Office Vorlagen Anpassung und Entwicklung

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Erstellung und Anpassung von Dokumentenvorlagen. Der Leistungsumfang umfasst die technische Anpassung bestehender MS-Word-Vorlagen, um die Anforderungen an die Barrierefreiheit zu erfüllen. Dies beinhaltet die Beibehaltung aller bisherigen Funktionalitäten. Des Weiteren sollen neue MS-Word-Vorlagen erstellt werden, deren Funktionalitäten den bestehenden Dokumenten nicht übersteigen. Ein weiterer Kernbestandteil ist die Neuentwicklung einer MS-Excel-Vorlage. Diese Vorlage soll die KBV-Farben in der Farbpalette anzeigen, Standardtabellen und Diagramme in den KBV-Farben hinterlegen und Kopf- sowie Fußzeilen analog zu den Word-Vorlagen gestalten. Die Absprache mit dem IT-Dienstleister der KBV zur Umsetzung dieser Excel-Vorlage obliegt dem Auftragnehmer. Zusätzlich wird die Erstellung eines Videotutorials zur Nutzung der neuen Excel-Vorlage gefordert. Dieses Tutorial soll die verschiedenen Funktionen in Excel erklären und ein Storyboard zur Abstimmung muss vom Auftragnehmer vorgelegt werden. Die maximale Videolänge ist auf zwei Minuten begrenzt. Der Auftragnehmer wird zudem verpflichtet, monatlich für zwei Stunden Telefonsupport während der üblichen Bürozeiten zur Verfügung zu stehen, wobei ein fester, deutschsprachiger Ansprechpartner benannt wird. Eine Übersicht über die angefallenen Supportzeiten ist der KBV monatlich zu übermitteln. Nicht verbrauchte Servicestunden können in den Folgemonat übertragen werden. Die Anpassung bereits bestehender Vorlagen hat dabei erhöhte Priorität, und bei dringenden Anpassungen ist eine Bearbeitung innerhalb von maximal drei Tagen zu gewährleisten. Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von zwei Jahren, beginnend ab dem 01.01.2026 bis zum 31.12.2027, mit der Option zur zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr. Die Leistungen werden nach Bedarf abgerufen, wobei für das Kalenderjahr 2026/2027 ein Volumen von ca. 20 Office-Vorlagen für die KBV geschätzt wird, diese Zahl jedoch flexibel ist. Die Bearbeitung der Vorlagen muss mit dem Betriebssystem Windows 11 und Office 365 erfolgen, und der Auftragnehmer muss die Möglichkeit bieten, die Vorlagen auf neue Office-Versionen anzupassen. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach Qualität (70%) und Preis (30%). Die Qualität wird anhand eines selbst erstellten Qualitätssicherungs- und Beschwerdemanagementkonzepts beurteilt, das Aspekte wie Kontaktmöglichkeiten, Beschwerdebearbeitung, Mängelbehebung und eigene Qualitätskontrollen abdecken muss.