Entwicklung einer Raumbuchungs-App

Die BIG direkt gesund sucht eine Raumbuchungs-App zur Unterstützung ihres Activity-Based-Working-Konzeptes beim Umzug in ein neues Gebäude. Die App soll als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt werden, wobei der Auftragnehmer den technischen Betrieb wie Installation, Patchmanagement, Updates und Entstörung übernimmt. Die Lösung soll die Belegungsplanung für Arbeitsplätze und Projekträume am Standort Dortmund (ca. 660 Mitarbeitende, 50 Arbeitsräume) und Düsseldorf (ca. 60 Mitarbeitende, 5 Arbeitsräume) organisieren. Die App soll die Flächen des Gebäudes optisch darstellen und Buchungen nach spezifischen Regeln ermöglichen, die im Leistungsverzeichnis Raumbuchungs-App detailliert beschrieben sind. Dieses beinhaltet Anforderungen an grundlegende Systemeigenschaften, Anbindungen und die Arbeitsplatzbuchung. Der Support muss in deutscher Sprache erfolgen und während der Servicezeiten der Auftraggeberin erreichbar sein (Mo-Do 7-18 Uhr, Fr 7-17 Uhr). Im Falle von Störungen sind sofortige Informationen und kurzfristige Alternativen gefordert, wobei die App innerhalb von 48 Stunden wieder vollumfänglich zur Verfügung stehen muss. Notwendige Updates sind außerhalb der Servicezeiten durchzuführen, oder mit Vorlauf anzukündigen. Zur Schulung der Mitarbeitenden sind Schulungsmaterialien bereitzustellen, sowie Schulungen für Key-User nach Bedarf anzubieten. Die App soll grundlegende Systemeigenschaften wie Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch), Rollen- und Rechtemanagement, DSGVO-Konformität und Barrierefreiheit gewährleisten. Zudem sind Anbindungen an Webseiten, Videokonferenzsysteme (Webex, Microsoft Teams), Identity-Management-Systeme (EntraID), HR-Systeme (Loga3) und MS Outlook erforderlich. Die Arbeitsplatzbuchung soll konfigurierbare Beschreibungen und filterbare Kategorien, Berechtigungen zur Buchung durch Gruppen, Management von Teamflächen und limitierbare Buchungsdauern ermöglichen. Weitere Funktionen umfassen die Stornierung von Buchungen, Buchungskalender, Visualisierung des Buchungsstatus, Duplizieren von Arbeitsplätzen, Geo-Lokalisierung, Buchungsbestätigungen per E-Mail und die Möglichkeit, Arbeitsplätze auf "nicht-buchbar" zu stellen. Die App soll auch Raumbuchungen für Dritte, Buchungen mit Sonderausstattung und Bestuhlungsoptionen sowie den Verfall nicht genutzter Buchungen und Check-In-Funktionen unterstützen.