0 und DSGVO-konform sein und allgemeine IT-Sicherheitsanforderungen erfüllen. Der Arbeitgeberbereich muss die Verwaltung sämtlicher Leasingverträge und Unterlagen durch mehrere Mitarbeiter ermöglichen und automatisch Verträge sowie Protokolle generieren. Monatliche Abrechnungslisten für maschinelle Auswertung und ein detailliertes Berichtswesen sind ebenfalls gefordert. Schulungen für die zuständigen Ansprechpersonen beim LBV NRW werden angeboten. Der Beschäftigtenbereich muss eine klare Trennung zwischen öffentlichen und nichtöffentlichen Inhalten aufweisen, Informationen über das Leasingmodell, einen Leasingrechner und die Möglichkeit zur eigenständigen Antragsstellung bieten. Eine Händlersuche ist ebenfalls integraler Bestandteil des Portals. Die genaue Gestaltung des Portals erfolgt in Abstimmung mit der Auftraggeberseite. Des Weiteren sind feste Projektleitungen und Vertretungen seitens des Auftragnehmers zu benennen, die als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Die Personalressourcen für die Projektdurchführung müssen benannt werden. Der Auftragnehmer muss zu üblichen Geschäftszeiten für Rückfragen der Beschäftigten erreichbar sein und diese zeitnah bearbeiten. Für die Mitarbeiter des LBV NRW sind individuelle persönliche Ansprechpartner zu definieren, die kurzfristig Rückfragen beantworten und Problemfälle lösen können. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber mit kostenfreien Informationsmaterialien in digitaler und Papierform zur internen Kommunikation. Die Auswahl der Leasinggegenstände umfasst Fahrräder gemäß den tariflichen und beamtenrechtlichen Bestimmungen, wobei Hersteller- und Händlerrabatte 1:1 weitergegeben werden müssen. Leasingfähiges Fahrradzubehör ist ebenfalls zulässig. Ein ausreichend großes Händlernetz mit freier Markenwahl und sämtlichen Fahrradtypen ist bereitzustellen, wobei mindestens 5.000 Händler in Deutschland und 500 in Nordrhein-Westfalen kooperieren müssen. Fachhändler, die angepasste Fahrräder für Menschen mit Behinderung anbieten, müssen im Portfolio vertreten sein. Die Integration weiterer Fachhändler muss jederzeit möglich sein. Eine Liste der kooperierenden Vertragspartner ist dem Angebot beizufügen. Bei Übergabe und Rücknahme jedes Fahrrads ist binnen eines Werktags ein detailliertes Protokoll bereitzustellen. Jedes Fahrrad muss fachgerecht montiert und verkehrssicher übergeben werden. Verpflichtend ist eine jährliche Inspektion und Wartung für jeden Leasingvertrag, die zeitnah nach Beauftragung durch einen Fachhändler nach Wahl der Beschäftigten durchgeführt wird und die Überprüfung gemäß Unfallverhütungsvorschriften (UVV) beinhaltet. Die jährliche Inspektion umfasst die Prüfung wesentlicher Fahrradkomponenten, einschließlich Motor und Akku bei E-Bikes. Übliche Verschleißreparaturen bis zu 500 EUR sind inkludiert. Die Dokumentation der Inspektionen und Wartungen muss über das Onlineportal einsehbar sein. Die Kosten für Wartung und Inspektion sind in den Leasingraten enthalten. Eine Vollkaskoversicherung für dienstliche und private Nutzung über den gesamten Leasingzeitraum ist zwingend abzuschließen und muss spezifische Risiken wie Diebstahl, Vandalismus, Unfälle, Bedienungsfehler, Materialfehler sowie Schäden an Akkus und elektronischen Geräten abdecken, ohne Selbstbeteiligung oder Bagatellschadengrenze. Eine europaweite Mobilitätsgarantie mit 24-Stunden-Hotline, mobiler Soforthilfe, Transportkostenübernahme, Ersatzfahrrad und Hotelkostenbeteiligung bei Pannen ist ebenfalls erforderlich. Die Versicherungskosten sind in den Leasingraten enthalten. Die monatliche Leasingrate muss alle Kosten abdecken und darf keine zusätzlichen Gebühren für das Land oder die Beschäftigten verursachen. Die Leasingrate muss über die gesamte Rahmenvertragslaufzeit nach gleichbleibenden Kriterien berechnet werden. Die Leasingkonditionen, insbesondere die Leasingrate und der Leasingfaktor, bilden die Basis für alle Einzelleasingverträge. Eine Anpassung des Leasingfaktors aufgrund von Zinsänderungen ist nur bei Überschreitung einer festgelegten Untergrenze möglich und erfolgt quartalsweise. Die monatliche Leasingrate bleibt über die gesamte Leasingdauer konstant. Nach Ablauf der Leasingdauer verbleibt das Fahrrad im Eigentum des Auftragnehmers. Ein Übernahmeangebot an den Beschäftigten erfolgt direkt durch den Auftragnehmer, ohne Beteiligung des Landes. Der Auftragnehmer übernimmt die Pauschalsteuer gemäß § 37 b EStG. Bei Rückgabe des Fahrrads entstehen weder dem Land noch den Beschäftigten zusätzliche Kosten. Vorzeitige Vertragsbeendigungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen (Störfälle) wie Langzeiterkrankung, Tod, Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Erwerbsunfähigkeit, Beurlaubung, Elternzeit, Mutterschutz oder körperliche/geistige Einschränkungen möglich. In diesen Fällen muss eine kostenlose Rückgabemöglichkeit angeboten werden, und der Vertrag ist kostenfrei aufzulösen oder durch eine Störfallversicherung abzudecken. Eine Karenzzeit oder Vorerkrankungsklausel sind unzulässig. Die Kosten für die Störfallversicherung sind Teil der Leasingrate. Bei Eintritt eines Störfalls ist eine taggenaue Abrechnung vorzunehmen. Der Auftragnehmer unterstützt das LBV NRW bei der Entgeltabrechnung, indem er monatlich alle erforderlichen Daten ausfallsicher und datenschutzkonform zur Verfügung stellt. Die Unterstützung bei der Implementierung und Durchführung digitaler Abrechnungsprozesse ist gefordert. Das LBV NRW wird monatlich über auslaufende Leasingverträge informiert. Der Datenaustausch mit dem SAP-System des Auftraggebers erfolgt über einen bidirektionalen Webservice, wobei die Verbindung stets von der Landesseite aufgebaut werden muss. Die Gestaltung der Schnittstellen erfolgt nach Vertragsabschluss in Abstimmung mit den zuständigen Stellen. Die IT-technische Umsetzung muss bis zum 30.11.2026 erfolgen, andernfalls fallen Vertragsstrafen an. Der Auftragnehmer erstellt monatlich eine Rechnung mit detaillierter Aufstellung der Leasingraten, Versicherungs- und Wartungskosten sowie der Mehrwertsteuer. Die Leasingraten sind stets inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu fakturieren, welche separat auszuweisen ist. Das Lastschriftverfahren ist ausgeschlossen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze (DSGVO, BDSG, DSG NRW) erfolgen. Die vom Auftragnehmer erlangten Daten dürfen nur zur Auftragserfüllung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Betriebs- und Geschäftsvorgänge sind geheim zu halten. Gespeicherte Daten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder Beendigung des Auftrags datenschutzkonform zu löschen oder zu vernichten. Die datenschutzkonforme Entsorgung obliegt dem Auftragnehmer. Sämtliche Daten und Verträge sind vor der Löschung vollständig an die Auftraggeberin zu übermitteln.