Personalmanagementsystem Cloud-basierte SaaS-Lösung für gematik

Die gematik GmbH beabsichtigt die Beschaffung und Implementierung eines neuen Personalmanagementsystems (PMS) als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung. Das bestehende System läuft voraussichtlich bis Mitte 2026 aus, was die Notwendigkeit eines nahtlosen Übergangs zu einem neuen System unterstreicht. Das neue PMS soll die Effizienz in den Bereichen Führung, Recruiting, Personaladministration und Controlling steigern und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter durch ein erweitertes Self-Service-Angebot verbessern. Die Beschaffung umfasst initiale Leistungen wie die Vorbereitung der Implementierung, die Konfiguration der Lösung, die Planung und Begleitung der Datenmigration aus dem aktuellen System, die Unterstützung während der Go-Live-Phase sowie die Durchführung von Schulungen. Fortlaufende Leistungen beinhalten den technischen Betrieb und das Hosting der SaaS-Lösung, Wartung, Pflege, Monitoring, Fehleranalyse und Kundensupport. Darüber hinaus werden auf Abruf Beratungs- und Entwicklungsleistungen angeboten, um auf spezifische Bedürfnisse wie die Implementierung neuer Funktionen oder die Digitalisierung weiterer Personalprozesse einzugehen. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass das System die Anforderungen des Anforderungskatalogs erfüllt, einschließlich MUSS- und SOLL-Kriterien, und dass die Datenverarbeitung den Datenschutzbestimmungen entspricht. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach einem System, das Preis (40%) und Qualität (60%) berücksichtigt, wobei die Qualität durch das Projektplanungskonzept, das Betriebs- und Sicherheitskonzept, die Erfüllung von SOLL-Anforderungen und die Ergebnisse einer wertenden Teststellung bestimmt wird. Der Auftragnehmer muss über ein geeignetes Projektmanagement verfügen und die Leistungen nach dem neuesten Stand der Technik erbringen. Die Datenmigration umfasst die Überführung von ca. 650 aktiven Konten mit 50-70 Datenfeldern und ca. 50.000 Dokumenten. Die Go-Live-Phase und der anschließende Betrieb erfordern die Einhaltung definierter Service Level Agreements (SLAs) für Support und Störungsbeseitigung. Die Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre mit der Option auf Verlängerung. Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer einsetzen, muss aber die Gesamtverantwortung für die Leistungserbringung tragen. Die Vergabe erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.